ארון תיוק מתייחס בדרך כלל חתיכת ריהוט משרדי המאחסן קבצים ומסמכים. ארונות תיוק באים בגדלים שונים. יש מנעולים כדי למנוע גישה לא מורשית, בעוד ארונות אחרים קל תחבורה נגיש על ידי מישהו. עסקים עם כמויות גדולות של קבצים, כגון בתי חולים, משרדי עורכי דין או בתי ספר, לעיתים קרובות שומרים על ארונות שאינם יכולים לנוע בקלות.
יסודות
ישנן מספר דרכים להגיש מסמכים. כדי לפתח גישה שיטתית, עליך לנתח את המידע שישמור בתוך הקבצים. סיעור מוחות בדרכים שונות, כך שתוכל לבחור את השיטה הטובה ביותר. לדוגמה, אם אתה שומר רשומות של ספקים חלק רכב, אז אתה יכול להגיש באמצעות גישה אלפביתית המבוססת על שם החברה. תוכל גם ליצור שיטה להפריד בין ספקים לפי אזור (למשל, דרום, מערב, מזרח, בינלאומי). אם אתה שומר רשומות של זוחלים, אז השיטה שלך עשויה להיות כרוך בארגון זוחלים לפי השמות המדעי שלהם או לפי תאריך הקובץ נוצר.
ניהול מסמכים
ברגע שאתה מעצב שיטה משביעת רצון, הקפד לכתוב את זה כך שאנשים אחרים יכולים להבין ולעקוב אחר מערכת תיוק. כמו כן, עליך לוודא שהקבצים נשמרים כהלכה, מכיוון שהמערכת שלך תהפוך במהירות ללא יעילות אם הקבצים אינם מלאים (למשל, נתונים חסרים) או שמאוחסנים בצורה לא נכונה (למשל, קטגוריות תיוג התעלמו). לדוגמה, אם אתה מפריד בין מגדרים לפי צבע, אז אנשים שיוצרים קבצים חייבים לזכור להבחין בין זכרים ונקבות.
עליך לצפות מראש את הצמיחה ולהוסיף ארונות נוספים או מקום לפי הצורך. אחרת, הרשומות ימולאו בחוזקה. כמו כן, שקול כיצד להבדיל בין קבצים פעילים מתוך קבצים לא פעילים, ואם ניתן, מתי להשמיד או לגרוס קבצים לא פעילים.
שיקולים
עסקים רבים מיישמים מערכות ארגון מסמכים המשתמשים במסמכים מקוריים או עותקים מודפסים. עם זאת, לפני יצירת מערכת תיוק חדשה, עליך לבחון אפשרויות וירטואליות. לדוגמה, תוכל לרכוש תוכנה ונתוני קלט לתוך שרת פנימי או מבוסס אינטרנט. גם אם יש לך כעת מערכת תיוק, אתה צריך להעריך את הזמן והעלות של העברת נתונים עם פוטנציאל חיסכון בעלויות ויעילות של אחסון דיגיטלי או מבוסס אינטרנט. משרדי עורכי דין המשתמשים בתוכנות לניהול מחטים של נידלס עשויים לבלות זמן רב בהעברת נתונים, אבל ברגע שהמערכת מתפקדת במלואה, אין ספור יתרונות קיימים, כמו היכולת לגשת לקבצים ממקומות מרוחקים.
