יעילות היא המפתח רק על כל המשרד או הגדרת העסק. להיות מאורגן הוא מיומנות כי ייהנו כל סביבה במשרד. דבר אחד ייתכן שתרצה לשפר, גם אם אתה מוצא כי אתה מאורגן בדרך כלל, היא הגשת מסמכים ותהליכי תחזוקה. אתה יכול לבלות שעות בחיפוש אחר מסמכים חשובים אם אין מערכת במקום לנהל אותם. לאחר היכולת לקבל מסמכים הדרושים כאשר אתה תחת לחץ הוא חיוני. למרות כמה מקומות עבודה עשויים להיות קבצים פיזיים בפועל, הרוב המכריע של הגשת מסמכים קורה במחשב.
מתן שמות
תן שם לכל הקבצים והתיקיות באופן עקבי. אל שם חלק מהם לפי תאריך ואחרים לפי שם הפרויקט. להיות בטוח שכל קובץ של פרוייקט מסוים יש משהו ייחודי לפרויקט בכותרת שלה. יצירת תיקיית פרוייקט ראשי עם שם ניתן לזיהוי בקלות. מחלקים את התיקייה הזו לתיקיות משנה עם כותרות ברורות שניתן להשתמש בהן כדי לרשום את שמותיהם של העובדים על זה או דברים נחוצים אחרים.
שומר
אחסן מסמכים דומים יחד. אם אתה עובד על פרוייקט מסוים, שמור את כל המסמכים באותה תיקיית אב במחשב שלך. זה יעיל יותר והגיוני מאשר לאחסן את כל הגיליונות האלקטרוניים או כל הגרפיקה במקומות שונים. כאשר אתה ערבוב עם פרטים, קליק אחד ייקח אותך לפרויקט.
תוכן
לפני שתתחיל להגיש מסמכים, הקדש זמן מה לעיון בתוכן. אל תשמור את כל המידע שנשלח אליך. זה אומר יותר זמן להסתכל דרך דברים מיותרים מאוחר יותר. אם המסמך רלוונטי לפרויקט המסוים שלך, שמור אותו. אם לא, הסר אותו מהמחשב.
סטטוס
הפרד מסמכים המהווים חלק מעבודה מתמשכת ממסמכים המיועדים לעבודה שהושלמה ושהם נשמרים רק למטרות התייחסות ורשומות. לנצל את מערכת התיקייה. שמור את המסמכים הנוכחיים במקום נגיש, כגון שולחן העבודה של המחשב. לאחר השלמת העבודה, העבר אותו לתיקיית הפרוייקט שבה אתה מאחסן את העבודה שהושלמה. להתאים את השיטה הזו כדי להתאים את העסק שלך.
