המונחים "עלויות הפרויקט" ו "תקציב הפרויקט" נזרקים לעתים קרובות סביב רופף במהלך שלבי תכנון הפרויקט. בעוד שחלק מאמינים כי שני התנאים הם להחלפה, אחרים יודעים שיש הבדל בין השניים. חשוב שמנהל הפרויקט יבין את המשמעות של מונחים אלה ויודע כיצד להשתמש בהם כהלכה כדי למנוע בלבול בעת ניהול הפרויקט והתקשרות עם מנהלי החברה לגבי התקדמותו.
תקציב הפרויקט
המונח "תקציב הפרויקט" מתייחס לתקציב המראה כיצד יועבר הכסף הניתן לפרויקט. זה מפרק את הפרטים הכספיים על הוצאות ורכישות הדרושים כדי להפוך את הפרויקט להצלחה. התקציב יציג שכר עובדים, רכישות מכונות, אספקה, כלים ושכר עבור משרדים זמניים משרדים, למשל. במילים אחרות, מנהל הפרויקט יוכל לתת דין וחשבון על כל פרוטה אחת שהוצאה על הפרויקט.
עלויות הפרויקט
המונח "עלות הפרויקט" מתייחס לסכום הכולל הפרויקט המדובר יעלה לחברה. המנהלים משתמשים בנתון זה כדי לבצע שינויים בתקציבים האחרים של החברה, כגון תקציבים תפעוליים, תקציבי תקציב ותקציבי הוצאות כדי לפנות מקום לפרויקט המדובר. העלות הכוללת הפרויקט מחושב על ידי הוספת את סך כל העלויות בתקציב הפרויקט, כך בעלי עסקים יודעים כמה לשים בצד.
פרויקט פיתוח ושינויים
עלות הפרויקט הכוללת הפרויקט מושפע אם תקציב הפרויקט מותאם במהלך הפיתוח והביצוע של הפרויקט. לדוגמה, הפרויקט עשוי להיות מושפע נסיבות בלתי צפויות כמו תנאי מזג אוויר קשים או חוסר כוח עבודה בתחום. התקציב עשוי להשתנות אם המכונות נשברות ויש להחליף אותן. אם התקציב ישתנה לאחר אישורו, גם תוכנית העלות הכוללת של הפרויקט תותאם.
שימוש בעלויות ובתקציב
מנהלי החברה ישמרו על עלויות הפרויקט המתוכננות מראש ועל עלויות הפרויקט הסופי לתכנון עתידי. ההבדל בעלויות יראה היכן התכנון היה פגמים, אשר מועיל עבור פרויקטים עתידיים. זה גם שימושי במונחים של ניהול סיכונים ומניעת צעדים, כך התקציב יכול להיות מדויק יותר עבור פרויקטים או משימות בעתיד.
