כרטיס אשראי רפאים הוא כרטיס אשראי וירטואלי. תאגידים, סוכנויות ממשלתיות ומעסיקים גדולים אחרים משתמשים בכרטיס אשראי רפאים כחלופה להנפקת כרטיס אשראי לכל עובד. כל עובד משתמש במספר הרוחות, ולאחר מכן הארגון משלם את כל החיובים באמצעות חשבון אחד.
הטבות מעביד
כרטיס אשראי רפאים מפחית הונאה overspending. העובד אינו יכול להוציא כסף מכרטיס שהמעסיק מחזיק בו ללא אישור, שכן ההזמנה מסופקת רק לאחר שהמעסיק מסמיך את החיובים מחשבונו. העובד לא יכול להוציא יותר כסף מאשר תקציבי החברה לנסיעה עסקית אם כרטיס יש גבול גבוה יותר מאשר התקציב מאפשר.
הטבות עובד
כרטיס אשראי רפאים מקטין את הסיכון האישי של העובד. אם העובד משתמש בכרטיס שלה כדי לשלם עבור כרטיסי טיסה, ארוחות והזמנות למלון, היא אחראית לתשלום הצעת החוק. החברה זקוקה זמן כדי לאמת את החיובים האלה, כך שזה לא יהיה להחזיר את העובד מיד, והיא עשויה לשלם תשלום ריבית נוספת.
בת זוג
כדי להקים כרטיס אשראי רפאים, הארגון צריך להקים הסדר עם חברה אחרת. חברה זו אינה צריכה להיות חברת כרטיסי אשראי, וסוכני נסיעות רבים מציעים שירות כרטיס אשראי רפאים. סוכן הנסיעות מבצע הזמנה לעובד הארגון באמצעות מספר כרטיס האשראי הרפאים, במקום להזדקק למספר כרטיס אשראי תקף, משום שהארגון ישפה את סוכנות הנסיעות.
שימוש מחלקתי
חברה יכולה להקצות מספר כרטיס רפאים אחד ליותר מעובד אחד. לדוגמה, זה יכול לתת לכל מחלקת השיווק את מספר כרטיס רפאים אותו. כמו קוד מספרי שהוקצו לקטגוריה של הוצאות על תרשים של חשבונות, זה עוזר לחברה לארגן ולעקוב אחר הוצאותיה על ידי המחלקה.
ספקים
חברה יכולה גם להקצות מספר כרטיס רפאים לספקים שלה. אם עובדים רבים לרכוש ציוד משרדי כגון דיו ונייר מאותה חנות, קל יותר עבור החברה לעקוב אחר קבלה אחת עבור כל האספקה של הספק מאשר לעקוב אחר כל הקבלה הפרטית מכל עובד.
בתי מלון
מלונות מסוימים מקבלים גם כרטיסי רפאים. על פי משרד חשבונאות כללי של אריזונה, מלון בדרך כלל יקבל מספר כרטיס רפאים כדי להזמין ולבדוק חדר. אם העובד משתמש בכרטיס האשראי רפאים כדי לשלם את החשבון בקופה, המלון עשוי לשלם תשלום גבוה יותר לרשת הסוחר כרטיס האשראי שלו, כי העובד אינו משלם את הצעת החוק עם כרטיס אשראי תקף, ולכן המלון עשוי להחליט לא לקבל את כרטיס הרפאים לתשלום.
