ללא קשר לתעשייה אתה נמצא או סוג של עבודה שאתה עושה, זה בלתי נמנע, כי בשלב מסוים תצטרך להשתתף בפגישה עסקית. מקומות עבודה מסוימים, במיוחד אלה במשרד הגדרות, יש כמה פגישות ביום, בעוד אחרים עשויים לקבל אותם רק אחת לכמה שבועות. עם זאת, חשוב להיות מודעים לסוגי הנושאים שנדונו בפגישות במקום העבודה שלך, כיצד ניתן לקיים פגישה אפקטיבית ולבדוק את כללי הנימוסים הבאים במהלך פגישה. אם אתה אחראי על ניהול פגישה, ייתכן שתצטרך לבוא עם icebreakers עבור המשתתפים או לרשום הערות, או דקות, בפגישה.
מהו מפגש עסקי?
למעשה, מפגש עסקי הוא מפגש של שני אנשים או יותר לדון ברעיונות, מטרות ויעדים הנוגעים למקום העבודה. פגישות עסקיות יכולות להתבצע באופן אישי במשרד או במיקום אחר, או אפילו בטלפון ובועידת וידאו. המפגשים מתקיימים עם עובדים, מנהלים, מנהלים, לקוחות, לקוחות פוטנציאליים, ספקים ושותפים, וכל אחד אחר הקשור לארגון. ברוב המקרים, הפגישה צריכה להתרחש כאשר הנושא בהישג יד הוא משהו שלא ניתן לתקשר כראוי בטלפון או בדוא"ל, ודורש אינטראקציה פנים אל פנים עם אדם אחד או יותר.
מטרת מפגש עסקי היא לעתים קרובות לקבל החלטות חשובות לגבי הארגון. בין אם זה מחליט על נושא מחלקתי, כגון איך לגדל את תקציב השיווק, או עניין ארגוני גדול יותר, כמו כמה אנשים לפרוש בזמן המעבר, מפגש מסייע להעביר רעיונות ברורים. כאשר מדברים באופן אישי עם בעלי עניין חשובים, קל יותר להעביר מידע חשוב ביעילות על מנת להגיע להחלטה הנדונה.
מטרה משותפת נוספת לפגישות כוללת קבלת הכרזות חשובות. אלה יכולים להיות על שינויים ארגוניים, תוכניות תפעוליות או שינוי בכיוון החברה. לעתים קרובות מתקיימים פגישות כאשר מנהלים בכירים מצטרפים או עוזבים את הקבוצה או כאשר החברה חוגגת ציון דרך משמעותי או הצלחה. פגישות מסוג זה יכולות לפעול להגברת מעורבות העובדים והרמוניה ארגונית.
פגישות עסקיות מסייעות גם לפתרון קונפליקט ולפתרון בעיות מורכבות. הסכסוך יכול להיות תופעה נפוצה במקום העבודה, עם אישים שונים רבים עובדים יחד על צוות. בעוד הסכסוך הוא בריא יכול לטפח צמיחה, זה יכול להיות גם לא רצוי ודורשים פתרון מהיר. החזקת פגישה יכולה לעזור למפלגות המחלוקת להגיע להבנה. בעיות גדולות יותר הכרוכות בבעלי עניין מרובים יש סיכוי טוב יותר להיפתר בפגישה עסקית כאשר האנשים החשובים המדוברים נמצאים כולם במקום אחד ועובדים לקראת אותה מטרה.
סקירת התקדמות החברה או הפרויקט היא גם מטרה משותפת של פגישות עסקיות. כאן, הארגון עוקב אחר האופן שבו הצוות עושה בפרויקט מסוים, או כיצד החברה נמצאת במלואה מול יעדי הפדיון המתוכננים. על ידי קיום מפגשי הצלה מתמשכים, ארגונים מבטיחים שכל הצדדים הרלוונטיים מודעים למעמד של תוצרים חשובים.
כיצד לנהל פגישות עסקיות אפקטיביות
בעוד פגישות עסקיות מסייעות לארגונים לקבל החלטות ולפתור בעיות מורכבות, הם יכולים לפעמים להיות שימוש לא יעיל בזמן אם לא יפעלו כראוי. כאשר אנשים באים לפגישות מוכן, לא לשים לב ולא עוקבים אחר פריטים פעולה, זה יכול להיחשב בזבוז זמן. על מנת להבטיח כי הזמן משמש באופן יעיל, הן המארגן ואת המשתתפים של פגישות עסקיות צריך להיות מעורב באופן פעיל. אם אתה מארגן את הפגישה, להכין סדר יום הפגישה, מתאר בדיוק מה יהיה מכוסה. אם יש פריטים המשתתפים צריכים להתכונן, כדי להיות בטוח לתת להם מספיק זמן לעשות זאת. כמה פגישות מתקיימות על בסיס שגרתי, כמו נקודות מגע שבועיות. עבור פגישות מסוג זה, צור תבנית לסדר היום ומלא פריטים ייחודיים בכל שבוע.
סקור את רשימת המשתתפים בקפידה והזמין רק בעלי עניין מרכזיים לפגישה. אם מישהו צריך להיות בפגישה לא יכול להשתתף, ייתכן שיהיה עליך לתזמן מחדש כדי להתאים אותם. אחרת, ניהול פגישה עם בעל עניין חסר שנדרש לקבלת החלטות יכול להתברר כבלתי יעיל.
הזמן הוא בעל ערך, וחשוב לכבד כי אנשים שמגיעים לפגישה שלך לוקחים את הזמן שלהם כדי לעשות את זה. כתוצאה מכך, זה חיוני כדי להבטיח את הפגישה מתחילה ומסתיימת בזמן. בעת הכנת סדר היום, להחליט כמה זמן תצטרך להשקיע על כל פריט ולהפעיל את הפגישה על ידי השעון. אם אתם חשים שהפגישה יוצאת מהמסלול, שלטו בה בכך שתבקשו מאנשים לדבוק בנושאים שעל סדר היום. אם מתעוררות שאלות חשובות אחרות, שלח אותן לדיון נוסף בנקודה אחרת.
על מנת להבטיח כי פריטים חשובים לא העלה בפגישה שלך החמיצו, לרשום, נקרא גם דקות. אתה יכול לכתוב או להקליד אותם בעצמך במהלך הפגישה או להקצות למישהו אחר בפגישה לקחת את ההערות בשבילך. בדרך זו תוכל להתרכז בדיון. לאחר הפגישה, הקפד לבדוק את ההערות, להוסיף את כל הפריטים החסרים ולשלוח אותם לבעלי העניין החשובים. לאחר רישום בכתב של מה שנדון בפגישה יכול להיות מועיל אם בעיות להתעורר בעתיד.
לאחר הפגישה העסקית נגמר, כדי להיות בטוח לעקוב על כל הפריטים פעולה הוחלט על. ייתכן שיהיה עליך לשלוח תזכורות לעמיתיך או לגעת בסיס עם אותם כדי לוודא שהם השלימו את המשימות שלהם.אם יש בעיות שטרם הושלמו עד המועד האחרון, ייתכן שיהיה עליך דיון נוסף עם אותו אדם.
פגישה עסקית
כמה פגישות עסקיות, במיוחד אלה שבו המשתתפים לא מכירים אחד את השני טוב מאוד, דורשים קרח breakers. כיף שאלות או קצר צוות בניית פעילויות יכול לעזור להקל על המתחים ולשים את כולם על מגרש משחק ברמה. אחת הדרכים הקלות ביותר לשבור את הקרח בפגישה היא לשאול שאלה חושפת quirk ייחודי או מעניין על כל אדם. התשובות לשאלות מסוג זה עוזרות לאנשים להתייחס זה לזה. כמה דוגמאות כוללות:
- אם היית חיה, מי היית, ולמה?
- היכן המקום המעניין ביותר שבו היית?
- אם אתה יכול לפגוש כל דמות היסטורית, מי זה יהיה ולמה?
שאלות שובר קרח לא צריך להתמודד עם הנושא של הפגישה. הם נועדו לגרום לאנשים לדבר ולהקשיב זה לזה. עוד פגישה גדולה icebreaker כרוך כל משתתף אומר שתי אמיתות ושקר, ואת שאר המשתתפים צריכים לנחש איזה פריט הוא השקר. זוהי דרך מצוינת להכיר את האנשים בפגישה. Icebreakers יכול גם לבוא בצורה של פעילויות קבוצתיות. לדוגמה, לשאול את האנשים בפגישה למצוא מישהו בפגישה שיש לו משהו ספציפי במשותף איתם, כמו חיית המחמד או מותג של מכונית. זה מאלץ אנשים לעזוב את המושבים שלהם ולדבר עם מי הם לא בדרך כלל לדבר איתו.
חלק מהכדורים יש לערב קצת הכנה על החלק של המפגש. פעילות אחת כוללת כתיבת שם של ידוענים על פיסות נייר קטנות דבק שם על הגב של כל משתתף. במשחק זה, כל משתתף צריך לשאול כן או לא שאלות על האדם ששמו על הגב, מנסה לנחש מי זה.
פגישה עסקית
בעוד התרבות של הארגון שלך יידע איך אתה צריך להתנהג בפגישות עסקיות, ישנם היבטים מסוימים של נימוסים פגישה כי הם אוניברסליים. אחת הדרכים הטובות ביותר להשתתף בפגישה היא להיות מוכן. משמעות הדבר היא לדעת מה עומד על סדר היום ואת עושה את ההכנה או מחקר ללכת יחד עם הפריטים שאתה אחראי. לדוגמה, אם פריט אג'נדה כולל דיון על תוכנית שיווק שאתה עובד על, חשוב ללכת לפגישה עם הערות התוכנית ביד, מוכן לדון בהם בפירוט. כמו כן, חשוב באותה מידה להגיע בזמן.
התמקדות בפגישה במקום הטלפון החכם או הנייד היא דרך נוספת להפגין את המקצועיות שלך, אז לכבות את הטלפון שלך ולסגור את המחשב הנייד במהלך הפגישה. אם אתה צריך לגשת לכל הקבצים במחשב הנייד עבור הפגישה, הקפד לכבות את הדוא"ל שלך, כך שאתה לא מוסחת על ידי הודעות נכנסות. זכור שהפגישה דורשת את תשומת לבך ומחלקת אותה בין הטלפון או המחשב הנייד לא תביא לדיון יעיל.
להיות מאזין טוב משתתף פעיל הם היבטים מרכזיים של השתתפות בפגישה עסקית. הקפד לעקוב אחר מה שאנשים אומרים, לשאול שאלות כאשר אתה לא בטוח משהו ולספק תשובות או תובנות על הפריטים שאתה אחראי. שפת הגוף שלך היא גם חלק להיות משתתף פעיל; זה אומר לשבת גבוה במקום רפיון בכיסא שלך ליצור קשר עין עם האנשים שאתה מדבר.
בהתאם לסוג הפגישה שתשתתף, ייתכן שתרצה לשלוח פתק תודה למארגן הפגישה או לאנשים שפגשת. זה עשוי להיות מתאים אם אתה נפגש עם לקוח חשוב או לקוחות פוטנציאליים. אתה יכול להודות להם על הזמן שלהם לחזור על כמה דברים חשובים לך דנו בפגישה כדי להראות את ההתלהבות שלך.
פגישה עסקית תבנית דקות
כאשר אתה משימה עם הקלטה של דקות של פגישה, זה יכול להיראות כמו עבודה מלחיץ. כמה טיפים יכולים לעזור לך לציין את כל הנקודות החשובות בפגישה ללא שום דבר חסר. חשוב להבין את מטרת הדקות. ההערות שצולמו במהלך פגישה נועדו להיות תיעוד כתוב של מה שהתרחש שם. הערות אלה יכולים להיות מועיל עבור המשתתפים לזכור מה נאמר או שהם יכולים לספק פירוט של הפגישה עבור אלה שלא היו מסוגלים להשתתף. כתוצאה מכך, חשוב לקחת את כל הפריטים המפתח דנו במהלך הפגישה, כולל החלטות שנעשו, משימות או השלבים הבאים המתוכנן ואת ההחלטות שהושגו.
לפני השתתפות בפגישה, לכתוב תבנית פשוטה שאתה יכול למלא תוך לקיחת הערות. קבל עותק של סדר היום עבור הפגישה ולהשתמש בו כמדריך. בחלק העליון של סדר היום, להוסיף מקום לציון שמות של כל משתתפי הפגישה. אם יש מחזיקי מפתח המפתח חסר, כדאי לציין כי גם במקרה שאתה צריך מעקב עם אותם מאוחר יותר. בהתאם לסוג הפגישה ולנושאים שיש לדון בהם, ישנם מספר פריטים שניתן להוסיף לתבנית הדקות:
- תאריך ושעה של הפגישה.
- תאריך ושעה של הפגישה הבאה, אם מתוזמנים.
- שמות משתתפים ושמות של כל מחזיקי מפתח חסרים.
- החלטות שהתקבלו או אופציות שנדונו עבור כל פריט סדר יום.
- השלבים הבאים עבור כל פריט סדר יום.
- פריטי אג'נדה שלא נדונו בפגישה, אלא יועברו לפגישה הבאה.
- כל עסק חדש שלא צוין על סדר היום המקורי.
- משימות או פריטי פעולה ואנשים שהוזמנו אליהם, כולל מועדי פירעון, אם צוין.
על ידי פיתוח תבנית עבור דקות הפגישה, אתה תהיה במצב טוב יותר כדי להקליט את takeaways חשוב מעקב על כל העסק הדרוש לאחר הפגישה.
