מסמך היקף הפרויקט הוא חיוני כדי להבהיר את הפרויקטים של הפרויקט, אם הפרויקט הוא פיתוח תוכנה או גינון חצר. מסמך היקף הפרויקט נוצר לעתים קרובות על ידי מנהל הפרויקט או אנליסט, בשיתוף פעולה הדוק עם הלקוח וחברי צוותים אחרים בפרויקט. לאחר השלמת ההיקף, יש לעיין בו עם הלקוח, הצוות וההנהלה כדי לוודא שהוא מדויק, כל בעלי העניין מסכימים לכך ותוצאות הפרויקט יענו על צרכי הלקוחות. ההיקף צריך להיות מאושר על ידי הלקוח וחברי הארגון שלך על פי תהליך הפיתוח שלך.
היכונו לסקירת היקף הפרויקט
צור רשימה של כל הלקוחות וחברי הצוות שצריכים לעיין במסמך ההיקף. עיין במסמכי ייזום הפרויקט או התייעץ עם מנהל הפרויקט כדי לאסוף מידע זה.
הגדר פגישה והזמין את כל חברי הצוות. הפגישה עשויה להיות באופן אישי או שהיא עשויה להיות וירטואלית, בהתאם למבנה ולטכנולוגיה של הארגון שלך.
שלח את המסמך בהיקף המלא לרשימה. שלח אותו כמה ימים לפני הפגישה כדי לתת למשתתפים מספיק זמן כדי לסקור את זה.
צור עותקים של המסמך כדי להביא לפגישה פיזית. גם אם אתה מתכנן להציג עותק אלקטרוני על מקרן תקורה או מכשיר דומה, חלק מהמשתתפים שלך עשוי להיות נוח יותר לעבוד מתוך עותק קשיח.
סקירת סקופ סקופ עם לקוחות וחברי צוות
נפגשים עם הלקוחות והצוות. קרא את המסמך, במיוחד באותם אזורים מורכבים יותר או כפופים יותר לפרשנות. למרות ששלחת את המסמך החוצה מראש, צופים כי רוב המשתתפים לא כתב את זה.
לכוד את כל השאלות או השינויים המצוינים בהיקף המסמך.
לעדכן את היקף עם תשובות לשאלות ושינויים אחרים, ולשלוח אותו ללקוחות חברי צוות הפרויקט, המבקשים לחתום על אישור המסמך.
טיפים
-
בארגונים מסוימים, ייתכן שתתקשה לתזמן פגישות שכל אחד יכול להשתתף בהן. מצא את האנשים אשר בהחלט חייב להשתתף באופן אישי, ואת לוח הזמנים סביב לוחות השנה שלהם. בצע מעקב עם אחרים שאינם יכולים להשתתף באמצעות דוא"ל או שיחות טלפון כדי לראות אם יש להם הערות על מסמך ההיקף.
