מעסיקים בדרך כלל כוללים דמקה או הצהרה מקבילה יחד עם המשכורת של כל עובד, בין אם מדובר בצורה של מסמך נייר או באינטרנט אחד עבור המשכורות כי הם שהונפקו באמצעות הפקדה ישירה. בדוק בדלי הם מסמכים שיידרשו כדי לספק את דרישות הממשלה הרשומה. גם כאשר שמירה על שקים הסימון אינו חובה, זה עדיין עשוי להיות זהיר לעשות זאת.
דרישות FLSA
לממשלה הפדרלית אין כלל המחייב מעסיקים להנפיק או לשמור על משכורות. חוקי עבודה הוגנים דרישות חוק לספק הנחיות לתיעוד השכר. באופן כללי, מידע שכר צריך להישמר שלוש שנים. אם דקים הסימון משמשים כדי להקליט כמה נתונים אלה, הם צריכים להישמר במשך שלוש שנים גם כן. רשומות שכר חייבות לכלול:
- שם העובד, הכתובת ומספר הביטוח הלאומי.
- מין העובד ועיסוקו.
- תאריך לידתם של עובדים מתחת לגיל 19.
- תאריך ושעה כל שבוע עבודה מתחיל ומסתיים. תאריך תחילת תקופת השכר נדרש אם שונה משבוע העבודה.
- מועד תשלום העובד
- שעות יומיות ושבועיות עבדו.
- שיעור השכר של העובד.
- שכר רגיל, שכר שעות נוספות וכל תוספת או ניכויים משכר העובד.
מעסיקים חייבים לשמור על כרטיסי זמן או שיא מקביל של זמן עבד במשך שנתיים.
דרישות נוספות
ועדת שוויון הזדמנויות עבודה אומר המעסיקים חייבים לשמור את כל רשומות התעסוקה, כולל דקים המחאות רשומות שכר, לפחות שנה אחת. במקרה שהעובד יגיש תלונה ל- EEOC, יש לשמור על רשומות עד שנה לאחר הסדרת הנושא הסופי על ידי EEOC או שנה לאחר יישוב כל תביעה.
מדינות יכולות להטיל דרישות רישום נוספות. לדוגמה, ועדת כוח האדם של טקסס טוענת שהמעסיקים חייבים לספק לעובדים דמקה או מסמך מקביל המפרט את כל הנתונים המשמשים להכנת משכורת. רשומות שכר צריך להישמר ארבע שנים כדי לקיים את טקסס פיצוי אבטלה תקליטים שמירה על הכללים.
הנחיות למעסיקים
עסק או ארגון מייצר המחאות ובדיקות הסימון מסיבות שונות. שירות מס ההכנסה המקומי ממליץ לבדוק בדלי ורשומות הבנק המשמשים מסמכים תומכים לצורכי מס, לתקופה של מגבלות. לדוגמה, תקופת ההגבלות על החזרי מס היא שש שנים. Nolo.com מציע כי עסקים לשמור על דקים המחאות ורשומות פיננסיים במשך שבע שנים לפחות.
