כללי הסדר של רוברט הם קו מנחה מקובל על האופן שבו קבוצות צריכות לקיים פגישות ולקבל החלטות משותפות. כמו הרשומה הרשמית של מה שקורה בכל פגישה, הדקות הן משאב חיוני בכל תהליך קבלת ההחלטות של הקבוצה. הפרוטוקול של הפגישה אינו בהכרח מרגש, אבל הם צריכים להיות ברורים וקלים להבנה. יש שיטה מדויקת לשמירת דקות על פי הכללים של רוברט; בעקבות נוסחה זו מקל על הקוראים בעתיד לעקוב יחד ולהבין את ההליכים ואת התוצאה שלהם.
תחילתו של הכללים של רוברט
כל סט של פרוטוקולים של פגישה, על פי כללי הצו של רוברט, צריך לכלול את אותם הפרטים, אשר יספקו לקורא הבנה כללית של מטרת הפגישה. תמיד להתחיל עם הפסקה הראשונה הכוללת:
- סוג הפגישה, אם קבוע, מיוחד, שנתי, נדחה קבוע או אחרת.
- התאריך, השעה והמיקום של הפגישה. אם כל הפגישות מוחזקות באותו מקום, להשמיט את הפרטים
- שם הארגון המפגש
- אישור כי היושב ראש ומזכיר הארגון נמצאים בפגישה. אם הם לא, לתת את השמות של אנשים להחליף עבור כל אחד מהם
- ציין אם הפרוטוקולים של הפגישה הקודמת נקראו ואושרו. אם הפגישה הקודמת לא הייתה פגישה רגילה, הוסף את התאריך של אותה פגישה.
הגוף הראשי של הפרוטוקול
רוב הרשומה שנותר יהיה מלא פרטים על המפגש. מזכיר לוקח דקות יכול להקליט את הפגישה ולהכין את הרשומה מאוחר יותר, כדי להבטיח תיעוד הוגן ומלא של כל פרטי הפגישה. שמור תמיד על שיטת הקלטה משנית, כגון מחשב נייד או מחשב נייד, בתוספת עטים ונייר, במקרה שהשיטה הראשית נכשלת.
כלול את כל נקודות הדיון הרשמיות בפגישה. קח הערות מפורטות על:
- כל הצעה שנעשתה בפגישה, יחד עם שמו של האדם שהגיש את ההצעה.
- הצעות מביאות שאלה לפני הגוף בפגישה.
- הניסוח הסופי של כל התנועות.
- מידע על כל הצבעה, כולל ההצבעה, הצבעה או הצבעת ההצבעה.
- אם האסיפה נכנסה לוועדה מעין או לוועדה שלמה, ותוצאותיה של פעולה זו.
- כל נקודות הסדר והערעורים, יחד עם נטייתם, וכן כל נימוקים שניתנו על ידי היו"ר לכל פסק דין.
- שיא של כל הפרעות הערות חבר יכול היה וכתוצאה מכך את הכיסא מתן שמות אותו כמו להיות disorderly.
- כל שאר הדיונים הרשמיים שהתקיימו בחדר.
סיום הפרוטוקולים של האסיפה
הפסקה האחרונה של הדקות שלך צריכה לכלול כל הערות הסגירה שנעשו על ידי הכיסא, כמו גם את מועד הפגישה באופן רשמי נדחה. אם היו כל המרצים אורחים בפגישה, לרשום את שמם ואת הנושא של המצגות שלהם בפסקה האחרונה. לחתום על הפגישה דקות ויש לי את יו"ר לחתום על זה, גם כן. חתימת המזכיר היא הוכחה משפטית לאותנטיות של מסמך זה, ולכן חשוב שתחתום עליו לפני הגשתו או העברתו לאחרים.
