ניהול פרוייקט טוב פירושו תיעוד מה תעשה כמו גם מה נעשה.הן אמנת הפרויקט והן היקף הפרויקט נוצרות בשלב ההתחלתי של הפרויקט, והן עוזרות בכל אחת מהן לנווט את הפרויקט בכיוון הנכון. בעוד שני מסמכים אלה הם קריטיים כדי לקבל פרויקט מחוץ לקרקע, יש להם מטרות שונות, קהלים ותוכן.
הרשאה
לצ'רטר יש מטרה עיקרית אחת: להסמיך מנהל פרויקט להשתמש במשאבים מוגדרים להשלמת הפרויקט. שנית, האמנה צריכה להקצות חסות הפרויקט. שני אנשים אלה ינהלו ויתמכו בפרויקט על פני צוותים מרובים ובכמה שלבים. האמנה צריכה להיות מסמך תמציתי המתחיל בהקדמה קצרה לפרויקט הכולל מטרות, מטרה ותאריך סיום היעד; כולל טבלה המפרטת את מנהל הפרויקט, נותן החסות וכל בעל עניין אחר; וסגור עם חתימות עם המשתתפים שם. האמנה צריכה רק לעתים רחוקות להיות יותר משני עמודים.
הסכמה
מאז החתימה חתומה על ידי לפחות אחד מאנשי הצוות הבכיר, נותן החסות, זה נותן את הפרויקט מתועד תקפות. האמנה מועברת לעתים קרובות למנהלים או לחברי צוות בכירים אחרים ומשרתת כי הפרויקט אושר. מאחר שפרויקטים רבים מנוהלים על פני מחלקות, אישור זה משמש גם הודעה לצוותים אחרים שיש צורך בשיתוף הפעולה שלהם. לעתים קרובות, האמנה מוצגת יחד עם מקרה עסקי, אלה שני מסמכים להקליט את הסיבה לפרויקט.
מטרות
היקף הפרויקט מגדיר את הפרמטרים של הפרויקט. בתחילה, מסמך היקף ראשוני מוכן (יחד עם האמנה ומסמכי חניכה אחרים) למפות את המטרות. מסמך זה מוצג בדרך כלל למנהיגות הצוות, אשר יסייעו לצוות הפרויקט, אך הוא אינו כולל את אופן ביצוע המשימות. לדוגמה, בפרויקט בנייה, היקף ראשוני יתאר את המבנה להיבנות, כולל מספר החדרים, את מדה מרובע ואת מספר הכניסות.
דין וחשבון
מסמך ההיקף יסייע לבעלי העניין לקבוע אם הפרויקט הושלם. מאז מסמך היקף מגדיר מה הפרויקט יספק, זה שימושי לאורך כל הפרויקט כדי לקבוע אם הפרויקט על לוח הזמנים להסתיים בהצלחה. אם הפרויקט שלך הוא ליישם חבילת תוכנה הכוללת שלושה יישומים, ואתה השלים שניים, לא מסירת על היקף הבטיח שלך. מסמכי סקופ משתנים לעתים קרובות במהלך פרויקט מסיבה זו. שלא כמו אמנת, מסמכי היקף נחשבים למסמכים "חיים", וככל שמתגלה מידע חדש, ניתן לשנות את המטרות.
