מנהל הפרויקט מקיים פגישות עם חברי צוות הפרויקט באופן קבוע כדי לדון בפרויקטים הנוכחיים שלה. בנוסף, מנהל הפרויקט יכול להקל על פגישות עם בעלי עניין בפרויקט, ניהול מנהלים ולקוחות לבעוט בפרויקט ועשוי לקיים פגישות מתמשכות כדי לספק עדכונים על הפרויקטים שלה לענות על שאלות על לוחות זמנים ותקציבים. הכנה לכל פגישה בפרויקט היא המפתח בהפיכת תועלת של הזמן שלך ושל המשתתפים בפגישה.
הזמן את האנשים המתאימים לפגישת הפרויקט. לקבוע את המטרות שאתה צריך להשיג בפגישה על בסיס המוזמנים. אם אתם נפגשים עם חברי צוות הפרויקט, אתם יכולים לקבוע מטרות לקבלת עדכוני סטטוס, פתרון בעיות פנימיות וחברי הצוות חולקים מידע אחד עם השני על הפרויקט. אם פגישה עם בעלי עניין בפרויקט, מנהלים ולקוחות, המטרה שלך היא לספק עדכונים על אבני דרך כלליות ולענות על שאלות.
בקש נושאים של סדר יום מהמזמינים מספר ימים לפני הפגישה. במקום להתחמק כדור עקומה הפתעה בפגישה, לשאול שאלות ונושאים דיון מאלה הקשורים לפרויקט. זה יאפשר לך זמן להכין ולהזמין אחרים שיכולים לתמוך בך בפגישה. לצפות מה המזמינים ירצו לשמוע ולדון על הפרויקט. לדוגמה, אם אתה יודע שהלקוחות רוצים לדון בחומרי שיווק, לקבל עדכונים ממחלקת התקשורת שלך ולהזמין נציג לפגישה.
צור סדר יום רשמי לפגישה בפרויקט. ציין את פרטי הפגישה, כגון שם הפגישה, התאריך, השעה, המיקום ומספר שיחת הוועידה בחלק העליון של הדף. רשימת נושאים כגון סדר היום של אבני דרך הפרויקט; מעמד של תחומים עסקיים פונקציונליים כגון IT, שיווק, משפטי ומחלקות רלוונטיות אחרות; תקציב הפרויקט; הצעדים הבאים; וכל הנושאים המוצעים לך על ידי אחרים.
שלח את כל המוזמנים הזמנה לפגישה אלקטרונית וסדר היום. כלול תוכנית פרויקט או דוח מצב ללוות את הדיון על מצב ציר הזמן. שלח את ההזמנה מוקדם ככל האפשר ופעל עם סדר היום ואת הקבצים המצורפים לפחות אחד עד יומיים לפני הפגישה. זה יאפשר המוזמנים שלך לעיין במסמכים ולהכין מראש.
בדוק פגישה הלוגיסטיקה כגון הזמנות חדר ישיבות ההתקנה בחדר כמה ימים מראש של הפגישה שלך. בדוק את מספר שיחת הוועידה ואת כניסות הפגישה באינטרנט, לפי הצורך, כדי לוודא שהן פועלות וקלות לגישה. כמו המשתתפים סביר לעבוד על מספר משימות, אתה לא רוצה לבזבז את הזמן של מישהו עם מספרי טלפון לקויים וקישורים אינטרנט.
