כיצד לכתוב משרד נהלים ידני

מעת לעת, עובדים עשויים להזדקק לרענון הזיכרונות שלהם על איך לבצע משימות מסוימות. כמו כן, עובדים חדשים לארגון ירצו ללמוד את החבלים במהירות האפשרית מבלי שיפריעו למפקחים או לעמיתים לעבודה עם אינספור שאלות. מדריך נהלי המשרד משיג את שתי המטרות הללו, תוך מתן פרוטוקולים וציפיות לביצועים בכתב, אשר ניתן להפנותם לאחר מכן בהערכות עובדים ותיעוד לפעולות משמעת.

זהה את מטרת והיקף של מדריך המשרד שאתה רוצה לפתח. התוכן של מדריכים משרדיים בדרך כלל נופל לשתי קטגוריות: (1) כיצד לתקשר עם אנשים ו (2) כיצד לבצע משימות ספציפיות כולל הפעלת הציוד הדרוש כדי ליצור, לנהל ולספק מוצרים ושירותים. מדריכי משרד כוללים לעתים קרובות תרשימים ארגוניים, ספריות משאבים וטפסים לדוגמה. המורכבות של מדריך משרדי מבוססת על מי המשתמשים היעד יהיה. אם, למשל, התוכן מתייחס ליחסי לקוחות וכיצד לעבד תלונות, זה לא הגיוני לכלול פרקים על איך פועל מלגזה או איך להתמודד עם חומרים מסוכנים.

החלט על המצגת בפורמט המתאים ביותר לצרכי החברה שלך. בעוד מדריכים ידניים נחשבים בדרך כלל כמו הנחיות מודפסות על נייר והניח בתוך שלושה טבעת קלסרים עם הכרטיסיות נושא המחלק, הטכנולוגיה פתחה את הדלת יותר מרגש - כמו גם חסכוני יותר - שיטות של אספקת מידע. שקול, למשל, אם המדריך המקוון נהלים יקל על העובדים לגשת למידע על ידי הזנת מילות מפתח. פורמט אלקטרוני עשוי גם להקל על תהליך של עדכון ותיקון תוכן, כמו גם שילוב תוכן אודיו וידאו הפגנות כדי לשפר את הלמידה.

ערכו רשימה של כל הפרקים הרצויים במדריך ידני. אם, למשל, אתה מחליט לכתוב הנחיות כיצד להפעיל חלקים שונים של ציוד משרדי, היית מזהה קטעים בודדים עבור מחשבים, מכשירי פקס, מערכות טלפון, microfiche, מכונות צילום, מערכות הקלטה, מדדי דואר והתקנים collating. להחליט אם אתה הולך לכתוב את כל התוכן בעצמך או להקצות את הטיוטה הראשונה של כל סעיף ליחידים בקיאים בנושא.

לארגן את הצעדים פרוצדורליים מן המושגים הפשוטים ביותר לאלה מורכבים יותר. שקול אם הכללה של תמונות, שרטוטים, טבלאות או גרפיקה אחרת ישלים את הבנת המשתמש של החומר. ספק מילון מונחים ספציפיים למשימות. כאשר מעשי, לספק דוגמאות כיצד למלא את צווי תפיסה, תביעות הוצאות נסיעה, בקשות חופשה, גליונות זמן, קבלות הלקוח וצורות אחרות בשימוש על ידי החברה.

קבע מסגרת זמן להשלמת כל חלק של המדריך החדש. אם יש צורך, לתזמן בלוק של זמן בכל יום למחקר, כתיבה, סקירה והרכבה של תוכן.

יש לבדוק את התוכן על ידי אנשי משאבי אנוש וצוות משפטי לפני ההפצה על מנת להבטיח כי השפה ברורה, uncluttered ועולה בקנה אחד עם המדינה מנדטים ותקנות פדרליות. לספק לכל נמען של המדריך עם גיליון חתימה המציין את הסכמתם לקרוא את החומר ולעמוד בהוראותיו.

טיפים

• מדריך משרדי צריך תמיד להיחשב עבודה בתהליך, ולכן, יסקרו באופן שוטף על מנת להבטיח כי התוכן הוא השתקפות מדויקת של ההליכים הבאים ואת הציוד המשמש לביצוע משימות אלה.