איך לכתוב פגישה פגישה דקות

במהלך יום עבודה עמוס, קל לפרטים חשובים ללכת לאיבוד או לשכוח. זהירות קפדנית היא הכרחית - במיוחד במהלך פגישות עסקיות. הפרוטוקולים משמשים כרשומה רשמית של הפגישה. הם צריכים לתאר מי היה נוכח במהלך הפגישה, מה נדון ומה הוחלט. אם מוכן בקפידה, הם יכולים להיות אחת השיטות היעילות ביותר של שמירה על כולם הודיע ​​על אותו דף על העבר, החלטות עסקיות הנוכחי והעתיד.

פריטים שתצטרך

• פגישת סדר יום

• הערה לוקח פריטים או מעבד תמלילים

רשום את התאריך, השעה והמיקום של הפגישה.

רשימה, לפי סדר הוותק, כל הנוכחים.

ציין אם יש מנין חוקי, במידת הצורך. לא כל פגישה דורשת מנין חוקי, או מספר מינימלי של משתתפים לצורך קיום האסיפה. אולם, אם נדרש מניין חוקי ונכחי, משמעות הדבר היא שהחלטות עסקיות שנעשו במהלך האסיפה תקפות וניתנות לאכיפה. ללא קוורום, העסק לא יכול לפעול.

תאר את ההליכים בסדר כרונולוגי. התחל על ידי ציון כאשר הפגישה נקראה סדר על ידי מי.

לרשום את שמו של כל אדם מתחיל נושא ולרשום את הפרטים החשובים ביותר על הדיון.

רשמו שמות של אנשים שהסכימו או לא הסכימו עם מה שנדון, ומציינים בקצרה את אופי ההסכם או המחלוקת.

סיים כל חלק של הפגישה עם סיכום של ההחלטה הסופית.

המשך לחזור על שלבים 5 עד 7 עד לפגישה.

כתוב סיכום רשמי של הפגישה בהתבסס על ההערות שלך. השתמש letterhead החברה ולשלוח את העותק הסופי לכל אדם נוכחות.

טיפים

• השתמש באג'נדה של הפגישה כמתווה לפגישות הפגישה שלך. אג'נדות מתארות בדרך כלל את הנושאים המרכזיים של הפגישה. שימוש בסדר היום כמתווה מסייע לשמור על הדקות שלך מאורגן.

  בעוד הטכנולוגיה יכולה להציע חיסכון בזמן מסוים, ניל הרטמן, מרצה בכיר בתקשורת ניהולית בבית הספר סלואן של MIT לניהול, מציע בטור באתר האינטרנט של פורבס, כי אתה לאסור על הטכנולוגיה בפגישות כדי לשמור על כולם התמקדו. אם תחליט להשתמש בטכנולוגיה כדי לעזור לך ללכוד את הפרוטוקולים, שקול ליישם תוכנה ללא הפרעה, אשר חוסמת באופן זמני את הגישה לדוא"ל, לאינטרנט או לתוכניות אחרות מלבד מעבד תמלילים פשוט.