איך לכתוב צוות פגישה דקות

פרוטוקולים מישיבות הצוות מספקים תיעוד בכתב של ההחלטות שהתקבלו, נושאים שנדונו, הצבעות, הקצאות שניתנו ועניינים אחרים המשפיעים על הצוות. חשוב ללכוד את פרטי הפגישה, כמו גם את מהות הדיונים. אתה לא צריך להקליט כל מילה המדוברת במהלך הפגישה, אבל אתה אמור להיות מסוגל לספק את המשתתפים עם תיעוד מדויק של הפגישה.

פריטים שתצטרך

הערה לוקח כלים
מקליט

היכונו לפגישה על ידי ביקור בחדר כדי להעריך היכן אתה צריך לשבת כדי לקבל את נקודת התצפית הטובה ביותר למצוא שקעי חשמל אם אתה צריך אותם. הצג את הדקות הקודמות כדי לקבל את עצמך עד מהירות על כמה דקות נרשמו בעבר.

קבל עותק של סדר היום כדי לעזור לך לארגן את הדקות לפי נושא. קבל רשימה של המשתתפים המוזמנים ולאמת את המשתתפים על ידי מבקש מהם להיכנס כאשר הם נכנסים לפגישה.

הערה התאריך והשעה שבהם התקיימה הפגישה. כתוב כל תנועה כפי שהוצג, מילה במילה. רשום את הקולות שצולמו וכמה הצביעו בעד, נגד ו נמנע. כלול את שם של יוצר תנועה ומי שניות את ההצעה.

השתמש נקודות כדור להדגיש נושאים חשובים לדיון כגון תקציבים, בחירות או תכנון של אירועי החברה. שים לב היתרונות והחסרונות שהועלו במהלך הדיון ומי עשה כל משפט. לעטוף את כל נושא הדיון עם התוצאה, אשר תהיה תנועה להצביע, משימה למחקר בנושא או פעולה המיועדת.

כתוב את הפרוטוקולים בפורמט ברור וקל לקריאה כדי להקל עליהם לעקוב. מצא אפליקציות וכלים שכבר נוצרו כדי להפוך את הצילום ליותר יעיל. אלה ניתן למצוא באתרי אינטרנט כגון onenote.com אם אתה משתמש ב- Windows. בדוק evernote.com לכתיבת כלים, Agreeo.com עבור לקיחת הערות וכלים שיתוף דקות, ו- Google Docs לפגישות דקות דקות דרכים קלות לשתף את הדקות.

כתוב את הדקות ברגע שאתה יכול לאחר הפגישה בזמן הדיונים הם עדיין טריים בראש שלך, רצוי בתוך 24 שעות. כתוב בגוף שלישי בכל מקום.

שלח טיוטה למנהל או למנחה שניהל את הפגישה לבדיקה לפני שליחת הדקות לשאר המשתתפים. בצע תיקונים ושלח עותק לכל הנוכחים בפגישה. צרף מסמכים מתאימים כגון עותק של תקציב, רשימת פריטים לפעולה או רשימה של מספרי אנשי קשר.

טיפים

יצירת תבנית כדי לפשט את תהליך לקיחת דקה. להשתמש בו שוב ושוב, כאשר לוקח דקות צוות.

השתמש במכשיר הקלטה אם אתה מודאג לגבי הדיוק. ספר למשתתפים שהם מוקלטים לפני הפעלת המקליט.