כאשר אתה שומע רואה חשבון מדברים על חיובים וזיכויים, הם בדרך כלל לא מדברים על כרטיס חיוב או כרטיס אשראי מהבנק המקומי שלהם. חיובים וזיכויים, במובן החשבונאי, משמעו משהו שונה במקצת. הם משמשים כאמצעי לרשום עסקאות חשבונאיות, ורשומות אלה מהווים את הבסיס למשהו הידוע כ'חשבונאות כפולה '.
פעמיים ערך חשבונאות היה הראשון בשימוש ב 1400s, וכן מתמטיקאי איטלקי בשם לוקה Pacioli כתב ופרסם ספר בנושא ב 1494. הספר היה מאויר על ידי חברו לאונרדו דה וינצ 'י ותיאר את מערכת החשבונאות על ידי כיסוי נושאים כגון חשבונאות כתבי עת, דוח רווח והפסד, מאזן, חשבונאות ערך כפול ורבים מושגים אחרים אשר היוו את הבסיס של מערכות הנהלת חשבונות עדיין בשימוש עד עצם היום הזה.
למרות שרבים בתחום רואים בפאצ'ולי את "אבי החשבונאות", צורה כלשהי של מערכת הכניסה הכפולה שלו הייתה בשימוש שנים רבות לפני שפורסם ספרו של פאצ'ולי, אם כי אף אחד לא יודע איך או מתי המערכת החשבונאית הגיעה.
מהו חיוב אשראי?
מערכת החשבונאות של עסקאות עסקיות, המכונה גם הנהלת חשבונות, פועלת על בסיס כל עסקה חדשה העסק עושה גורם שני שינויים שונים במצב הפיננסי של החברה. רואי חשבון משתמשים בחיובים ובזיכויים כדי לרשום עסקאות לשני חשבונות הנהלת חשבונות או יותר, תוך שימוש במערך מסוים של כללי חיוב ואשראי.
מחוץ לעולם החשבונאי, המילה אשראי בדרך כלל יש קונוטציה חיובית, כגון עבודה אשראי נוסף, או מקבל אשראי על מנסה קשה. עבור רואי חשבון, עם זאת, הדבר היחיד החיוב ואת האשראי מייצגים הן בצד ימין ועל שמאל של צד T, אשר משמשים את הדרכים הבאות.
בעת יצירת והזנת עסקה חשבונאית, תוכל להשתמש בחיובים ובזיכויים כדי לקבוע כיצד הדולרים המגיעים מהחברה או מחוצה לה משפיעים על החשבונות המעורבים. אתה יכול להזין אותם לתוך מערכת מבוססת תוכנה חשבונאית, הזנת הנתונים לתוך יומן חשבונאות, הידועה בשם יצירת ערך היומן. המערכת החשבונאית תוקם על מנת לרשום את רשומות היומן הללו לרשומה החשבונאית העיקרית של החברה, הנקראת ספר החשבונות הראשי.
אתה צפוי לראות חיוב אשראי מקוצר כמו dr ו cr. נראה כי אין הסבר יחיד לקיומו של מקור קיצורים זה, אך יש הטוענים כי הם מציינים שיא אשראי ורשומות אשראי. אחרים מסתכלים אחורה על החשבונאות ההיסטורית ואומרים שהם עומדים עבור מילים הלטינית debere ad credere.
זיכוי מציין תנועת עסקה שבוצעה בצד הימני של רשומת חשבון של שתי עמודות, ואילו חיוב מסמן ערך עסקה שבוצע בצד שמאל. רשומות חשבון אלה, הנקראות "חשבונות T", הרוויחו את שמם משום שרואה חשבון מצייר טפסים על גבי נייר, ומכניס את שמות החשבון המשמשים בראש הדף, כגון "מזומנים" בטופס אחד ו- "ציוד משרדי" מאידך.
הצד השמאלי של כל חשבון T משמש תמיד עבור ערכי חיוב, ואת הצד הימני של T משמש תמיד עבור ערכי אשראי. חשבונות T משמשים לעתים קרובות ככלי הדרכה בסיסיים כדי לעזור לתלמידים להבין כיצד עובד חשבון כפול. חשבונות T מאפשרים לך לכתוב על הנייר איך כל צד של העסקה נרשמת בחשבונות שונים של ספר החשבונות הראשי. שיטה זו אינה פועלת עבור חשבונאות רשומה יחידה.
חשבונות אלה הם דרך גרפית לייצג חשבון בספר החשבונות הראשי, שהוא שיא האחסון העיקרי של כל העסקאות החשבונאיות של החברה. רואי חשבון רבים כותבים רישומים חשבונאיים על נייר באמצעות דיאגרמות T-Account, כדרך לבדוק פעמיים עסקה ולוודא כי החיובים והזיכויים בסך הכל אפס לשמור על משוואה חשבונאית מאוזנת.
עסקה חשבונאית מורכבת עשויה לדרוש הרשומות שנרשמו במספר חשבונות שונים, המחייבים שימוש במספר חשבונות T בכתב יד כדי לכתוב ולבדוק את העסקה.שוב, זה משמש כדרך יעילה לוודא שכל החיובים והזיכויים של העסקה מסתכמים לאפס ושהעסקה אינה מכילה שגיאות לפני הזנת הרשומות לספר החשבונות הראשי של מערכת חשבונאית.
עבור עבודה חשבונאית יומית שוטפת, רואה חשבון היה יוצר רשומות יומן ישירות לתוך תוכנת הנהלת חשבונות, ולא באמצעות חשבונות T.
מהו מאזן אשראי?
יתרת אשראי מתייחס מאזן הדולר בחשבון מסוים, אבל זה לא ממש פשוט. כאשר חברה מקימה את ספר החשבונות הראשי שלה, היא יוצרת תרשים של חשבונות. זוהי רשימה של כל חשבון שבו משתמשת החברה לרישום עסקאות פיננסיות, והנתונים בחשבונות אלה זורמים בסופו של דבר לדוחות הכספיים של החברה.
לכל חשבון יש איזון "רגיל"; במילים אחרות, היא מחזיקה בדרך כלל ביתרת חובה או ביתרת זכות. לדוגמה, חשבון המכירות בדרך כלל מחזיק ביתרה חיובית, אשר תהיה יתרת זכות. כדי להגדיל את החשבון הזה, אתה תזכה בהזמנת אשראי. אם חשבון המכירות שלך קיים חיוב או יתרת שלילי, זה יהיה דגל אדום חשוב לחקור. חלק מהחשבונות מתנהגים בצורה מנוגדת, ויתרת האשראי תהיה שלילית, כגון הזנת אשראי לחשבון המזומנים מקטינה את יתרת החשבון במזומן.
כל החשבונות, בין אם חיוב או אשראי מבוסס, לדבוק עקרון שנקרא משוואה חשבונאית:
משוואת חשבונאות: נכסים = התחייבויות + הון עצמי
משוואה בסיסית זו עומדת ביסוד מערכת החשבונאות הכפולה כולה, וכאשר ערך משפיע על חשבון הנכס, עליה להשפיע גם על חשבון ההתחייבות או על ההון העצמי, כדי לשמור על האיזון במשוואה. מערכת האשראי והכניסה הכפולה היא המנגנון המסייע לשמור על המשוואה באיזון.
חשבונות עם יתרת אשראי נורמלי לקבל מוגברת כאשר ערך אשראי נעשתה. הכנסות החברה, או רווחים, כגון רווח ממכירת נכסים כגון ציוד משומש שנמכר על ידי הפירמה, הן דוחות רווח והפסד והם נרשמים כעלייה על ידי שימוש ברשומת אשראי. במאזן, ערך אשראי יגדיל את ההתחייבות וחשבונות ההון העצמי.
מה זה יתרת חובה?
חשבונות עם יתרת חובה רגילה כוללים נכסים בחשבונות המאזנים וההוצאות בדוח רווח והפסד. פירוש הדבר שחשבון חיוב מגדיל את היתרה בחשבונות אלו. חשבונות הוצאות כוללים הוצאות שכר, הוצאות ריבית, הוצאות אספקה ועלויות משרדיות אחרות.
זה לא תמיד קל לשמור חיובים זיכויים ישר, אבל אתה יכול לחשוב על חיוב חשבון הוצאות בכל פעם שאתה נושא הוצאה.
האם חיוב חיוב חיובי או שלילי?
התשובה המהירה היא, שזה תלוי. היתרה הרגילה של חשבון הנכס היא יתרת חובה, וגם סכום חיובי. לדוגמה, לחשבון המזומן במאזן יש יתרת חובה חיובית וחיובית אם לחברה יש מזומנים בבנק.
מאידך, כאשר לוקחים בחשבון חשבונות על חשבון ההכנסות, גם בחשבונות אלה יש יתרת חובה רגילה, אך במקום זאת, היא מייצגת מספר שלילי או כסף ששולם על ידי המשרד.
מה זה אומר אשראי סכום?
כאשר אתה מזכה סכום, אתה מבצע כניסה לחשבון בצורת זיכוי, בניגוד לחיוב. אם אתה מזכה חשבון חבות, תגדיל את יתרתו. לדוגמה, אם אתה מזכה $ 100 בחשבונות לתשלום, מפני שהקדשת אשראי ללקוח, הגדילה את היתרה בחשבון Payable של החשבונות שלך. על דוח הרווח, אם אתה האשראי המכירות שלך ההכנסות מחשבון, יש לך גם גדל מאז חשבון המכירות יש מאזן אשראי רגיל, ואת ערכי האשראי להגדיל את זה.
אם אתה מזין רשומה בחשבון עם יתרת חובה רגילה, הכוללת חשבונות נכסים בחשבונות המאזן וההוצאה בדוח רווח והפסד, פירוש הדבר שאתה מקטין את יתרת החשבון. לדוגמה, נניח ששילמת 50 $ במזומן כדי לקנות חומרים מתכלים. היית להקטין את החשבון במזומן על ידי ביצוע כרטיס האשראי מאז במזומן הוא חשבון יתרת חובה רגילה.
מה הם חשבונות קונטרה?
חשבונות קונטרה הם חשבונות ספר חשבונות ראשיים הפועלים בניגוד לחשבונות הרגילים ולזכאים. לדוגמה, לחשבון של נכס אחר יש מאזן אשראי רגיל, כאשר בחשבון נכס רגיל יש יתרת חובה רגילה. חשבונות קונטרה עובדים כדי לקזז חשבונות קבועים, והם מאפשרים את היתרה המקורית להתגורר ברשומות חשבונאית תוך דיווח על סכומי הקיזוז.
לדוגמה, לחשבונות חייבים חייבים חשבון חשבון הנקרא "הפרשה לחובות מסופקים". היתרה בחשבונות החייבים מייצגת חשבונות לקוחות שהונפקו אך טרם שולמו. ההפרשה לחובות מסופקים מייצגת סכום שהחברה סבורה כי לא תיראה אי פעם. סכום זה הוא לעתים קרובות אחוז קטן מכלל יתרת חשבונות חייבים.
תגיד את חשבונות חייבים החשבון יש יתרת חובה רגילה של 30,000 $. ההפרשה לחובות מסופקים היא בעלת יתרת אשראי רגילה בסך 2,000 דולר. שני חשבונות אלה לקזז אחד את השני, עוזב איתך עם נטו של 28,000 $ בחשבונות חייבים. באמצעות שני חשבונות אלה מאפשר לך עדיין לדווח על החשבונות המקוריים חייבים לקבל ולהיות מסוגל להראות את זה להיות קיזוז על ידי 2,000 $ כי אתה יודע שאתה כנראה לא סביר לקבל, נותן לך את הסכום שיהפוך למזומן.
חשבונות contra אחרים קיימים, והם תמיד יש שותף. לדוגמה, פחת שנצבר הוא חשבון נכס contra, והוא קשור למפעל רכוש קבוע וחשבון ציוד. חשבון המכירות יש חשבון הכנסות contra שנקרא חוזר וקצבאות.
שימוש במאזן הניסיון
רואי חשבון להרכיב דו"ח שנקרא מאזן המשפט בעת שימוש במערכת חשבונאות פעמיים כניסה כדי לבדוק את כל הערכים נעשו כראוי. מאזן הניסוי מפרט את כל החשבונות בספר החשבונות הראשי של החברה ואת יתרת החשבון. בעת שימוש בחשבונאות הכפולה, עליך לבצע רישום חיוב כדי לקזז כל ערך אשראי, ולהיפך. אם אתה מקבל במזומן עבור מכירת סחורות, תוכל להגדיל את חשבון המכירות עם ערך אשראי, ואתה גם להגדיל את חשבון המזומנים שלך, באמצעות כניסה אשראי. כל החיובים והאשראי חייבים לקזז זה את זה באופן ישיר.
כאשר אתה מסתכל על דוח איזון המשפט, כל הערכים צריך לקזז אחד את השני כך לדוח יש מאזן של אפס. אם מאזן הניסוי כולל כל סכום אחר, ערך שגוי או לא שלם בוצע ויש לתקן אותו.
ייתכן ששגיאות מסוימות אינן ניתנות לגילוי על ידי עיון במאזן ניסיוני, לדוגמה, אם החיובים והזיכויים מקזזים זה את זה, אך נעשו בחשבונות הלא נכונים. אם תזניח להזין עסקה כלל, לא תוכל לתפוס את השגיאה הזו על ידי עיון במאזן ניסיוני. בנוסף, אם שגיאות חיוב וחיוב שונים נעשו, והם פשוט לקזז אחד את השני בצורה מספרית, הם לא יזוהו על מאזן הניסוי.
