כיצד לכתוב דוח דקות פגישה

הכנה וכתיבה דקות מפגש טוב הם מיומנויות שכל אחד יכול לרכוש עם הכנה קטנה ותשומת לב לפרטים. רישום חסר פניות ונכון של פגישות הוא דרישה משפטית עבור עסקים רבים. בין אם תכתוב דקות לארגון עסקי, פוליטי, חברתי או מתנדב, הפרוטוקולים יהפכו לחלק בלתי נפרד מההיסטוריה של הארגון. במקרים רבים, דקות נשמרות במשך שנים, עשרות שנים ולפעמים מאות שנים.

פריטים שתצטרך

• אג'נדה

• רשימת המשתתפים

• רשמקול

• מחברת

להגיע לפגישה מוקדם עם האסיפה פגישה, רשימת המשתתפים וציוד הדרושים להקליט את הפרוטוקולים. בחר מושב ליד מנחה הפגישה. ישיבה ליד מנחה הפגישה מאפשר לך לשמוע טוב יותר לבקש הבהרות בקלות.

שאל אם באפשרותך להשתמש ברשמקול כדי להקליט תמליל שמע של הפגישה. אם אתה רושם הערות במחשב, ודא שהוא פועל כהלכה, ויש ברשותך מחברת נייר וכלי כתיבה שישמשו כשיטת גיבוי לגיבוי במקרה שהמחשב נכשל.

רשום את התאריך והשעה שנקבעו לפגישה להזמנה. רשמו את תמצית דוחות הקצינים ודוחות הוועדה. בדרך כלל מצורפים דוחות מלאים לפגישות. תנועות שיא כפי שהם מתרחשים. לכלול מי הציג כל תנועה, מי seconded את ההצעה ואם ההצעה אושרה, אשר ידוע בתור "נשאו", או נכשל. אם יוגש פריט אג'נדה - לא פעלו במהלך הפגישה אלא הוחזקו לפרק זמן מאוחר יותר, שימו לב מי הציג את ההצעה לשולחן ולסמן את ההצעה. הקלט הודעות ותאריכים של פגישות מעקב.

מצא או צור תבנית דקות של פגישה. ייתכן שהארגון שלך כבר מכיל תבנית של דקות לפגישות. אם זה לא, אתה יכול להשתמש באחת תבניות דקות פגישה רבים זמינים באינטרנט או ליצור תבנית משלך. התבנית צריכה כותרת, גוף וחתימה. הכותרת כוללת את שם הארגון ואת התאריך, השעה והמיקום של הפגישה.

צור את תבנית התבנית באמצעות סדר היום של הפגישה כמדריך שלך. כלול את הפריטים הבאים בחלק זה: סטטיסטיקה נוכחות, אישור של דקות הפגישה האחרונה, דוחות קצינים הוועדה, עסקים ישנים, עסקים חדשים, הכרזות זמן ההשהיה.

ודא שהתבנית כוללת שורות חתימה ותורים עבור המזכיר והרשות המאשרת.

הכן את הדקות שלך באמצעות התבנית. לחסל פירוט מוגזם. הקלט מה הוחלט, מי יעשה את הפעולה, מתי זה מגיע וכיצד הארגון יידע מתי הפעולה הושלמה. לאחר שתסיים את הטיוטה הראשונה שלך, בדוק את תמליל האודיו של הפגישה כדי לוודא שתפסת את כל הדרוש. לאחר מכן ערוך את הדקות שלך.

הדקות הן תיעוד של פעולות שהארגון מבצע. זה לא תיעוד של כל מה שנאמר, שהוא תמליל. שמור את הדקות מקצועי. אל תכלול את דעתך, שיפוטך או פרשנותך. משפטים כגון "דיון לוהט" ו "תגובה מצוינת" אין מקום מפגש מקצועי דקות. לעולם אל תכלול תנועות שנמשכו.

צרף את הקצין ואת דו"ח ות הוועדה שלך השלמת דקות. צור את מספר העותקים הנדרש. במידת האפשר, הפץ את המפגש דקות לפני הפגישה הבאה, כך שניתן יהיה לבצע במהירות תוספות ו / או תיקונים.

טיפים

• בדוק את המשתתפים ברשימה שלך כשהם מגיעים לפגישה. שיא הישגים כמו גם חששות. אמת את השמות באיות נכון. שמור עותק גיבוי של הדקות שלך. אל תפחד לבקש הבהרה.