אם העבודה שלך מחייבת אותך ללכת לפגישות לעתים קרובות, יש סיכוי טוב כי תתבקש להקליט את הפרוטוקול של הפגישה בשלב כלשהו. ייתכן שהחברה שלך מציעה פורמט דקה מועדף, אך אם לא, הנה כמה טיפים שיעזרו לך לכתוב דקות של פגישות טובות.
התחל בהקלטת התאריך והשעה של הפגישה. רשמו את השמות הפרטיים ואת שם המשפחה של כל הנוכחים, יחד עם כותרות שלהם. שים לב מי מנהל את הפגישה ואת נושא הפגישה.
לרשום הערות המבוססות על הפריטים בסדר היום. רשמו את נקודות הדיון העיקריות עבור כל פריט וכל החלטות סופיות שנעשו. שימו לב לכל מי שעשה תנועה, מה היתה ההצעה, מי העביר את ההצעה ואת תוצאות ההצבעה. אם ההצבעה לא התקבלה פה אחד, הקלט מי הצביע בעד ההצעה ומי הצביע נגדה.
רשום את כל הפריטים שיש לדון בהם או להצביע עליהם בפגישה הבאה. רשום את תאריך הפגישה הבאה ואת מועד הפגישה.
טיפים
-
שמור על הפגישה שלך דקות קצר עד לנקודה. כתוב רק את המידע הדרוש. אם הדקות שלך יהיו יותר מדי זמן, אנשים לא יקראו אותם כאשר אתה שולח אותם החוצה.
