ISO, הארגון הבינלאומי לתקינה, מקיים קווים מנחים קפדניים לשליטה על מסמכים הנוגעים לפעילות העסקית. כל חברה המנסה אישורי ISO חייבת להוכיח שיטה ניתנת לאימות לשימוש, לעדכון ואחסון של מסמכים הנוגעים לשליטה בתצורה של העסק.
מסמכים מבוקרים
כל מסמך המשמש ביישום כל תקן ISO חייב להיות מבוקר באמצעות מערכת ניהול איכות (QMS) הספציפית לחברה. ISO מגדיר מסמך מבוקר כאחד העומד בקריטריונים אלה, ללא תלות בסטנדרט שיושם.
ניהול איכות
מסמך נשלט יכול להיות מאוחסן באופן אלקטרוני, על דיסק, על נייר, או כתצלום. מערכת ניהול האיכות (QMS) מבטיחה את שלמות המסמך על ידי שמירה על כללים ספציפיים לשימוש ואחסון מסמכים. היקף של QMS חברות בודדות ישתנה בהתאם לגודל החברה, מיומנות כוח אדם, ואת המורכבות של העסק.
מבנה
בדרך כלל, תקן ISO יהיה ארבע רמות של מבנה המסמך: מדיניות, נוהל, הוראה עבודה, טפסים ורשומות. כל רמה מיועדת לאזור מסוים ומוחלת בכל רמות הארגון. כל סוג של מסמך ניתן ליישם כמעט בכל עסק.
