ארגונים ללא כוונת רווח נבדקים ממגוון בעלי עניין בגלל הסתמכותם על תרומות צדקה או בגלל שיש להם מעמד פטור ממס. כדי לוודא שתרגול הקנייה שלך יבוצע בבדיקה של אמצעי התקשורת, התורמים, שירות מס ההכנסה או בעלי העניין המעוניינים האחרים, חשוב ליצור מדיניות רכש המונעת ניגוד עניינים פוטנציאלי או חוסר שקיפות.
הצעות מחיר מרובות
עמותות מסוימות דורשות כי רכישות מעל רמת דולר מסוימת יוגשו להצעה, כאשר הארגון מקבל הצעות מחיר מרובות עבור ספקים שונים. זה עוזר להפחית את הסיכוי כי סוכן רכש, ראש המחלקה או מנהל יכול לתגמל חוזה לחבר, בן משפחה או שותף עסקי המציע פרס אישי או שוחד צודק. זה גם מונע ספק longtime מ העלאת תעריפים או צמצום שירותים מדי שנה כי הוא יודע את זה אין תחרות.
הצעת מחיר נמוכה לעומת הצעת מחיר מומלצת
מדיניות הרכש שלך עשויה לדרוש מהארגון שלך לקבל את ההצעה הנמוכה ביותר על פרויקטים, שירותים או סחורות, או לאפשר לך לקבל את ההצעה הטובה ביותר. ההצעה הטובה ביותר אולי לא הזול ביותר, אבל זה עשוי לספק ערך טוב יותר לארגון. לדוגמה, חברת שיווק ספורט אחת עשויה להציע לרוץ במירוץ צדקה 10 ק"מ צדקה תמורת תשלום נמוך יותר מאשר חברה אחרת, אבל המציע גבוה אולי ניסיון רב יותר לרוץ מירוצי הכביש יש יותר אנשי קשר אשר עשויים לקנות חסות. במקרים מסוימים, מלכ"ר עשוי לאפשר חוזה ללכת לעסק אחר מאשר המציע הנמוך ביותר, כל עוד החוזה הוא בתוך אחוז מסוים של ההצעה הנמוכה ביותר ואת סוכן הרכש, ראש המחלקה או ניהול יכול להראות סיבות מדוע ההצעה הנמוכה ביותר היא לא ההצעה הטובה ביותר.
בקשות להצעות
כחלק ממדיניות הרכש שלך, צור והנפיק בקשה להצעות לפרויקטים, שירותים או מוצרים גדולים מסכום דולר ספציפי. RFP הוא הליך רגיל עסקים כי מתקשר למציעים פוטנציאליים דרישות אובייקטיביות אותו עבור חוזה. RFPs מסייעים למלכ"רים לבצע השוואות בין תפוחים לתפוחים.
ניגוד עניינים
כדי למנוע את העדפה, או את המראה של העדפה, לשאול את חברי מועצת המנהלים שלך ואת צוות הניהול אם יש להם חברים, בני משפחה או שותפים עסקיים שמוכרים מוצרים או שירותים שאתה רוכש. לעמותות רבות יש מדיניות האוסרת על הארגון לנהל עסקים עם חברות שיש להן קשרים הדוקים עם בעלי עניין מרכזיים. לפני שתאשר חוזים גדולים, שתף את השמות של שותפים עסקיים פוטנציאליים עם בעלי העניין המרכזיים שלך כדי לקבוע אם לכל אחד מהם יש קונפליקט.
שקיפות
בגלל עמותות אינם בתחרות עם חברות אחרות עבור רווחים, הם יותר בחופש לחשוף מידע עסקי עם הציבור. הפוך את מדיניות הרכש שלך זמינה לציבור באתר האינטרנט שלך. כלול מידע על רכישות גדולות בדוח הגזבר שניתן לדירקטוריון שלך בישיבות הדירקטוריון.
קיימות
ייתכן שתרצה לתת עדיפות לעסקים המשתמשים "ירוק" שיטות עסקיות. זה יכול לכלול חברות אשר הצהיר בפומבי יוזמות להפגין כדי להפחית את צריכת האנרגיה והמים, למחזר, להשתמש בחומרים אורגניים שאינם רעילים או להפחית את האריזה.
