אם הארגון שלך יש יותר מעובד אחד, ואלה עובדים לנסוע או לבצע רכישות עבור החברה על כרטיסי האשראי האישיים שלהם, אתה צריך מדיניות החזר כרטיס אשראי.מדיניות החזר כרטיס אשראי מאפשרת לך לקבוע אילו הוצאות יוחזרו, לקבוע מכסה על ההוצאות וליידע את העובדים כיצד פועל תהליך החזר.
לקבוע אם אישור מראש נדרש
Reimbursing עובד כרטיס האשראי יכול להיות תקציב סיוט אם משאבי אנוש וחשבונאות אין לי מושג איזה סוג של חיובים לצפות. דרוש אישור מראש עבור חלק או כל כרטיס אשראי הוצאות יכול למנוע הדבקה מדבקה במהלך ההתאמה של כרטיס אשראי החזר הוצאות. טופסי אישור או נסיעות והוראות רכישה יכולים לסייע למנהלים להפסיק את ההוצאות הלא מורשות, תוך סיוע למשאבי אנוש וחשבונאות לקבל מושג באליפות על העלויות שיוחזרו.
קבע מגבלות הוצאה
Capping החזר כרטיס אשראי על ידי הגדרת גבולות הוצאות היא דרך אחרת כי מדיניות החזר כרטיס אשראי יכול לסייע במניעת צרות התקציב. קביעת גבולות ההוצאות על ארוחות, בתי מלון ובידור תמשיך בהחזר נסיעות בהמחאה, בעוד שההחזר על שירותים או חומרים צריך להיות מבוקר באמצעות הזמנות רכש או אישור מראש. קצבאות סטנדרטיות לארוחות, למשל, יכולות לבטל את הצורך של העובדים להעביר קבלות, והן מועילות עבור ארגונים המעבדים הרבה החזרים.
להגדיר את ההוצאות יהיה החזר
כל מדיניות החזר של כרטיס אשראי צריכה להגדיר בבירור את ההוצאות שיוחזרו. בעוד עלויות מזון, נסיעות ולינה הן עלויות סטנדרטיות להחזר, תרבות החברה עשויה להכתיב עלויות אחרות הכפופות להחזר, כגון עלויות לבידור לקוחות, כולל או ללא משקאות אלכוהוליים ושירותי כביסה לנסיעות עסקים מורחבות. המדיניות שלך צריכה להגדיר אילו עלויות ניתן להחזר, וכאשר, כדי למנוע התעללות של עובדים על חשבון הוצאות.
לקבוע מה נדרש כדי לבסס החזר
החזר חיובי כרטיס אשראי לעובדים יכול להפוך במהירות לבעיה חשבונאית ומשאבי אנוש, אם מדיניות החזר אינה קובעת איזה תיעוד נדרש. בעוד חלק מהחברות מסתמכות על קבלות אישיות, אחרות משתמשות בקבלות בדוא"ל או בהעתקים מבוטחים של הצהרות כרטיסי אשראי, או קובעות קצבאות סטנדרטי עבור רוב ההוצאות החוזרות, כדי למנוע ניירת עודפת. היקף החזרים שהארגון שלך עוסק בהם צריך להכתיב את המדיניות שלך.
