כאשר מתחילים ארגון חדש, בניית צוות או הגדרת פרויקט, חשוב לדעת מה המטרה והיקף נועדו להיות. המסמך המשמש לבירור זה נקרא מסמך צ'רטר.
מהו מסמך אמנת?
צ 'רטר הוא מסמך רשמי זה כמו מפת דרכים עבור מה ארגון, צוות או פרויקט נועד להיות ולהשיג. הוא כולל מי מעורב, מה המטרות, מי יש את הסמכות על מה ומי ומי יש מחזור החיים לקבוצה או לפרויקט כאשר הוא הושלם.
תרגיל היסטורי
מסמכים אמנתיים קיימים מאז ימי הביניים. המגנטה כרטא, שתחילתה בשנת 1215, הבהיר את תפקידו של מלך אנגליה בעת הקמת זכויות עבור הברונים, בעלי רכוש אחרים הכנסייה.
לאורך ההיסטוריה, צ 'אטרים הוערכו מסמכים המתאר זכויות ארגוניות הפרויקט, כמו גם מה צריך להיות מושלם. מחברות שכורות בעלות סמכויות מלכותיות, כפי שהן נקטו לגלות את העולם החדש באמצעות מסמכים המכתיבים זכויות קולוניאליות, מצבים של אתמול דומים במסגרת למסמכים הארגוניים של ימינו.
מהי אמנת פרויקט?
אמנת פרויקט לא רק להגדיר את השאיפות והשחקנים בפרויקט; זה מגן על צוות מ חשש "היקף השרץ" רואה פרויקטים רבים הופכים פרועים.
צ 'רטר הוא הרים לפני תוכנית הפרויקט; הוא מפרט את היעדים והיעדים של הפרויקט. הוא כולל גם את רקע הפרויקט, המסביר את מטרתו ואת מה שהוא צריך להשיג. האמנה מתארת את היקף הפרויקט ומציינת מה הם התוצרים, משימות הצוות אחראי על עבודות הצוות לא צפוי לבצע גם כן. האחרון הוא חיוני במניעת "זחילה היקף" שיכול להוביל אי פעם הרחבת האחריות, אשר בסופו של דבר יכול לאיים על מועדים.
האמנה צריכה גם להכתיב מנהיגות, בעלי עניין וחברי צוות. היא תציג תאריכים קריטית בפרויקט ובתקציב, יחד עם סיכונים והנחות, כמו גם תלות ואילוצים. יש להבהיר את רמת הסמכות של מנהל הפרויקט, כולל האם הם יכולים לשכור או לשרוף צוות. לבסוף, הוא צריך להקים תוכנית משחק תקשורת, כולל פרמטרים על כמה מהר תגובות צפויות על שאילתות.
אמנת הפרויקט אמורה להיות חתומה על ידי בעלי עניין עיקריים וניהול. זה צריך להפחית miscommunication ולספק אור מנחה חזק לחיים של הפרויקט. זה נחשב גם דרך "למכור" פרויקט לניהול לאישור.
כתיבת אמנת צוות טוב
בדומה לאמנת הפרויקט, אמנת צוות צריכה לבצע את אותם הדברים עבור כל צוות. מרכיביו דומים אך מוחלים על הצוות במקום על פרויקט.
זה יסביר מדוע הקבוצה נוצרת ואיזה סוג של פרויקטים היא תהיה חוד החנית תוך הגדרת המטרות של העתיד של הקבוצה ופרמטרים להבהרת למדידת ההצלחה של הקבוצה.
האמנה תבהיר בבירור תפקידים - מי אחראי, מה הסמכות שלהם כרוכה, מי חברי הצוות, מה הכישורים כולם מביאים לשולחן וכיצד מיומנויות אלה יהיה הכי טוב. המסמך יבחן את התקציב המוקצה לצוות ואת המשאבים העומדים לרשותם. כמו כן, היא קובעת כיצד יבוצעו ביקורות וביקורות פנימיות לגבי ההתקדמות בפרויקטים של הצוות, יחד עם ביצוע הערכות הצוות ותדירותו. שיטות תקשורת וציפיות צריך להיות מתואר.
אמנת צוות טוב צריך לעזור לשמור על miscommunication למינימום לשמור על צוות התמקדו המטרות שלה.
לוחמים כמדריכים
מסמך האמנה מבהיר מבני כוח, קובע תוכניות תקשורת ומשמש כמדריך גס לתקציבים והקצאות. כל זה עשוי להיתפס כמו hamstringing עניינים לפני שהם אפילו להתחיל. אבל האמנה מסייעת להגן על פרויקטים ועל צוותים על ידי הגדרת הנחיות ושאיפות ברורות כמו גם מגבלות על ציפיות ותפקידים. מסמך צ'רטר כתוב היטב יספק ויגן על היקף הצוותים, הפרויקטים והארגונים.
