כיצד לשמור על כוח אדם קבצים מבלי להפר חוק תעסוקה

מרגע המעסיק יש את המגע הראשון עם עובד פוטנציאלי, עד למועד סיום העבודה, חשוב כי רשומות בכתב הקשורים לעובד להישמר בקובץ העובדים עובד תחת השם של כל עובד. תיקי ההעסקה הללו, אם הם מתוחזקים כהלכה, עשויים לשמש להגנה על המעסיק מפני חבות עתידית בגין הפרות של דיני עבודה ותעסוקה, כגון סיום לא חוקי או אפליה תעסוקתית.

פריטים שתצטרך

• נעילת ארונות קבצים או חדר מאובטח עם גישה מוגבלת

• תיקיות קבצים

להבין למה אתה צריך לשמור קבצים העובדים של העובדים. זהו רישום החברה והעובד של מה שהתרחש במקום העבודה. הרשומות המתוחזקות בתיק האישיות יכולות לשמש להגנה על המעסיק בהליכים משפטיים עתידיים ולסייע בפינוי אי הבנות העלולות להתרחש על נושאים הקשורים למדיניות, סוגיות שכר והטבות, חובות עבודה ואחריות, פעולות משמעת או פעולות מתקנות ותלונות.

אז מה צריך להיכנס לקובץ העובדים עובד? המסמכים והרשומות הבאים צריכים להישמר על ידי אנשי מקצוע, או מנהלים, על כל עובד. תיאור משרה בקשת עבודה הצעת עבודה טופס מס הכנסה W-4 קבלה עבור מדריך עובדים (לעתים קרובות מומלץ לשמור עותק של המדריך עצמו, במיוחד כאשר הוא כפוף לשינוי מעת לעת.כאן כולם יודעים מה התנאים של המדריך שעליו חתם העובד היו). כל הערכות הביצועים שניתנו הטבות לעובדים הטבות פרסים תלונות ומחמאות על העובד פעולות משמעת או אזהרות * נוכחות רשומות מומלץ כי כל סוג אחר של הרשומה יש לשונית משלה.

רשומות רפואיות וצורות הגירה יש לשמור בקבצים נפרדים. מכיוון שאינך יכול לקבל החלטות תעסוקתיות בהתאם למעמד ההגירה של אדם, בהנחה שיש להם זכות לעבוד בארה"ב, ולממשל הפדראלי יש זכות לסקור את ה- I-9, מוטב לשמור אותו בנפרד. כמו כן, לגבי רשומות רפואיות מודאגים, האמריקאים עם מוגבלויות חוק (ADA) מכיל כללים נוקשים מאוד לגבי פרטיות וגישה לכתוב רשומות רפואיות להציע, ולכן יש צורך לשמור אותם בקובץ נפרד ארון קבצים עם מוגבל גישה. ה- ADA מגביל את הגילוי של מידע ברשומות אלה למפקחים, ככל שהעובד מגביל את חובותיו או זקוק לצורך לינה; עובדי עזרה ראשונה במקרה חירום רפואי; פקידי ממשלה וביטוח בנסיבות מוגבלות.

חשוב כי מידע שגוי בקובץ העובדים של העובד יתוקן מיד עם קבלת הודעה על ידי החברה שהמידע שגוי.

עובדים אנשי צוות צריך להיות נעול זמין רק לאנשים שיש להם עסק לגיטימי צריך גישה לקובץ. מנהל או מפקח על השורה הראשונה עשויים להזדקק לגישה כדי לקבל החלטות בנוגע לקידומים ולפעולות משמעת. אם מישהו ללא צורך עסקי לגיטימי צריך לגשת לקובץ רוצה לראות את זה, הם צריכים זימון חוקי. אחרת, זכויות הפרטיות של העובד עשויות להפר.

באופן כללי, החוק אינו מחייב אותך למסור לעובד את מה שנמצא בקובץ העובדים של העובד ללא בקשה מתאימה של העובד. זה כנראה תרגול עסקי טוב יותר, עם זאת, כדי לשמור על העובדים מודעים של מה בקובץ שלהם. בדרך זו, אין לך עובד שולי אשר מופתע כאשר הם ממושמעים או הסתיים. החריגים לכלל כללי זה הם הוראות חוק דיווח אשראי הוגן (FCRA). זה דורש ממך להודיע ​​לעובדים, או עובדים פוטנציאליים, אם אתה נוקט פעולה שלילית על סמך מה נכלל דוח האשראי שלהם.

בנפרד מהנושא של הודעה לעובדים של מה בקובץ אנשי שלהם היא סוגיית הגישה. מדינות רבות דורשות מעסיקים לתת לעובדים, ולעובדים לשעבר, גישה לקובץ כוח אדם העובדים שלהם. חשוב, כבעל כוח אדם מקצועי או בעל עסק, כי אתה מכיר את החוק של המדינה שלך בעניין זה. עם זאת, ככלל, הגישה של העובד חייבת להיות סבירה ובכפוף לחבר הנהלה להיות נוכח כדי להבטיח דבר לא נלקח או השתנה. כמה חוקי המדינה מאפשרים לעובד לקבל עותקים, אם הם עושים, יש מישהו מהחברה להפוך את העותק. לעתים קרובות יהיו מגבלות של מה העובד יכול לראות בקובץ כוח האדם שלהם. אם יש פריטים רגישים כגון מכתבי הפניה, חקירות פליליות ומידע אחר שעלול להפר זכויות פרטיות של אדם אחר, ניתן למנוע גישה אליו. זה רעיון טוב כאן כדי לשמור על פריטים אלה תחת כרטיסייה נפרדת בקובץ העובדים של העובד. חוקי המדינה מסוימים עשויים לאפשר לעובד להגיש הגנות על פעולות משמעת או הערכות.

טיפים

• שמור עותק של חוק המדינה, אם יש אחד במדינה שלך, על גישה לעובדים צוות קבצים פורסמו או שימושי, באזור שבו קבצים אלה נשמרים. זה ימנע כל התנגשויות בין ההנהלה לבין העובד על מה הוא ואינו מותר.

אזהרה

כל עובד חייב להיות מטופל אותו הדבר כשמדובר תחזוקה וגישה של רשומות כוח אדם שלהם. כל סטייה בפועל יכולה להכפיף את החברה להתדיינות משפטית. אם יש לך ספקות בכלל על איך לשמור על העובדים שלך קבצים, להתייעץ עם עורך דין.