התיעוד חשוב לכל יישום מערכת, ומערכת הנהלת חשבונות אינה יוצאת דופן. תיעוד נעשה בדרך כלל על נייר או באינטרנט עם הסברים כמו מדוע החלטה מסוימת נעשתה על אחרים. תיעוד הוא בדרך כלל רגיל בתוך המשרד נעשה בצורה זהה בכל פעם מערכת חדשה מיושמת, מה שהופך אותו קל לקרוא ולחקור כל בעיה.
פתרון תקלות
החשיבות של תיעוד מערכת הנהלת חשבונות נראה בבירור כאשר משהו משתבש ואנשים צריכים להבין איך לתקן את זה. לדוגמה: מערכת חשבונות זכאים היא הוספת מס מוזר לספקים מסוימים. הדרך הקלה ביותר לגלות את הסיבה לבעיה זו היא לעיין בתיעוד כדי לראות כיצד המערכת הוגדרה ומדוע. זה חיוני כאשר המערכת היא הראשונה לשים להשתמש ואנשים מוצאים בעיות בלתי צפויות. אולי דו"ח מבקש מידע שאינו קיים. מבט על התיעוד יעזור לתקן את הבעיה על ידי הצגת המידע שבו המערכת מוגדרת במערכת.
החלטות
תיעוד של מערכת חשבונאית צריך להציג החלטות כאשר המערכת מיושמת. מערכות רבות לאפשר הרבה גמישות, יחד עם הגמישות, לבוא החלטות. לדוגמה, תיעוד יציג מי החליט כמה ספרות יש לחשבונך, ואת הסיבות לכך שההחלטה התקבלה. זה די חשוב כאשר חברה עוברת שינויים גדולים וניהול חדש רוצה להבין החלטות שנעשו על ידי אנשים כבר לא שם. אולי ההחלטות האלה היו נבונות; אולי לא. אבל לפחות יש כמה תיעוד של החלטות שנעשו עבור המשרד.
שינויים
כאשר מערכת צריכה להיות מעודכנת עם גרסה חדשה או מודול חדש, לאחר תיעוד נאות יכול לעזור בהפיכת תהליך זה מהר יותר. זה חיוני אם תוכנית חשבונאית תוכנן במיוחד עבור החברה. כל הפרטים הטכניים חשובים מאוד כאשר בוחנים תאימות עם תוכנות אחרות וכל השינויים הדרושים לתוכנית. לדוגמה, ייתכן שתצטרך מודול נכס קבוע ואתה רוצה כי מודול להעביר מידע לספר החשבונות הכללי.התיעוד צריך לתת לך רמזים לגבי אם אתה יכול לעשות את זה, ואם כן, מה צריך לעשות. בדרך כלל, טכנולוגיית המידע (IT) אנשים משתמשים תיעוד עבור מידע טכני.
פורמט
תיעוד טוב עבור מערכות הנהלת חשבונות הם בדרך כלל שילוב של תרשימי זרימה וטקסט. פעמים רבות, תרשים נתונים מראה כיצד המערכת פותחה ויושמה טוב יותר מאשר טקסט. אלה יכולים להיות קצת מסובך להבין, כדי לוודא את התיעוד יש אגדה, כך שתוכל לעקוב אחר המושגים.
פורמטים אחרים עבור תיעוד הם בצורה של שאלונים, שם שאלות ספציפיות נשאלות והתשובות מתועדים. בהתבסס על תשובות, דוחות ונושאים אחרים במערכת החשבונאית נפתרים. פעמים רבות יש תיעוד הן flowcharts ושאלונים.
שיקולים
חברות רבות מתעדות כיצד ומדוע מערכת חשבונאית מסוימת נבחרה במקום אחרים. זה יכול לתת למשתמשים מושג טוב באמת מה החשיבה היתה אז, גם אם אף אחד מקבלי ההחלטות הם סביב לשאלות.מאז יישום מערכת יכול להיות יקר, דקות של פגישות זמינים בדרך כלל כדי לתעד את תהליך ההחלטה. אולי הדרכה חינם הוצע על ידי אחד הספק כי היה יותר אטרקטיבי מאשר אחר. לכן, גם לפני יישום המערכת מתבצעת, תיעוד צריך להיות זמין גם כן.
