הקלטת תנועות בפגישות היא חלק חיוני מתהליך ניהול הארגון. המשימה יכולה להיות מייגעת, אבל חיוני. על מזכיר הפגישה להכיר בכך שלא חשוב להקליט את כל מה שנאמר, רק את מה שנעשה או להחליט בפגישה. ההצעות הן חשובות במיוחד משום שהן מספקות בסיס איתן לפעולה מאוחרת יותר, ואפילו אנשים שנכחו בפגישה עשויים להזדקק לחזור ולהתייעץ בדקות כדי לזכור בדיוק מה הם הסכימו לעשות.
רשום את הנתונים הבסיסיים הרלוונטיים לפגישה, במיוחד את התאריך ואת שמות המשתתפים. שימו לב לכל מי שנעדר ונוכחותו של כל מי שיש לו כוח הצבעה, המייצג את חברי הוועדה הנעדרים.
רשום את ההליכים הסטנדרטיים שאחריה הוועדה, שעשויה לכלול אלמנטים כגון אישור הפרוטוקולים של הפגישה הקודמת, הודעת פתיחה (שים לב מי מסר את ההודעה, לא את תוכן ההודעה) וכן הלאה. שים לב גם אם זה היה פגישה קבועה, או אם זה היה מפגש מיוחד התכנסו למטרה חריגה כגון פגישה תקציב חירום.
הדגש את תחילתה של תנועה על ידי הצבת המילה "MOTION" באותיות גדולות או בסימון קו תחתון, ולאחר מכן את שמו של האדם שהציע את ההצעה (לדוגמה, "MOTION על ידי קולונל חרדל").
הקלט את ההצעה בדיוק כפי שנאמר. ניתן להציג את ההצעה בכתב נטוי. אם יש דיון בנוסח המדויק של הבקשה לפני ההצבעה, אין לרשום את הדיון, אלא רק להציג את השפה המדויקת של הנוסח הסופי של ההצעה (לדוגמה, "MOTION על ידי קולונל חרדל: הוועדה החליטה רשמית גנב את פרופסור פלאם על איום מר גרין עם הפמוט. ")
רשמו את תוצאות ההצבעה. וועדות יכולות לבחור לרשום כיצד הצביעו כולם בוועדה (כן, לא, נמנעים), מספר ללא החלטות אישיות (עברו 5 עד 3), או רק את התוצאה (עבר).
