הליכי הגשת מסמכים בסיסיים

תיוק הוא מערכת עתיקה המאפשרת למצוא מסמכים. מסמכים אלה יכולים לכלול מכתבים, תזכירים, רשומות פיננסיות, דוחות וצורות אחרות של התכתבות. כדי להשיג מערכת תיוק קוהרנטית ויעילה, עליך לנקוט נהלים נאותים. גם בעידן האלקטרוני של היום, עסקים ומשרדי הביתה עדיין צריך לשמור קבצי נייר.

קטגוריות

קבץ את הקבצים לקטגוריות. הקטגוריה הראשית תהיה הכותרת הראשית, המייצגת את כל הקבצים האחרים שיוצבו תחת (קטגוריות משנה). בהתאם להיקף של הקטגוריה, זה יכול להקיף את כל מגירה ארון תיוק. לדוגמה:

קטגוריה: משכורות שכר 2014 קטגוריות משנה: שכר הרשמה ינואר 2014 שכר הרשמה פברואר 2014 שכר הרשמה מרס 2014

המשך בקטגוריות המשנה שלך עד סוף השנה. אם הקטגוריה שלך תמלא מגירה שלמה, הכן תווית והנח אותה על החלק החיצוני של המגירה. תווית תיקיות המשנה שלך ומקם אותם בתוך המגירה. השתמש בתיקיות לתיקיות עבור הקטגוריות שלך כאשר יש לך מספר קטגוריות עבור מגירה אחת ומקם את תיקיות המשנה בקטגוריה שכותרתו בתווית.

כללי תיוק

שני כללי הגשת תיוק הם אלפביתית ותאריך הגשה. בעת ביצוע הגשת אלפביתי, קובץ לפי האות של האלפבית. לקבלת תאריך הגשת, קובץ הקבצים האחרונים שלך על גבי. ישנם מספר כללים החלים על הגשת אלפביתי.

בעת הגשת שם, קובץ על ידי האות הראשונה (כלומר, Langston בניה, פרקינסון Carwash, נהרות & Associates, Thomson & החברה).

כאשר השם הפרטי זהה, קובץ במכתב השני (כלומר, אייס, אדל, אנג'י, אוגוסט).

קובץ בשם משפחה (כלומר, קונור, לוק, דנוור, מריון, פולרטון, ג'יי.די, שוסטר, AP).

קובץ בהתחלה כאשר שמות משפחה זהים (כלומר, גאריסון, DC, חיל האוויר, חיל המצב, GH, חיל המצב, YB).

השתמש במכתב הקידומת הראשון כאשר שם המשפחה מכיל קידומת (כלומר, de la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH, van Under, PE).

קובץ לפי שם המשפחה הראשון כאשר יש שניים (כלומר, אנדרסון וליברמן, Cypress & Florsheim).

File Mac, Mc, M 'קבצים כמו Mac; (כגון Macinttyre, McKnight, M'Clever, או Saint Paul's, St. Mary's).

תחזוקת קבצים

לאחר מערכת תיוק שלך הוא מסודר במקום, אתה חייב לשמור את זה. יש להגיש מגש ייעודי עבור כל המסמכים להיות הגישו; לא להשאיר אותם שוכבים. אין לארוז את התיקיות או המגירות עם קבצים; זה עושה את זה קשה יותר לחלץ אותם. נסה לעשות קצת הגשת לפחות פעם ביום. אם אתה מנהל חברה קטנה, לעשות את זה פעם בשבוע. אם יש לך קבצים שחוקים מן השימוש, לעשות קבצים חדשים עבורם. שים נייר לא רצוי בסל המיחזור או במגרסה. אם הקבצים שלך חסויים, זכור תמיד לנעול את המגירות.