יצירת מדריך מדיניות ונהלים מסייעת לספק פרוטוקולים ברורים לעקביות בארגון. מעסיקים לפרוס מה היא התנהגות מקובלת באזורים הנעים בין קוד הלבוש לקשרי לקוחות. העובדים קוראים אותו ומחתים על מכתב אישור, ומקבלים כל השלכות על הפרת המדיניות שנקבעה במדריך. התמקדות באזורים מרכזיים בעת כתיבת מדריך מדיניות ונהלים עבור ארגון ללא מטרות רווח.
תחומי מפתח של מיקוד
ארגון וניהול: בסעיף זה, המדינה את המשימה ואת חזון הצהרות של הארגון. פירוט המעמד ללא כוונת רווח על ידי הכללת תקנון וחוקי התאגדות כפי שרשום אצל מזכיר המדינה. לאחר הגדרת הארגון, פירוט תפקידי ניהול מפתח וחובות. תרשים ארגוני מסייע לכל העובדים להבין מי אחראי על מה ועל שרשרת הפיקוד.
משאבי אנוש: בסעיף משאבי אנוש, להגדיר את תחומי האחריות של הדירקטוריון, איך מתנדבים מעובדים ומפותחים וכיצד הצוות מאומן. לכלול מדיניות כוח אדם כולל התנהגות, רובריקות ביצועים, הטבות וכללים לגבי פיצוי.
גיוס כספים: לעמותות יש מעמד פטור ממס באמצעות שירות מס הכנסה. מצב זה ניתן לביטולו אם העמותה אינה מנהלת את עצמה כראוי. סעיף זה מסביר את האמצעים שבהם עוסק הארגון ללא מטרות רווח, כולל מענקים, תרומות, נותני חסות או אירועים עסקיים. יש להסביר גם את הניהול הפיננסי, המתאר כיצד תקציבים מייחסים את מה שקורה לתוכניות ללא כוונות רווח ומה הולך לפעולות.
החוקים והתקנות: מתאר את החוקים, המסים והתקנות המשפיעים על פעולות ללא מטרות רווח. אלה כוללים, אך אינם מוגבלים, פעולות תמיכה ופעילות לובי של הארגון.
פיתוח המדיניות והנהלים
בגלל מדיניות ונהלים ידני הופך את השדרה להחזיק אנשים דין וחשבון, חשוב לעצב את המדיניות באופן עקבי בפורמט וטון.
מדיניות: כדי לשמור על אחידות עם מדיניות, השתמש בתבנית. לכל מדיניות צריכה להיות כותרת מדיניות המציינת את התוכן. הגדר מטרה למדיניות. דוגמה למטרה של מדיניות עשויה להיות "הבטחת אחריות פיסקלית עם תרומות לגיוס כספים". אם יש חוק או חוק הנוגעים למדיניות, המדינה זה לספק אימות נוסף לצורך.
הגדר את היקף הפוליסה. זה יכול לכלול אם המדיניות נוגעת לכולם, חברי מועצת המנהלים, או רק קבוצה מסוימת של עובדים כגון צוות גיוס כספים. עבור ארגונים גדולים, ציין את השם ומספר אנשי הקשר של הגורם האחראי הרלוונטי למדיניות הספציפית. לדוגמה, רשום את פרטי הקשר של היועצים המשפטיים עם המידע הנוגע למדיניות התקנון של הלובי ותקנות.
נהלים: הסבר כיצד הדברים נעשים בשלבים פשוטים. בעוד מדיניות ונהלים ניתן לשלב בכמה תרחישים, נהלים הם בדרך כלל סעיף נפרד עבור תהליכים מרכזיים. זהה נהלי מפתח ואזורי פתרון בעיות. זה כולל נהלים פתיחה וסגירה. לפתח נהלים לפתרון בעיות במחשב, סיסמה או בעיות טכניות אחרות. צור תהליכים עבור בעיות לקוחות מוסברות. כל חובה שבוצעה הדורשת עקביות או עשויים להיות אנשי צוות כי השאלה זה הופך להיות הליך המתואר במדריך.
נהלים עקביים לחסוך זמן העבודה, כי העובדים יש משאבים כדי לעשות דברים ללא מנהיגות או תמיכה סיוע או התערבות.
