רוב החברות להכין תקציב שנתי, המכונה גם תוכנית שנתית. ההנהלה הבכירה, ובמיוחד המנכ"ל, אחראית לאישור התקציב הסופי, שהופך אז למדריך להפעלת החברה. תהליך האישור יכול לפעמים להימשך זמן רב יותר מאשר הכנת התקציב עצמו, כי יש החלטות קשות על מתן עדיפות להוצאות. קבלת החלטות אלה מחייבת דיון רב בין צוות הניהול.
איחוד תקציב
בתאגידים גדולים דיים שיהיו להם מחלקות או אוגדות, מנהלי היחידות הפונקציונליות הללו אחראים להכנת תקציבים משלהם, אותם הם מגישים למחלקת הכספים. תקציבי המחלקה מאוחדים על ידי צוות הכספים כדי ליצור את התקציב עבור החברה כולה. תהליך התקצוב מתחיל לעיתים קרובות עם ההנהלה הבכירה ומספק הנחיות למנהלי החטיבה להשתמש, כגון הנחות על מה הסביבה הכלכלית תהיה בשנה הקרובה. אם תקציב של מנהל אושר או לא הוא לעתים קרובות פונקציה של כמה הוא עוקב מקרוב את ההנחיות שניתנו. אם ההנהלה הבכירה מנסה לשמור על עלויות נמוכות, מנהל שיציע גידול של 20% בהוצאות עבור המחלקה שלו, קרוב לוודאי צריך לשנות את התקציב שלו.
סקירה על ידי צוות האוצר
מחלקת הכספים עורכת את הסקירה הראשונית של תקציבי המחלקה. הם מנתחים את ההוצאות המוצעות, או במקרה של מחלקות המניבות הכנסות, את ההנחות המשמשות להכנת תחזית ההכנסות. הם מחפשים שונות משמעותית מתקציב השנה שעברה. מטרתם היא לוודא שכל תקציב סביר וניתן להשגה. הם גם רוצים לזהות קיצוצים אפשריים בתקציב במקרה וניהול העליון מחליט את סך ההוצאות המוצעות עבור החברה הם גבוהים מדי.
סקירה על ידי ניהול למעלה
ההנהלה הבכירה בוחנת את התקציב המאוחד ומחליטה האם תחזיות ההכנסות והרווחים תואמות את היעדים שנקבעו לשנה הקרובה. אם הרווח הצפוי הוא מתחת למה שהם ציפו, החברה או צריך לקבוע דרכים ליצור הכנסות נוספות או לבצע קיצוצים בהוצאות כדי לשפר את הרווח בשורה התחתונה. הניתוח הניתן על ידי מחלקת הכספים הוא מאוד שימושי לסייע להם לזהות את האזורים הזקוקים להסבר נוסף של מנהלי החטיבה - או הוצאות פשוט נראה גבוה מדי וניתן לחתוך.
דיון עם מנהלי האגף
ההנהלה הבכירה נפגשת עם כל מנהל אגף, לעיתים עם חבר צוות האוצר, כדי לקבל הבנה טובה יותר של בקשות התקציב שהמנהל הגיש. מנהל האגף חייב לבוא מוכנים להגן על בקשותיו. ההנהלה הבכירה צריכה לשקול את ההשלכות של קיצוצים משמעותיים בתקציב. קיצוץ בהוצאות השיווק למשל יכול להשפיע לרעה על ההכנסות בעתיד. ניהול למעלה יש את המשימה הקשה של לוודא כל מחלקה יש את המשאבים שהיא צריכה לתפקד ביעילות תוך שמירה על סך ההוצאות מספיק נמוך כי החברה יכולה לשמור על הרווחיות.
ביצוע החלטות קשות
מנהל מחלקה לא יכול להיות מאושר עם התקציב הסופי שלו אם הוא רואה וניהול העליון עשה קיצוצים משמעותיים. אבל אני מקווה שהמנהל העליון מסר את הסיבות להחלטות קשות אלה. כאשר תהליך האישור התקציבי מסתיים, כל מנהל צריך להרגיש מטופל למדי. באופן אידיאלי, הוא מרגיש שיש לו מספיק משאבים כדי להגיע מטרות מחלקתי שלו וכתוצאה מכך הוא מוכן לתת מאמץ מקסימלי בשנה הקרובה.
