בין אם פשוט התנדבת לעקוב אחר הפעילויות במהלך פגישות הצוות השבועיות או עמיתים שלך לבחור אותך למשרדו של מזכיר הקלטה של קרן צדקה, זה חיוני לך לבנות רשומות ברורות ומדויקות של מה שקורה במהלך הפגישות של הארגון שלך. דקות הפגישה משמשות כרשומה רשמית של נושאים שנדונו או פעלו. ככזה, הם נחשבים לעתים קרובות מסמכים היסטוריים. כתוצאה מכך, את החשיבות של לקיחת דקות מפגש מעולה לא יכול להיות מוגזמים הנוכחים יעריכו את תשומת הלב שלך לפרטים כמו גם המקצועיות שלך.
פריטים שתצטרך
-
כללי רוברטס
-
-
בחר שיטה להקלטת דקות הפגישה. לשקול את היתרונות והחסרונות של ההקלטה, הקלדה הערות, וכתיבת הפרטים ביד במהלך במהלך הפגישה. חשבו על שיטה כושלת, כגון שילוב של שתי שיטות. לדוגמה, תוכל להקליט את הפגישה וגם להקליד הערות במחשב הנייד או בטאבלט.
להשיג עותק של "הכללים של רוברט סדר" או לגשת מנוי מקוון של פריימר זה על הליך פרלמנטרי שיטות עבודה מומלצות לניהול והקלטות פגישות. ללמוד את הפורמט הנכון להקלטת דיונים פגישה, תנועות, שניות להצעות, דיון והצבעה. במידת האפשר, יש לך עותק של הספר או האתר נגיש לך במהלך הפגישה. זה יוכיח שלא יסולא בפז אם החברים ייראו לך תשובות על ניהול תקין, התנהגות, רשומות ודקות רשמיות.
לעצב מבוא ומבנה עבור הדקות שלך. לדוגמה, ציין את התאריך, השעה, שמות הקצינים, המיקום והמטרה של הפגישה בהקדמה שלך. פגישה צריכה לשקף את הזמן שנקבע לפגישה, כמו גם את הזמן שבו היא נדחתה. מטרת המפגשים הרשמיים עשויה להיות רק מפגש חודשי של חברים; עם זאת, אם אתה מקליט את הדקות לפגישת חברות מיוחדת, ודא שהפרטים שלך משקפים במדויק שמדובר בפגישה שהארגון אינו נוהג לבצע בדרך כלל במהלך העסקים הרגיל שלו. ארגונים ציבוריים רבים רשאים להתקשר לפגישות מיוחדות כדי לדון בנושאים חסויים, כגון סוגיות כוח אדם, אשר פטורים מהוראות מסוימות של חוק סאנשיין של המדינה.
תעמוד כאשר נשיא הארגון או מנהיג הקבוצה מציג אותך. אם אתה לא הציג רשמית, להציג את עצמך לקבוצה ולהסביר את תפקידך כמזכיר ההקלטה או פתק הערה. ספר לקבוצה אילו שיטות אתה משתמש כדי ללכוד דיונים לפגישות. בדרך זו, חברים מזהים אותך כאדם האחראי על יצירת המסמכים הרשמיים של הארגון ושמירה עליהם, דבר שעוזר במיוחד לחברים שאינם מכירים אותך או אלה שאינם מכירים את הארגון ואת נוהליו. בנוסף, ההקדמה שלך משמשת הצעה כי המשתתפים חייבים לדבר בקול, כך שתוכל לבצע ביעילות את חובות לקיחת הערות.
שאל את המשתתפים להציג את עצמם בזמן שאתה במהירות לציין את שמותיהם ואיפה הם יושבים. בדרך זו, אתה לא צריך כל הזמן לשאול אנשים לחזור על השמות שלהם כאשר אתה מקליט תנועות, שניות נקודות דיון. לדוגמה, אתה צריך תמיד להקליט את שמו של האדם שמבצע תנועה, האדם מי שניות, ואת מי קורא את ההצבעה על ההצעה. כאשר מישהו קורא להצבעה, הם בדרך כלל אומרים, "קוראים לשאלה". מנהיג הקבוצה ואז שואל את חברי להצביע. אם יש דיון לפני ההצבעה, להקליט חלקים בולטים של הדיון ולשים לב כל התנגדות רשמית. ההערות שלך בנוגע להצעות ולהצבעה צריכות להכיל גם שמות של איים, נמנעים ונמנעים.
הימנע מהפרדת הערות סובייקטיביות לתוך ההערות שלך. אל תפרש את משמעות הדובר לפי הטון, ההטיה או הרמזים הלא מילוליים. פגישה דקות חייב להיות עובדתי ואובייקטיבי - כל טוויסט על ההצהרות של משתתף יכול לשחוק את שלמות הפרוטוקולים שלך ולהטיל ספק ביכולת שלך להקליט דקות כראוי. לדוגמה, כתוב, "ג 'ון דו עשה את ההצעה הבאה: לסגור בתי ספר בימים שבהם שירות מזג אוויר לאומי מנבא יותר מחמישה סנטימטרים של שלג עבור ג'קסון, אדמס ומדיסון מחוזות," לא "ג'ון דו הצהיר בהדגשה כי הוא רוצה את הקבוצה להצביע על סגירת בתי ספר בימים שבהם תנאי מזג אוויר אזוריים מצביעים על מזג אוויר סוער ועל כבישים בלתי עבירים ".
לסיים את הפרוטוקולים שלך בהקדם האפשרי לאחר פגישה פגישה, בעוד הפעולות עדיין טרי בראש שלך. סקור את ההערות שלך, האזן להקלטת ההקלטה והתכונן לנסח את הגרסה הסופית. אם יש לך שאלות על מה שהתרחש במהלך הפגישה, להתייעץ עם קצין או מנהיג בקבוצה. במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך ליצור קשר עם אדם אשר הצהרותיו אתה צריך הבהרה.
לספק למנהיג הקבוצה שלך עם מה שאתה מציע הן דקות האחרונות; לבקש משוב, שאלות או תיקונים. כאשר אתה מקבל את האור הירוק, להכין את הגרסה הסופית שלך ולארגן את הדקות להיות מופץ לחברים. השתמש בשיטה המועדפת על הארגון שלך להפצת עותקים של הפרוטוקולים, בין אם בדוא"ל, בדואר חילזון או במסירה אישית אם אתה נמצא באותה הגדרת משרד עם המשתתפים.
טיפים
-
אם הפגישה שלך כוללת שיחת טלפון ראשונית, אינך צריך לבקש מחברים להציג את עצמם. כל שעליך לעשות הוא ללכוד את שמות האנשים הנוכחים ולהקליט את שמות האנשים נעדרים. שיחות רול בדרך כלל הן הליך סטנדרטי בפגישות רשמיות, כמו אלה עם דירקטורים של דירקטורים. צור הערה נפרדת של מקומות ישיבה של אנשים. זה הופך את "גיליון לרמות", כך שאתה יכול בקלות להתייחס לאנשים לפי שם בדקות שלך או כתובת אותם כאשר אתה שואל מישהו כדי להבהיר או לחזור על מה שהיא אמרה.
גם אם הפגישה היא לא רשמית, התפקיד שלך כמו הערה taker לא. גם עבור מפגשים לא רשמיים, הגישה אחריות לקיחת הערות ברצינות לייצר הערות רשמיות בכתב כי במדויק ו רשמית לתאר את פעילות הפגישה. המשתתפים יעריכו את תשומת לבכם לפרטים.
אזהרה
הימנע משימוש במכשיר כמו טלפון חכם כדי ללכוד הערות הפגישה - הוא אינו מקרין תמונה חיובית ואנשים שאינם מודעים ליכולות של טלפונים חכמים עשויים לחשוב שאתה פשוט משחק בטלפון שלך במקום להקשיב למה שחברי הארגון דנים.
