פגישה הכנסיה דקות לספק הרשומה הרשמית, הרשומה של פעולות של מועצת המנהלים או הוועדה. הן חשובות מבחינה פנימית לדיוק ההיסטורי והן משמשות גם את הצדדים החיצוניים; למשל, על ידי מוסדות ההלוואות להקים כי הכנסייה אישרה פרויקט בנייה לפני הנפקת הלוואה על זה. רואי חשבון ואת מס הכנסה גם להסתכל על דקות כהוכחה כי עסקאות פיננסיות מסוימות אושרו. ברוב הארגונים, מזכיר או מזכיר הקלטה לוקח את הפרוטוקול.
תוכן
בעוד תוכן ספציפי משתנה על ידי הוועדה, באופן כללי, את הפרוטוקולים עבור כל ארגוני הכנסייה כוללים:
- פרטי הפגישה, כגון שעה, תאריך, מקום, מי השתתף ומי ניהל.
- אם הפגישה מתוזמנת באופן קבוע או פגישה מיוחדת, אם מיוחד, מי קרא את הפגישה ובשביל מה המטרה - צירוף עותק של הודעה הפגישה.
- נרשם שיא של מה שהתרחש בישיבה.
- זמן וזמן.
- חתימת המזכיר, ברגע שהדקות יאושרו, יכהן.
אחד ההיבטים המאתגרים ביותר של לקיחת דקות הוא לקבוע כמה פרטים להקליט. הוועדה ההיסטורית של האחים מנוניטי מציעה להקליט את עיקרי הדיונים המביאים להחלטות, וכן את החלופות שנשקלו ואת סיכום הסיבות לכך שהוועדה בחרה חלופה אחת על פני האחרות. המועצה האוונגליסטית של דין וחשבון רואה כי מועצת המנהלים קובעת מדיניות לגבי פרטים עקביים ללא קשר למזכיר היחיד. זה מציע לכלול מספיק פרטים כדי להראות כי הלוח היה זהיר, אבל לא כל כך הרבה דקות לקרוא כמו רומן.
לקחת את הדקות
לפני תחילת הפגישה, לקבל עותק של סדר היום. ככל שהפגישה מתקדמת, לקבל הערות מפורטות הנוגעות לפרטי פרטים, לדיווחים, לדיונים ולפעולות כאשר הלוח מתקדם בכל סעיף בסדר היום. הקלט תנועות, החלטות והחלטות במילה, אך לסכם דיונים. הקפד לכלול את שמו של כל אדם שעושה תנועה או מי יוזם פעולה, וכל ניגודי אינטרסים כאמור. לאחר סיום הפגישה, לתעתק ולעבות את ההערות שלך כדי לכלול את הפרטים המתאימים ולשים אותם בפורמט הנכון, החל בפגישה הפרטים, ולאחר מכן להתקדם על סדר היום.
שימור הדקות
לאחר שתסיים את טיוטת הפרוטוקולים, להעביר את המסמך לחברים. הפרוטוקולים שכתבת לפגישה זו יאושרו, עם או בלי תיקונים, בפגישה הבאה. לאחר אישור דקות, הכנת עותק סופי, ולאחר מכן לחתום על המסמך ולבקש הקצין לחתום עליו גם כן. אחסן את הדקות כרונולוגית בספר של דקה עלים, יחד עם סדר היום של הפגישה. זה ספר רופף גם צריך להכיל תוכן עניינים, עותקים של חוקי הכנסייה וחוקה. בשלב מסוים, אולי מדי שנה, דקות עשוי להיות קשור באופן מקצועי.
