הכנה נכונה של חשבוניות מסחריות עושה את זה סביר יותר את העסק שלך ישולם עבור המוצרים או השירותים שלה בזמן. גישה יסודית החיוב יכול גם לעזור לך לשמור על רשומות טובות יותר ולשמור תקצוב שלך על המסלול.
יצירת טופס סטנדרטי
צור תבנית חשבונית מסחרית הכוללת קטגוריות עבור כל המידע הרלוונטי. טופס המילוי צריך לכלול את נייר המכתבים של החברה או את הלוגו שלך ואת פרטי הקשר, כולל מספרי טלפון ופקס וכתובות דוא"ל וכתובות אתר. כלול נקודות כדי למלא את תאריך ההזמנה ואת תאריך החשבונית, שם של איש מכירות או מספר קוד ומספר רישיון הקבלן שלך או מזהה מס, אם רלוונטי. יצירת עמודות המאפשרים לך למלא כמויות, תיאורים ומחירים עבור הפריטים שנמכרו פריט שורה להוספת מס מכירות וחישוב כולל. להשאיר מקום הערות.
תהיה ספציפי
בעת פירוט השירותים או הפריטים שנמכרו, היו ספציפיים. כלול מספרי חלקים, קודי ייחוס או תיאורים המבהירים לך ולקונה שלך מה החשבונית מתייחסת. לשבור עבודה לפי שעה, וכולל תיאורים של השירותים שבוצעו. זה עוזר לך לעקוב אחר מלאי מוצר עבודה ומאפשר ללקוח לראות רשימה מפורטת של מה הוא מחויב עבור. במקרה של מחלוקת, חשבונית יכולה לנקות את אי ההבנה ולעזור לך למנוע עיכובים התשלום. אם מספר הזמנת רכש או קוד אישור מהקונה היה מעורב בעסקה, כולל גם זאת.
התחבר
צור גרסה אלקטרונית של החשבונית המסחרית שלך כדי להפוך את תהליכי החיוב למהירים ויעילים יותר. חשבוניות שנוצרו באופן אלקטרוני ונשלח באמצעות דוא"ל ניתן גם לעקוב ביעילות, במיוחד אם אתה מבקש "קריאה לקרוא" כדי לעקוב אחר כאשר הנמען קיבל ופתח את המסמך. זה ימנע תביעות פוטנציאליות של חשבונית ללכת לאיבוד בדואר. אם אתה מנפיק חשבוניות נייר, כולל מעטפה ששולמה על ידי דואר לעידוד תשלום מיידי.
ספק אפשרויות תשלום
הערה על החשבונית כאשר מועד התשלום, וכן רשימת עונשים או חיובים עבור תשלומים מאוחר. כלול הוראות כיצד ניתן לשלם את החשבונית, כגון אפשרויות מקוונות, בדיקת חברות, המחאה של הקופאית, הזמנת כסף או כרטיס אשראי של חברה. ספק את המספר הישיר למחלקת הנהלת החשבונות שלך במקרה שהלקוח מעוניין לבצע תשלום באמצעות העברה בנקאית או כרטיס חיוב בטלפון.
