כאשר חוזה מסתיים, את סכום הכסף המתוקצב עבור החוזה צריך להתאים את מה ששולם. בפועל, ייתכן שיהיו טעויות, בונוסים שלא נצברו, עמלות מופרות ומקומות אחרים בתקציב החוזה שבהם הספרים אינם מאוזנים. פיוס החוזה הוא תהליך של הסברה ופתרון של כל הקצוות הכספיים הפטורים: החובות כרוכות במציאת שגיאות, מציאת הסיבה, חישוב גודל וחישוב כיצד לתקן אותן.
נייר
המשימה הראשונה של פיוס החוזה היא ללכת על הניירת, על פי משרד ההגנה. תפקידם של העובדים העובדים על פיוס כולל השוואת החוזה הבסיסי, יחד עם כל שינוי הוראות, עם רשומות החיוב, שוברי תשלום, מערכות חשבונאות רשמיות וכל עסקאות שכבר עובדו. הממשלה הפדרלית פיתחה מערכות פיוס של מחשבים המאפשרות לצוות הפיוס להתאים את המסמכים שהוגשו אלקטרונית במחלקות השונות.
תיעוד
זה עלול להתברר יש מסמכים חסרים אשר לא ניתן ליישב את החוזה כראוי. במקרה זה, התפקיד של הצוות הוא לבצע חיפוש ממצה של הרשומות, אלקטרוניים עותק קשיח, כדי למצוא את התיעוד. אם חלק מהחומר לא ניתן למצוא, אז הצוות צריך לעשות את הטוב ביותר שהם יכולים עם המידע שהם עושים.
אי התאמות
תפקידו הבא של הצוות הוא למצוא את הסיבות לאי-התאמות. סיבות אפשריות כוללות הונאה, טעויות חשבונאיות, ירידה במחיר של אספקה או קבלן שלא חזר תשלום עודף עדיין.
התאמת הספרים
לאחר איתור השגיאות, החובה הסופית של עבודה לפיוס חוזה היא לעדכן את החשבונות-התאמתם כאשר תשלומים חוזרים מוחזרים, או כדי להסיר שגיאות, או כאשר סוף סוף שוברים תשלום נשלחים סוף סוף.
