כיצד לאשר פגישה פגישה דקות

פרוטוקולים של ישיבות מועצת המנהלים הם מסמכים משפטיים וזמינים לעיון הציבור, מה שהופך אותם רשומות חשובים עבור העסק או סוג אחר של הארגון. ככל שהם רשמיים יותר, כך חשוב יותר שהם יאושרו על ידי מועצת המנהלים לפני שהם יופצו. שימוש במספר שיטות עבודה מומלצות פשוטות להקלטה ולאישור דקות יסייע לך לייעל את התהליך ולהפחית את הניירת.

בדוק את התהליך להקלטת דקות פגישה המנדט על ידי הארגון. רבים נוהגים לפי כללי הצוואר של רוברט, ומאפשרים למזכיר ההקלטה להשתמש וללכת על תבנית לצורך כתיבת הערות ויצירת הדקות האחרונות. שאל מתי ואם אתה צריך לכלול את שמות חברי מועצת המנהלים הערות או לשאול שאלות, או אם אתה צריך להגן על הפרטיות שלהם. לדוגמה, ייתכן שתצטרך לכתוב, "נדון כי המתחרה שלנו, XYZ Corporation, השתמש בפרסום מטעה ויש ליצור קשר עם ה- FTC" במקום ", הצהיר בוב סמית 'כי הוא מאמין שהמתחרה שלנו, XYZ Corporation, משתמש פרסום מטעה ו- FTC יש ליצור קשר. דבי ג'ונס והאנק ג'ונסון הסכימו ".

הקפד להקליט את הדקות במדויק. שאל את חברי מועצת המנהלים להפסיק לדבר או יו"ר לחכות לפני תחילת דיון חדש בכל פעם שאתה נופל מאחור בהערת הערה שלך. שאל את חברי לחזור או להבהיר כל מידע שאתה לא מוצא ברור. חזור על תנועות חברי מועצת המנהלים לבצע, כולל הן ההצעה המקורית הגרסה המתוקנת הסופי שלה, בכל פעם ההצעה הוא הציג. לעשות זאת ללא קשר אם ההצעה היא שניתנה ואם זה עובר או. רשום את הסיכומים של כל הקולות, במקום פשוט לומר כי הצבעה חלפה.

שלח את הדקות ליו"ר מועצת המנהלים, למנכ"ל או לוועד הפועל לפני שתשלח אותם למועצת המנהלים אם זה הנוהל של הארגון שלך. לאחר שתקבל אישור לשלוח את הדקות ללוח מלא, שלח את המסמך לכל חבר דירקטוריון, בין אם היא נכחה בישיבה ובין אם לאו, ובין אם לאו היא תהיה בישיבה בה יאושר הדקות. שלח את הדקות מוקדם מספיק כדי חברי מועצת המנהלים יכול לקרוא אותם, לשאול שאלות עליהם, נושאי מחקר דנו ולבקש הבהרות.

בישיבת הדירקטוריון הבאה, המהווה מנין חוקי, ינהלו היושב ראש או חבר מועצת המנהלים את הפגישה הבאה, בבקשה להגיש בקשה לאישור הדירקטוריון. המניין החוקי הוא המספר המינימלי של דירקטורים שנדרשו לנקוט פעולה רשמית. המתן לתנועה שניתנה, ולאחר מכן פתח את מנהל הפגישה לדיון. במהלך הדיון, לדרוש תנועה להתבצע, שניתנו והעביר אם יש שינויים או תיקונים שצריך לעשות את הפרוטוקולים. לאחר הדיון, או אם לא יתקיים דיון, יקרא מנהיג הפגישה את השאלה, או ייקח את ההצבעה לאישור הדקות.