המעסיק אחראי לשמירה על רשומות העובדים של העובדים ולתקופות מסוימות. סוג של הרשומה אדם כי הוא נשמר על הקובץ קובע את משך הזמן זה צריך להישמר. כל רשומות אנשי הקשר צריכות להיות מאוחסנות באזור מאובטח אך נגיש.
שנה אחת
ישנם כמה רשומות אדם כי צריך להישמר לפחות שנה אחת לאחר העובד עוזב את החברה. אלה כוללים את כל רשומות הפעולה התעסוקתית, כגון קידומים, העברות והפסקות, וכל בדיקות טרום תעסוקה, רשומות תלונות ופעולות משפטיות.
שנתיים או שלוש
כל רשומות הקשורות בתשלום, כגון רווחים, כרטיסי זמן, לוחות זמנים ושיעורי תשלום, יש לאחסן במשך שנתיים לאחר סיום העובד. יש לשמור על רישומי השכר בפועל במשך שלוש שנים לאחר פרישת העובד. כל הניירת הקשורה משפחה ומשפט לעזוב את החוק צריך להישמר על הקובץ במשך שלוש שנים גם כן.
חמש שנים
לדברי מנהל בטיחות ובריאות תעסוקתית, כל מידע, כולל סיכום של פרטים, בנוגע לפגיעה בעבודה או מחלה יש לשמור במשך חמש שנים. עם זאת, כל הבדיקות הרפואיות הנדרשות על פי החוק בשל פציעה בעיסוק או מחלה יש לשמור במשך 30 שנה.
