כיצד לכתוב נוהל ידני

ההליך הוא כמו מתכון - מערכת של הוראות המבהירה בבירור מי עושה משהו, מתי זה צריך להיעשות, איך זה נעשה ומה צריכה להיות התוצאה. רשום כל שלב בסדר שבו יש להשלים. לקמפל נהלים מרובים במדריך זה מאורגן על ידי תיאור התפקיד, המחלקה, הפונקציה או לפי הסדר הופך את המידע נגיש ביותר למשתמשים של המדריך. אל תבלבל בין מדיניות לנהלים. הפוליסות הן כללים או הצהרות עמדה; נהלים הם מה אנשים בצע כדי לבצע מדיניות.

פריטים שתצטרך

• תיעוד קיים שעשוי להיות חומר משאבים

• מומחים לנושאי ידע שיודעים לבצע את ההליכים

להחליט אילו מסמכים לתעד. שתי שיטות לבחירת התוכן של המדריך שלך הן לסקור משתמשים ידניים פוטנציאליים כדי לברר אילו משימות הם צריכים הבהיר או מידע נוסף על, או שאתה יכול מעדיף ליצור רשימה של בעיות תפעוליות אתה יכול לפתור עם נהלים מוגדרים בבירור.

לאסוף מידע. אדם כבר עושה את המשימה היא המשאב הטוב ביותר שלך, אלא אם כן אתה יוצר הליכים מאפס. צפה האדם לבצע את המשימה לרשום הערות, או לשאול את האדם לרשום לך את כל השלבים המעורבים במשימה, כמו גם כל הטיפים או אזהרות למדו באמצעות ניסיון.

קבע את הפריסה הידנית שלך. פורמט של שני טורים הופך את ההליכים לבהירים וקלים לקריאה. כותרת כל דף עם שם ההליך, והכניס מתחת לכותרת רשימה או פסקה של כל העובדות שאינן נופל בתוך צעד, כגון כמה פעמים ההליך מבוצע טיפים או אזהרות. ההליך צריך לעקוב אחרי זה בטבלה של שתי עמודות.

כתוב טיוטה גסה. בעמודה השמאלית, רשום את האחראי על ההליך. בעמודה הימנית, סדר לפי סדר הפעולות שביצע האדם. אם ההליך כרוך במספר אנשים, הם צריכים להיות מסוגלים לראות בבירור היכן הם מתאימים בתהליך ומה הם צריכים לעשות.

בדוק את הנהלים. קבל מישהו לא מכיר את ההליכים כדי לעקוב אחר אותם מן הטיוטה. חשוב להשתמש מישהו חסר ניסיון, כך שהאדם לא ייקח כל קיצורי דרך רגילים או מבריק על נקודות לא ברורות אחרת הקורא לא יבין.

לשנות את הטיוטה. להבהיר, להוסיף, למחוק ולסדר מחדש את השלבים עד שהנהלים יכולים לעקוב אחר כל מי שקורא את המדריך.

פרסם את המדריך. כלול תוכן עניינים כך הקוראים יכולים לאתר במהירות הליכים. הוסף מילון מונחים המגדיר כל טרמינולוגיה שאינה נדירה או ספציפית לתעשייה שלך.

טיפים

• אל תשתמש וריאציה מילה אלגנטית כדי להחיות את הכתיבה. "יישומון" הוא יישומון בכל פעם, לא "פריט" או "התקן". תיאור הדברים בעקביות עשוי להיות חוזר על עצמו, אבל זה משפר את בהירות הקוראים.