כיצד לכתוב ולהפיץ דקות של פגישה

בין אם עבור האגודה קונדומיניון או תאגיד רב לאומי, דקות הפגישה מהווים את הבסיס המשפטי עבור כל הפעולות שננקטו על ידי הקבוצה. הקצאות, מדיניות, רכישות - כל פעילות של התאגיד, ללא כוונת רווח או למטרות רווח - חייב להיות נרשם בתוך דקות. יש ארגונים שהם לא רשמיים יותר מאחרים - קרוב לוודאי שלא תשמעו את השכן שמניע תנועה על השולחן בוועדת כנסייה - אבל כולם חייבים לפעול על פי החלטות של הגופים השלטוניים שלהם. פרוטוקול מספק הוכחה של פעולות אלה ולהגדיר את כוונתם.

היה מוכן

לתכנן מראש. להרכיב את סדר היום ואת רשימת חברים או מפגש המשתתפים לפני הפגישה. אם הקבוצה שלך לא נוהגת לפעול עם סדר יום, לעודד אותה להתחיל לעשות זאת כדי לשמור על המיקוד. גלה כמה חברים נדרשים כדי לנהל עסקים, כך שתוכל לציין את נוכחותו של מנין בתוך דקות אם נדרש.

צור תבנית לשימוש ההערות שלך. כלול רווחים עבור תאריך, שעה ומיקום, וכן רשימה של חברים כדי לסמן את המשתתפים ואת היעדרויות. אם הפגישה כוללת תשומות ציבוריות, הוסף שורות עבור השמות והבעיות שכל אחת מהן מטפלת בהן. כמה אתרי אינטרנט כגון Meetingtemplates.com מציעים תבניות חינם עבור מגוון רחב של סוגי פגישות.

למלא את התאריך, השעה, המקום, המשתתפים ומניין המניין באסיפה. שים לב מי התקשר לפגישה כדי להזמין את הזמן. אם אפשר, לשאול את הציבור של הציבור נוכחות לרשום את השמות שלהם, כך שאתה לא צריך לשאול איך לאיית אותם. בקבוצות חברות גדולות, להפיץ גיליון ההרשמה כדי לבדוק את רשימת הבדיקה שלך.

לבצע באופן מדויק

להקליט כל בעיה, וכל פעולה שננקטה על כל אחד. תמיד לכלול את שם החבר אשר עשה את ההצעה. ההצעה הראשונה בדרך כלל היא לקבל את הפרוטוקול של פגישה הקודמת, ואחריו כל דו"ח הוועדה. כלול המלצות וכל פעולה שננקטה בתגובה. לשמור על דוחות ועדת בכתב לכלול עם הרגעים האחרונים. אל תנסו לסכם דיונים.

שים לב לשמות של מי להציג, להעביר או לדחוף אחרת פעולה יחד עם הצגה מדויקת של כל תנועה. ארגונים רבים גם להקליט את האדם שניות את ההצעה. אל תהסס לבקש הצגה מחדש או הבהרה - הרשומה הרשמית הזו מחברת את הקבוצה לפעולה ספציפית.

הקלט קולות בהתאם למערכת של הארגון שלך. תזדקק לפחות למספר הצבעות. כמה קבוצות גם להוסיף שמות ולהקליט איך כל אדם הצביע.

רשום את הזמן ואת שיטת הדחייה. חתום על שמך כשומר-מזכירה.

לעקוב לתוך

כתוב דקות מיד, בעוד הפגישה היא טרי בראש שלך. קבל אותם למנהיג לאישור בתוך יום או יומיים יחד עם רשימה של דוחות או תערוכות.

שלח דקות לחברים ולמשתתפים שביקשו אותם בדוא"ל, דואר מחלקה ראשונה, אפליקציה משותפת כגון Microsoft OneNote או תוכנית ענן כגון Google Drive.

הכנת עותק רשמי ולצרף דוחות מקוריים ותצוגות עבור הרשומה הקבועה.

טיפים

• נסה לשכלל תבנית עבור צרכי הארגון שלך במקום לנסות להתאים את הערות הפגישה שלך לתבנית מופשטת. תבניות עסקיות רבות הן לא רשמיות מדי עבור פגישות ארגוניות או ציבוריות.

  עודד את השימוש בכללי ההזמנה של רוברט בארגון שלך. זהו פורמט בשימוש נרחב, כי ניתן להתאים לפגישה רשמית ולא רשמית.