בקשה להצעת מחיר או בקשה להצעה, או RFP, היא מסמך הנעשה על ידי עסק או ארגון עבור ספקים. לדוגמה, חברת בנייה עשויה להזדקק לנגרים או שבית חולים יצטרך מעצב אינטרנט כדי ליצור אתר. RFPs הם בדרך כלל מסמכים רשמיים עם הנחיות עבור הספק. הם כוללים פרטים על העסק כי הוא עושה את הבקשה, את המפרט של הפרויקט העסקי, תהליך שידול עבור ספקים, תהליך הבחירה של בחירת הספק או הספקים, את תהליך החוזה ואת תהליך התקשורת במהלך שידול.
אסוף את כל המידע שלך מראש. יש את הדוחות הכספיים, תקציבים, חוזים, הסכמים וכל מסמכים רלוונטיים אחרים הנוגעים לפרויקט. זה יגרום לכתיבה שלך RFP קל יותר.
כתוב סקירה כללית או הקדמה, הנקראת לעתים "סיכום מנהלים". סעיף זה מציג את העסק או הארגון שמבצע את הבקשה ואת מקומה בתעשייה. הסיכום מציג גם באופן בולט את הפרויקט או הצורך העסקי שבו בקשות מבוקשים.
להציג את המפרט בבירור, במונחים שבהם הספקים יגיב. הגדר את אופי והיקף הפרוייקט, הצרכים שלך, התוצאה הצפויה שלך וכל מידע חיוני אחר. תהיה ספציפי; יש הבדל משמעותי בין צורך אתר אינטרנט שתוכנן וזקוק לאתר תוכנן, מעודכן ומנוהל באופן קבוע.
ברור לציין את ההנחיות כיצד תהליך התקשורת יטופל במהלך תהליך שידול. אם אתה רוצה ספקים ליצור קשר עם אדם אחד בארגון שלך, להבהיר את זה. אם תהיה מצגת עבור הספקים להשתתף, לכלול את כל הפרטים על זה. אם אתה לא רוצה ספקים ליצור איתך קשר בכלל במהלך התהליך, ציין את זה בהחלט. קבעו את האופן שבו הצעות המחיר יתקבלו על ידכם, בין אם הן חייבות להיות חתומות ומה המועד האחרון.
הסבר כי RFP אינו חוזה וכי התגובה אליו אינה מבטיחה בחירה. הקפד לכלול מידע שיגרום לתגובת ספק ששווי הזמן של הספק. לפרט פרטים על התקציב, החוזה, צורת התשלומים והערכת העבודה בזמן הפרויקט פעיל.
כלול כל שיקולים משפטיים, זכויות יוצרים, ביטוח ואתיים עבור הספקים לשקול. זה כולל, אך לא מוגבל, הסכמי סודיות, דרישות ספקי מיעוט, תקנות מקומיות, שיקולי בטיחות ושיטות עסקיות.
ציין כל הוראות ברורות לגבי האופן שבו התגובות צריכות להיות מעוצבות. להנחות את הספקים על איך אתה רוצה לראות את מספרי ההצעה שלהם, איזה מידע הם צריכים לכלול עם ההצעות שלהם, כגון עותקים של מידע ביטוח או רשיונות עסק.
כלול מסקנה מתוכננת לגבי תהליך הבחירה. תן לספקים לדעת אם הם יקבלו הודעה אם הם לא מקבלים את העבודה, כמו גם למה לצפות אם הם נבחרו לתפקיד.
