עסקים רבים, גדולים וקטנים כאחד, מנצלים כרטיסי אשראי המונפקים על ידי החברה כדרך לעובדים להשלים רכישות קטנות או לשלם עבור הוצאות אחרות הקשורות לעסקים. על מנת להקטין את האפשרות של שימוש לא נכון, יש להפנות לעובדים ולמפקחים שלהם מדיניות מוגדרת היטב לשימוש בכרטיסים. מדיניות זו צריכה לטפל בבעיות כגון שימוש נאות, אבטחה, מגבלות ונהלי ביקורת.
אחריות בעל הכרטיס
העובדים שנבחרו לקבל כרטיסי אשראי עסקיים צריכים להיות אחראים על אבטחת הכרטיס, כמו גם את הפרטיות של מידע הקשור לחברה. אחריות זו צריכה לכלול שמירה על הכרטיס במקום בטוח, הגנה על מספר זיהוי אישי של כרטיס וביקורת הצהרות על פעילות הונאה. החברה כרטיסי אשראי לא צריך להיות בשימוש על ידי מישהו אחר מאשר בעל הכרטיס. קלפים אבודים או גנובים יש לדווח למנפיק הכרטיס ואת החברה בהקדם האפשרי.
גבולות ההוצאה
כרטיסי האשראי של החברה צריכים לכלול מגבלות הוצאה בהתאם לצרכים הצפוי של העובד. מגבלות אלה יש להעביר לעובד, בזמן ההנפקה, ונצפתה בקפידה. העובדים צריכים להבטיח כי השימוש אינו עולה על מגבלה זו או לגרום לעונש יתר על המידה או עמלות. החברה כרטיסי אשראי לא צריך לשמש במזומן ההתקדמות.
דיווח על שימוש
על העובדים להיות אחראים על דוחות שימוש שוטפים למפקח המיועד.דוחות אלה יכללו הסבר מפורט על חיובים בודדים, תקבולים מקוריים וקודים חשבונאיים מתאימים. יש לצרף מידע זה להצהרה החודשית הרלוונטית ולשלוח עם מספיק זמן כדי למנוע עמלות תשלום מאוחרות.
שימוש אישי
אלא אם כן נכלל כחלק מחבילת תגמול עובדים, אין להתיר שימוש אישי בכרטיס אשראי של חברה. יש להגדיר שימוש אישי כהאשמות שאינן קשורות באופן ישיר לתפעול העסק או ההוצאות הנלוות. שימוש אישי במצב חירום צריך לדרוש הסבר נוסף ופירעון מיידי לחברה.
ביקורת שימוש
סקירה של השימוש בכרטיס אשראי של עובד צריכה להיעשות על בסיס קבוע. סקירה זו צריכה להיעשות על ידי הממונה המיידי של העובד וחבר במחלקת הנהלת החשבונאות העסקית. הממונה על העובד צריך להיות אחראי לקביעת השימוש לפי העניין ומותאם לתפקידו של העובד. מחלקת החשבונאות צריכה להבטיח כי תשלומים וזיכויים יעובדו כראוי ומגבלות השימוש לא חרג.
