מכתב בקשה לעסקים יכול להיות דרך יעילה לבקש תשלום, לחפש ציטוטים או הערכות או לבקש מידע. מכתבים שנכתבו באופן מקצועי הם ספציפיים, מפורטים ו-לנקודה. הם גם מספקים את כל המידע הנמען צריך לציית לבקשה במועד מדויק ומדויק.
השתמש בתבנית ובשפה מקצועיים
מכתב בקשה עסקית צריך להיות כתוב על נייר מכתבים של החברה והגיע הפרט או המחלקה ביצוע הבקשה. לדוגמה, מכתב למועמד פוטנציאלי המבקש מידע נוסף צריך לבוא מתוך משאבי אנוש או מנהל הגיוס, בעוד מכתב בקשה המבקש דגימות המוצר צריך לבוא ממפקח מחלקת הרכש. עקוב אחר העסק המסורתי מכתב עיצוב ברחבי ולהשתמש בשפה רשמית להעביר תמונה מקצועית. לדוגמה, "גב 'סמית היקרה".
להגיע לנקודה
כתוב פתח שאומר לקורא מה אתה צריך מיד את המחבט. לדוגמה, "החשבון שלך חלף ב -90 יום, ודורש פעולה מיידית", או "קורות החיים שלך מרשימים ואני רוצה לראות מכתבי המלצה וכן את תמלילי המכללה שלך". אל תגרום לכך שהנמען יעבור דרך מידע מיותר כדי להגיע לנקודה שלך.
תהיה ספציפי
ספק את כל המידע שהנמען צריך לעמוד בבקשתך, כגון הפניה להזמנת רכש או מספרי חשבונות או עותקים של חוזים או של מדיניות. סימוכין הפניה או קבצים מצורפים בגוף המכתב שלך. לדוגמה, "כפי שתראה בעותק המצורף להסכם המקורי שלנו, אספקת המוצרים מתוכננת ביום שני הראשון של כל חודש. זוהי בקשה לשנות את התאריך הזה ביום שני השלישי של כל חודש ".
הפוך את בקשתך
פרט בדיוק מה אתה רוצה שיקרה הבא אז אין מקום לאי הבנה מהנמען. לדוגמה, "החשבונית שלך חייבת להיות משולמת במלואה עד ה -15 ביוני 2015, או שנאלץ להפסיק את השירות שלך". הקפד לציית לצירוף של מעטפה חותמת עם כתובת עצמית, קישור לדף אפשרויות התשלום באתר של החברה שלך, תווית דואר או כתובת הדואר המלא שלך.
מכתבי בקשה לדוא"ל
בעוד הגישה הבסיסית זהה חל על דואר אלקטרוני, כמו גם מכתבים דואר רגיל, יש כמה הבדלים לציין. השתמש הלוגו של החברה שלך ואת החתימה האלקטרונית ולשמור על כל רשמי רשמיים מכתב מכתב אחר. כמו כן, לבקש קבלה לחזור כדי לוודא את הנמען קיבל התכתבות שלך.
שמור רשומות
הדפס עותק של מכתבי הבקשה שלך לעיון משלך. זה חשוב במיוחד אם אתה כותב מכתבים אוסף. במקרה החוב חייב להיות פנה סוכנות אוסף או עורך דין, יהיה לך נתיב נייר המציין מה עשית כדי לאסוף את החוב עד כה.
