מערכות מידע חשבונאי (AIS) חוללו מהפכה בדרך העסק נעשה על פרספקטיבה גלובלית. לאחר מידע פיננסי הוא נכנס לתוך AIS, הדוחות הכספיים וההצהרות יכול להיות שנוצר על רמות עסקיות מרובות על מנת להבטיח את הרווחיות.
על מנת שתוכנת AIS תציג דוחות כספיים מדויקים והצהרות, יש להזין את המידע החשבונאי ב- AIS בצורה נכונה ויעילה.
העובדות
מערכות מידע חשבונאי (AIS) הן רק טוב כמו המידע שנכנס למערכת. בעוד תוכנת AIS ממוחשבת צמצמה במידה ניכרת את שעות העבודה הנדרשות כדי לרשום ולדווח על מידע חשבונאי, עדיין יש לבחון ולתעד את התוכנה מדי יום לצורך רישום עסקאות פיננסיות.
כל העסקאות הפיננסיות יש שלוש דרישות עיקריות כדי להבטיח חשבונאות נאותה של הפעילות העסקית: עיתוי, דיוק, תוקף. אם העסקאות הפיננסיות לא יעמדו בהנחיות אלה, המידע שהוכנס לתוכנת AIS יוביל לכשלים כספיים בלתי מתוכננים וכישלון של AIS.
עיתוי
כל עסקה פיננסית צריכה להיות בזמן; הכנסות והוצאות נלוות מתרחשות באותה תקופה, נרשמות חשבוניות בחודש קבלתן, וערכי סגירה חודשיים נעשות לפני סגירת התקופה החשבונאית ב - AIS.
הענקת מידע כספי ל - AIS בתקופות חשבונאיות שונות או בלוח השנה, תעוות את הדוחות הכספיים שיוצרו על ידי AIS. כמו כן, יוצגו דוחות כספיים שאינם משקפים כראוי את ההכנסות וההוצאות שהתרחשו בתקופת החשבון.
דיוק
לאחר עסקאות פיננסיות מתקבלים בזמן הנכון, הם חייבים להיבדק על דיוק. דוחות עלות עבודה, תשלומים במזומן, וכן קבלות במזומן כל צריך להיבדק כדי להבטיח את הסכומים המפורטים על הניירת מדויקים. סקירת עסקאות פיננסיות יכולה להוביל לבדיקה של פונקציות חשבונאיות אחרות אם נעשות שגיאות עקביות.
אם מידע לא מדויק נרשם לתוך AIS, יש לבצע התאמות חשבון כדי לאתר שגיאות בעסקאות הפיננסיות.
תוקף
מדידת עסקאות פיננסיות לתוקף היא צעד חשוב בעת רישום מידע ב- AIS. דרישות התוקף מתקיימות כאשר העסקה נקבעת להיות מדויקת, אמינה ורלוונטית לפעילות העסקית. ביקורות מחברות רואי חשבון חיצוניות מתמקדות בדרך כלל בתוקף המידע הכספי שנכנס לתוך ה - AIS; הקלטת מידע לא חוקי היא שגיאה קריטית ותירשם כחוסר חשבונאות בחשבונות הביקורת.
זרימת עבודה חשבונאית
המידע הכספי חייב לפעול לפי הצעדים הנאותים כדי לעמוד בדרישות של עיתוי, דיוק ותוקף. כל משרד חשבונאות צריך זרימת עבודה כדי להבטיח כי כל עסקה פיננסיים ניתן להזין את AIS ודוחות כספיים לרוץ לפני התקופה החשבונאית מסתיים. זרימות עבודה יעילות גם יש לטפל בכל מסמך רק פעם אחת במהלך כל תהליך, ביטול עבודה מוגברת על ידי טיפול יתר עסקאות פיננסיות.
הונאה מכוונת
למרות עסקאות פיננסיות עשוי לענות על הדרישות החשבונאיות של עיתוי, דיוק, תקפות, כמה עסקים לעסוק הונאה מכוונת כדי לקדם את הבריאות הפיננסית של החברה שלהם. תוכנת AIS נועדה כרשומה ממוחשבת שקשה לתמרן, אבל זה עדיין יכול להיעשות. באמצעות חשבונות מיוחדים להסתיר עסקאות, יצירת ישויות נפרדות כדי להסתיר את החוב, באמצעות רואי חשבון לשעבר כדי לעצב חברה AIS הם כל הדרכים ליצור מידע מזויף עם AIS.
