כיצד לארגן ולעקוב אחר שינוי משימות מרובות

משימה היא יחידת עבודה. היקף המשימה יכול לנוע בין עניין הדורש עבודה מינימלי אחד הדורש עבודה ניכר המערבת שורה של מטלות משנה להשלמתו. המשימות קשורות בדרך כלל למטרות ויעדים ספציפיים, מוגבלים בזמן. לפיכך, ארגון ומעקב משימות חשוב כדי להשיג מטרות ויעדים. על ידי ביצוע משימות על נייר, או תוכנית מחשב, אתה להשתלט על היום שלך בסופו של דבר לטווח הקצר שלך לטווח הארוך מטרות ויעדים.

פריטים שתצטרך

• רשימת מטלות

• לוח שנה

עבור דרך רשימת המשימות שלך ומקם ערך מספרי עבור כל פריט על סמך העדיפות הנמדדת שלו. זה פקודות הפעולות שלך באופן שנותן לך את הסיכוי הטוב ביותר לעשות את ההשפעה הגדולה ביותר במהלך היום. לתעדף משימות על ידי החלטה על החשיבות של כל משימה המטרות שלך ואת המטרות. משימות מסוימות יגיעו עם תחושה טבעית של דחיפות, בעוד שאחרים עשויים לתת לך להשהות כדי להעריך אם יש להם כל חשיבות אמיתית בכלל.

להעריך את צרכי הזמן לביצוע כל משימה. הצב טווח זמן שמגדיר את הקצאת הזמן המינימלית והמקסימלית לביצוע כל משימה. משך הזמן הדרוש להשלמת משימה עלול להשפיע על העדיפות שלו ליום. לדוגמה, מטלה פשוטה שלוקחת חמש דקות להשלמה עשויה לקבל עדיפות על פני משימה עם חשיבות רבה יותר, שדורשת שלוש עד חמש שעות להשלמה. משימות הדורשות תקופות זמן ארוכות יותר, באופן טבעי, חייבות להיות מתוזמנות לאורך זמן רב יותר.

קבע מועדים עבור כל משימה. מועדים מתמקדים תשומת הלב שלך ולעודד את הציות שלך. לחלק מהמשימות יהיו מועדים שנקבעו על ידי גורמים חיצוניים כגון אלה שהוקמו על ידי לקוחות או מוסדות חיצוניים. משימות אחרות יחייבו אותך לקבוע תאריך יעד. זה יהיה מעוצב על ידי גורמים כגון כמות הזמן הדרוש כדי להשלים את המשימה והאם העבודה של אחרים נדרש כדי להשלים את המשימה. כמו כן, בעת הקצאת משימות משימה, זה עוזר לספק בקשות עם מועדים כי הם מעט מוקדם יותר מאשר המועד האחרון שלך למשימה.

תזמן משימות. זה כולל החלטה כיצד לסדר משימות ופעילויות בלוח השנה שלך. שקול את היחסים הטבעיים בין משימות כאשר תזמון אותם. תוכלו להרוויח את היעילות ביותר על ידי bundling משימות דומות יחד - למשל, השלמת חשבונית עבור פרויקטים שונים בזמן קבוצה אחת. כמו כן, שקול את פסגות האנרגיה האישית שלך במהלך היום, כאשר תזמון משימות. אם חוזק נפשי שלך פסגות בשעות הבוקר, משימות לוח הזמנים הדורשים תשומת לב מנטלית אופטימלית במהלך אותה תקופה. אם האנרגיה שלך יורדת עד השעה 15:00, זה עשוי להיות הזמן הטוב ביותר לתזמן מטלות פשוטות.

להיות גמיש. אתה יכול לתעדף, לקבוע מועדים ולוח זמנים משימות בצורה שהופכת את השימוש היעיל ביותר של הזמן שלך, רק כדי לקבל שיחת טלפון ממישהו שדחיפות הרשימה שלך דורש את הזמן ואת תשומת הלב. אל תתנו זה לשבש את המאמצים שלך. טכניקות ניהול זמן כוללים factoring בזמן להגמיש את לוח הזמנים היומי. כמו כן, אם אפשרות קיימא, לקבוע פרקי זמן מסוימים כמו "זמן הפרעה חינם" עבור משימות הדורשות רמות גבוהות של ריכוז.

עקוב אחר ההתקדמות שלך וסימן אותה. לפתח תרשים זרימה חזותית או גרף של רשימת המשימות שלך כי sequences פעילויות. לפתח תרשימי זרימת פעילות אישית עבור משימות עיקריות הכוללות סדרה של תת-משימות. כפי שאתה להשלים משימות subtasks, לחצות אותם מתוך הרשימה שלך. בסוף כל יום ואת סוף כל שבוע עבודה, לבדוק את ההתקדמות שלך לארגן מחדש את המשימות שלך עם רשימות טריות ותרשימים עבור היום החדש ואת השבוע החדש.

טיפים

• קבע אם יש לך מספיק משאבים להשלמת משימה. איכות העבודה היא בדרך כלל חשובה יותר מאשר פגישה המועד האחרון.