כיצד לעקוב אחר מחסנית דיו הזמנת לבית הספר

מעקב אחר אספקה ​​של חומרי הדפסה והזמנתם עבור ארגון גדול, כגון בית ספר, יכול להיות מאתגר. כל דגם של מדפסת משתמש בסוג שונה של מחסנית דיו או טונר, וכל מחסנית דיו תדפיס מספר שונה של דפים לפני שיהיה צורך להחליף אותה. למרות שאתה יכול לעקוב אחר מחסנית דיו להזמין את הדרך המיושנת, עם רשימה נייר ועפרון שנוצר, יצירת גיליון אלקטרוני כדי לאחסן את כל המידע הרלוונטי יחסוך זמן ולאפשר לך תקציב דיו בצורה יעילה יותר לאורך זמן.

צור גיליון אלקטרוני ריק חדש כדי לעקוב אחר הזמנת מחסניות דיו באמצעות תוכנית הגיליון האלקטרוני של המחשב. רוב הסיכויים שהמחשב שלך הגיע עם Microsoft Excel מותקן כחלק מ- Microsoft Office. אם אין לך את Excel, הורד והתקן חבילת Office ללא תשלום, כגון OpenOffice, או השתמש בכלי מקוון כגון Google Docs, שאליו תוכל לגשת ללא תשלום אם תירשם לחשבון Gmail בחינם.

קבע איזה מידע ברצונך לעקוב אחריו. זה ישתנה על בסיס כל מקרה לגופו, ואחד היתרונות של שימוש בגיליון אלקטרוני אלקטרוני הוא שזה קל לשנות את המידע שאתה עוקב לפי הצרכים שלך. כדי להתחיל, נסה לעקוב אחר מספר החדר שבו מותקנות כל מדפסת, סוג המדפסת, סוגי מחסניות הדיו או הטונר שבהם משתמשת המדפסת, הסכום ששילמת עבור הדיו והתאריך שבו הזמנת לאחרונה דיו חלופי.

הזן תחילה את הכותרות עבור העמודות בגיליון האלקטרוני. שים לב כיצד הגיליון האלקטרוני ריק מוגדר. יש שורה של מספרים פועל לאורך ציר אנכי שורה של אותיות על פני גישה אופקי. בתא הראשון, או בשורה 1 בעמודה A, הקלד "מספר חדר". בשורה 1 בעמודה B, הקלד "Printer Model". "Ink Cartridge Model" עובר בשורה 1 בעמודה C, וכן הלאה, עד שהזנת כותרת עמודה עבור כל פיסת מידע שברצונך לעקוב אחריה.

בחר את המדפסת הראשונה שברצונך להזין בגיליון האלקטרוני שלך והתחל על ידי הקלדת מספר החדר בשורה 2 בעמודה A. הקלד את דגם המדפסת בשורה 2 בעמודה B ולאחר מכן המשך להזין את כל המידע הרלוונטי בעמודה המתאימה, כולל התאריך שבו אתה דיו מסודר.

הזן מידע עבור המדפסת הבאה, החל משורה 3 בעמודה A, ולאחר מכן הזן את הנתונים האחרים עבור אותה מדפסת בכל עמודה מתאימה. המשך להזין מידע עבור כל מדפסת עוקבת בשורה חדשה עד להופעת כל המדפסות ופרטי המדפסת. לאחר שתסיים, שמור את הגיליון האלקטרוני בכונן הקשיח של המחשב.

צור עמודות תאריך ריקות נוספות כדי להקליט בכל פעם שאתה מזמין דיו למדפסת מסוימת. לאחר שתסיים, שמור את הקובץ בכונן הקשיח כדי שתוכל להשתמש בו בפעם הבאה שתזמין חומרים מתכלים.

טיפים

• השתמש בעיצוב מיוחד כדי להדגיש מידע חשוב או כסיוע ארגוני. לדוגמה, השתמש בגופן מודגש עבור כותרות עמודות וגופן צבעוני כדי לקבץ יחד מדפסות באותה יחידה ארגונית. לדוגמה, אתה יכול להשתמש ירוק למדפסות לשימוש בסגל, כחול למדפסות סטודנט להשתמש כתום למדפסות להגדיר בספריה.

  לאחר זמן מה - סמסטר או שנת לימודים, למשל - הסכום הכולל שהוצא על כל דיו של המדפסת באותה תקופה. באפשרותך להשתמש במידע זה כדי לציין אם חלק מהמדפסות נמצאות בשימוש בתדירות גבוהה יותר מאחרים, אם מדפסת אחת היא חסכונית יותר מאחרת, ואפילו אילו מחלקות או כיתות משתמשות במידע הדיו - ביותר שיכול להיות שימושי עבור סידור מחדש ותקצוב מטרות.