הטבות המס והחבות של שילוב העסק שלך מאוזנות על ידי דרישות משפטיות גבוהות יותר. אתה צריך לנהל את העסק שלך על פי המדינה ואת דרישות הפדרלי על התנהגות ארגונית. דרישה אחת היא שאתה מחזיק בפגישה שנתית לבעלי המניות, גם אם אתה הבעלים היחיד. אתה גם צריך לשמור דקות הקלטת מה שקרה בפגישה.
תשאיר את זה פשוט
שמירה על דקות של הפגישה היא דרישה משפטית, אבל זה גם שימושי. דקות להוכיח שאתה עומד בדרישות לפגישה משפטית לספק תיעוד של החלטות, קולות ופעולות שננקטו. אתה לא צריך לכלול כל פרט אחרון: מה נחשב הוא תוצאה של הצבעה, לא כל נקודה של הדיון. אתה צריך לקבל את כל העובדות נכון. לאחר הדקות מוקלדים, כל מי שהיה נוכח צריך להיות ביקש לחתום על הדיוק שלהם. זה מגן על החברה אם מישהו סותר החלטה מאוחר יותר. שמור על שפה פשוטה ופורמלית, כך שאין שום בעיה איך לפרש את הדקות.
הודעה
תאגיד S, אפילו חברה של אדם אחד, חייב להיות חוקי עזר. התקנון קובע את מועד אסיפת בעלי המניות השנתית, אך עדיין עליך להודיע לבעלי המניות מראש. ההודעה כוללת את התאריך, השעה והמקום, וכן רשימה של כל הפעולות שברצונך לנקוט וכל מועמד לתפקידים במועצת המנהלים. בעת הגשת הדקות, כלול עותק של הודעת ההתראה. אם מישהו הודיע מאוחר, לבקש ממנה לחתום על ויתור על ההודעה. צרף את זה גם לדקות.
נטילת נוכחות
הפרוטוקול שלך יכלול את כל מי שנכח בפגישה - את כל בעלי המניות ואת כל דירקטור. אם התקנון שלך קובע מנין חוקי - מספר מינימלי של משתתפים - הרישום מראה שאתה פוגש את המניין כך הקולות נלקח היו מחייבים מבחינה משפטית. אם חוקי העזר אינם קובעים קוורום, חוקי המדינה יפעלו. הכללים עשויים להיות פשוט שיש לך רוב בעלי מניות מצביעים בהווה או חלק קבוע - שליש מהם בדלאוור, לדוגמה - או המדינה לא יכולה לקבוע מינימום. אם אתה הבעלים היחיד, 100 אחוז מבעלי המניות נמצאים תמיד.
פעולות שננקטו
אסיפה שנתית טיפוסית כוללת דיווח על כספים עסקיים והצבעה לדירקטוריון. הפרוטוקולים יכללו את רשימת המועמדים ואת הקולות שכל מועמד מקבל. אם תאגיד S רוצה החלטות לבעלי המניות בנושאים אחרים, הפרוטוקולים צריכים לציין את הבעיה ואת ההצבעה. כל הדקות השנתיות צריכות להיות מאוחסנות בקובץ או בספר "דקה", כך שיהיו לך הפניות זמינות, אם מישהו מעלה שאלות על אופן ביצוע המפגשים.
