המעבר מחשבונאות ידנית למחשב ממוחשב הוא תהליך צעד אחר צעד שניתן לבצע בקלות וביעילות. אם זה סוף השנה הפיסקלית, אתה יכול להתחיל עם תחילת שנת הכספים החדשה. אין צורך לקלוט נתונים מתקופות קודמות, למעט הדוחות הכספיים לסוף השנה. אם זה לא סוף השנה, אתה צריך להחליט אם אתה רוצה לחכות עד סוף השנה או קלט למערכת את כל הנתונים המפורטים עד לנקודה זו בשנה.
מחקר ולהחליט על ציוד המחשב כי תזדקק עבור מערכת ממוחשבת חשבונאית שלך. רוב המחשבים כיום יש את היכולת של חבילת מדף מדף עבור עסק קטן. ודא שלמחשב שלך יש כונן קשיח עם כמה ג 'יגה בייט של שטח אחסון. ככל שהזמן עובר על רשומות ממוחשבות שלך יגדל ואתה רוצה את המחשב האחרון כמה שנים. אתה גם רוצה עיבוד תמלילים ותוכניות גיליון אלקטרוני, כמו גם האינטרנט ואת יכולת הדוא"ל.
הגדר את ציוד המחשב שלך ואת חיבור האינטרנט שלך. צעד זה חשוב כי כל חבילות תוכנה חשבונאית תהיה עזרה מקוונת זמינה אם אתה נתקל בבעיה. כמו כן במסגרת ההתקנה של המחשב שלך להקים אמצעי גיבוי של הקבצים שלך. אתה צריך גיבוי הנתונים שלך כל יום או אפילו לעתים קרובות יותר כאשר אתה עובד על משהו קריטי. קבצים ניתן לגבות בקלות על כוננים ניידים. חשוב להבין כי מערכת חשבונאית היא מסד נתונים שממנו מידע מאוחזר בעת הצורך.
מחקר ולהחליט אילו חבילת תוכנה חשבונאית היא הטובה ביותר עבור העסק שלך. רוב החברות הקטנות לעשות בסדר עם out-of-the-box חבילת תוכנה, כגון QuickBooks או Peachtree.
הגדר את חבילת התוכנה על-ידי מעקב אחר התפריטים המובנים. יצירת תרשים חשבונות עבור ספר החשבונות הראשי שלך. הגדר את חשבונות הבנק שלך והוסף את כל המידע הדרוש על הספקים שלך ועל הלקוחות שלך.
הזן את נתוני העסקה המפורטים הדרושים כדי לעדכן את הספרים הממוחשבים. יהיה עליך להזין את סוף השנה של השנה דוחות כספיים כמו יתרות ההתחלה שלך עבור השנה הנוכחית. לאחר מכן מפתח את נתוני העסקה המפורטים עבור כל חודש של השנה הנוכחית עד שאתה מעודכן. אם זה סוף השנה, פשוט להגדיר את יתרות ההתחלה עבור השנה החדשה ולעבוד קדימה, הזנת נתונים חשבונאית כמו עסקאות ואירועים להתרחש. כעת אתה פועל על מערכת ממוחשבת חשבונאית.
להחליט אם אתה רוצה בשנה שעברה הדוחות הכספיים נכנסו למערכת. על מנת לספק היסטוריה ברשומות הממוחשבות, ניתן להוסיף את הדוחות הכספיים משנים קודמות. אתה יכול לעשות זאת מדי חודש, רבעוני או שנתי חוזר כמה שנים. אין צורך להוסיף את נתוני העסקה המפורטים להיסטוריה, אבל צריך להיות שביל חוזר לרשומות ידניות.
