מערכת מידע חשבונאי מספק מידע פיננסי מדויק ומדויק למטרות ניהול פנימי. בעוד מערכות אלה יכולים לכלול מדריכים נייר וספרים, רוב המערכות בסביבה העסקית של היום בנויים על תוכנות או יישומי חשבונאות. מערכות אלו מספקות דוחות כספיים או תפעוליים לבעלי עסקים לקבלת החלטות. מערכת מידע חשבונאי יכול גם לשלב ולמלא מטרות מחלקתי החברה כולה.
אוסף מידע מרכזי
מערכות מידע חשבונאי אוספות מידע למטרות שונות בעסק. ארגונים גדולים משתמשים לעתים קרובות במערכת זו כדי לאסוף ולארגן מידע פיננסי אחר ממספר מחלקות או מחלקות עסקיות. מערכת חשבונאית יכולה גם להועיל לארגונים עם מספר מקומות לאומיים או בינלאומיים. מערכת זו מאפשרת העברה אלקטרונית של מידע ממקורות רבים למיקום מרכזי שבו רואי חשבון לאסוף ולעבד נתונים אלה. מערכות מסוימות יכולות גם לאסוף מידע בפורמט בזמן אמת.
בדיקות ויתרות
מנהלי חשבונות ומפקחים משתמשים במערכת מידע חשבונאית כדי להפריד בין המשימות ולהבטיח את הבקרות עבור פונקציות חשבונאיות שונות. חשבונות זכאים, חשבונות חייבים, שכר, נתונים כספיים מחלקתיים, רכוש קבוע ורכישת כל עבודה תחת מודולים נפרדים במערכת חשבונאית מתקדמת ודורשים תהליכי ונהלי טיפול פרטני. כל אחד מהם מודולים בודדים להאכיל את הנתונים לתוך ספר החשבונות הראשי, אבל לאפשר בדיקות מערכת יתרות לאורך הדרך. דוחות ניתן להפיק מודולים בודדים כדי להבטיח דיוק של נתונים לפני שהועברו על ספר החשבונות הראשי של החברה.
שיפור זרימת העבודה
שיפור זרימת העבודה במחלקות בודדות לעתים קרובות מקבל דחיפה על ידי יישום של מערכת מידע חשבונאי. מחלקות מחוץ לחשבונאות צריכות להבין כיצד מידע קריטי מעובד באמצעות מערכת המידע הפיננסי הפנימי של החברה ממגוון סיבות. מסמכי מקור - כגון חשבוניות, הזמנות רכש, דוחות הוצאות עובדים, כרטיסי זמן עבור תשומות שכר, שטרות ונכסי רכישת נכסים - חייבים למצוא את דרכם מן היוצר למחלקת החשבונאות.
בהתאם לתוכנה, המערכת החשבונאית דורשת מגוון של מידע עבור חלקים שונים של התהליך להיות קלט באופן ידני לתוך המערכת. זה בדרך כלל קובע את זרימת העבודה של מחלקות אחרות לגבי עיבוד נתונים פיננסיים. נהלים ותהליכים המתארים בבירור את המידע הדרוש, את השלבים לעבד את המידע ואת תהליך האישור, לסייע בהפחתת העבודה המיותרת ולוודא כי מחלקת החשבונאות יש את האישורים הדרושים כדי לעבד נתונים כספיים.
