בין אם זה מפגש עובדים או אחד שמעורב מנהלים, עובדים, מנכ"לים ומשקיעים, מישהו צריך להיות שם כדי לתעד את הפגישה ולשתף את המידע עם אחרים שלא היו שם. ומכיוון שהזיכרונות יכולים להיות קצרים, גם הפרוטוקולים של הפגישה משמשים תזכורת לנוכחים על הנושאים הנדונים, על ההחלטות ועל הפעולות שאנשים אמורים לנקוט. בגלל הדקות לשמש מדריך לעסקאות עתידיות, חשוב להיות מאורגן ולכלול את המידע הנכון. זה מתחיל עם כלים אמינים.
בחר את הכלים שלך
כשמדובר בבחירת כלים, לבחור את אלה שעובדים הכי טוב בשבילך יאפשר לך להישאר על מה שקורה בפגישה ולקחת הערות קוהרנטית. עבור אנשים מסוימים, זה מחשב נייד או מחשב לוח; עבור אחרים, זה מחברת ועט. לאחר הקלטת מכשיר כגון מקליט קול או טלפון חכם עם יישום הקלטה יכול גם לעזור לך לבדוק את הפגישה מאוחר יותר. אם אתה משתמש בטלפון חכם, בטאבלט או במחשב, כבה את כל הצלילים, המשחקים או יישומי המדיה החברתית כדי שלא תופרע במהלך הפגישה. כלים אלה יכולים לעזור לך לרשום הערות מהר יותר - אבל אתה צריך תמיד יש מחברת וכמה עטים או עפרונות על היד כגיבוי.
השתמש בתבנית
פיתוח תבנית יכול לעזור לחסוך לך זמן, שכן לא תצטרך להשקיע רגעים יקרים במהלך הפגישה בכתב את הנושאים שנדונו. תוכניות מחשב, כולל Microsoft Office, מציעות תבניות לפגישות עסקיות שבהן תוכל להשתמש - או שתוכל לפתח מסמך ריק משלך באמצעות סדר היום שתקבל לפני הפגישה. לתבניות אלה יש בדרך כלל קטעים הכוללים "משתתפים", "פריטי פעולה", "עסקים חדשים" וכן הלאה, אך בדוק עם המעסיק שלך כדי לברר אם נדרשים פריטים אחרים, כגון שמות בעלי המניות המשתתפים, אורחים ומיקום הפגישה. בחלק העליון של כל סעיף, ליצור תיבת קטנה עם המילה "זמן" בו, אז אתה יכול לרשום את הזמן כי הסעיף התחיל. במחשב, שמור את התבנית ב- Word או בתבנית ניתנת לעריכה אחרת, והשאיר מספר רווחים ריקים בכל מקטע. אם אתה יוצר תבנית להדפסה ולאחר מכן מלא ידנית, השאר שטח נרחב בכל מקטע. כאשר אתה כותב פתקים ממהר, אתה לעיתים קרובות לכתוב גדול יותר לתפוס מקום יותר מאשר היית עושה אם היה לך יותר זמן.
מה לכלול ומה לעזוב
מטרת הדקות בפגישה היא לא לרשום כל דבר שמדברים בו, אלא להקליט את מה שקרה, מציע "כללי סדר של רוברט", ספר קצר המתאר כיצד להתמודד עם פגישות פרלמנטריות. ספר זה משמש לעתים קרובות על ידי מלכ"רים ועסקים כמדריך להפעלת פגישות. במונחים של הערות הפגישה, לא לבזבז את הזמן שלך לכתוב את כל הטיעונים מישהו עשה עבור או נגד פעולה עסקית מסוימת, למשל. כאשר מישהו עושה תנועה, למשל, לרשום את הניסוח המדויק של ההצעה, מי עשה את זה, ואת התוצאות הסופיות של ההצבעה. אתה לא, עם זאת, צריך לרשום הערות של כולם או נגד ההצעה. כאשר מישהו עושה דו"ח, רשמו מי עשה את הדו"ח, את שם הדו"ח, סיכום קצר של הדו"ח, ואת הפעולה שננקטה. ומכיוון שאתה לוקח "דקות", גם לכתוב את הזמן בו התקבלה ההחלטה, כמו גם את הזמן אנשים החלו לדון על הפריט.
פיתוח קצרנות
למרות שאתה לא כותב את כל מה שקרה, לפעמים הפעולה בפגישה יכול ללכת מהר יותר ממה שאתה יכול לשמור על קשר. כאשר זה קורה, השתמש קצרנות משלך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש קיצורים של מילים עסקיות נפוצות, כגון "mgmt" לניהול או "לדרבן" עבור המוצר או הפרודוקטיביות. השתמש בראשי תיבות עבור אנשים המעורבים בפגישה, כגון "JS" עבור John Smith. סמלים כגון סימן שאלה יכולים גם להיות קצרנות עבור "שאלה". לדוגמה, אתה יכול לכתוב "JS?" כדי לציין שג'ון סמית שאל שאלה. לפתח את קצרנות שלך, ולאחר מכן לתרגם אותו למונחים שכל אחד יכול להבין לפני שאתה מפרסם את הפגישה הערות.
