רוב מי שעובד מקבל מופגז מדי יום על ידי הודעות דוא"ל אינסופיות. רבים של הודעות דוא"ל אלה נסרקו במהירות נמחק, אם הם אפילו פתחו בכלל. כאשר אתה שולח דוא"ל העסק לעמית, עובד או לקוח, אתה לא רוצה שזה בסופו של דבר ערימת להשליך. היכרות עם פורמט הדוא"ל העסקי יכול לעשות את ההבדל בין שיש את הדוא"ל שלך לקרוא שיש את זה זרקו את האשפה וירטואלי יכול.
מהו פורמט דוא"ל עסקי?
תבנית הדוא"ל העסקית היא נוהג טוב לשליחת כל סוג של התכתבות מטעם החברה שלך. הוא מספק מבנה רשמי המסייע לך להעביר את המסר שלך ולקבל תגובה.
האלמנטים של דוא"ל עסקי כוללים:
- שורת נושא מפורטת. השתמש בשורת נושא המעודדת את הקורא לפתוח את הדוא"ל שלך. ככל שאתה ספציפי יותר, כן ייטב. כלול כמה מילים על מה הדוא"ל הוא על - מפגש בשבוע הבא כדי לדון בהצעה - ולא מילה מעורפלת, כמו שלום. להיות ספציפי מסייע למנוע את הדוא"ל שלך להיתפס מסנן דואר זבל, לא עושה את זה לנמען מלכתחילה.
- ברכה מקצועית. איך אתה מברך את האדם תלוי ביחסים הקיימים מראש שלך, אם יש לך אחד. אם אתה מושיט מישהו חדש או שהוא בעמדה יותר בכיר, זה נכון להשתמש ברכה רשמית יותר כמו מר ג'ונס היקר. אם אתה עובד עם אדם זה לפני ויש לי יחסים מזדמנים יותר, זה בסדר להשתמש בשם הפרטי של האדם, כמו היי, קים. ודא ששם האדם מאוית נכון, וכתובת האימייל נכונה.
- הודעה תמציתית. הגוף של הדוא"ל העסק צריך להיות ישיר ועד לנקודה. האדם קורא את זה לא תמיד יש הרבה זמן, אז לא עושים את זה ארוך מדי ומפורט. השתמש במשפטים קצרים ובפסוקים, וכולל רק מידע רלוונטי. לדוגמה, משפט או שניים על למה אתה רוצה לפגוש את הזמנים המוצעים. זה גם מקל על אנשים לקרוא את ההודעה על הטלפונים שלהם, שבו הם עלולים לפתוח הודעות דוא"ל. הקפד להשתמש עיצוב דוא"ל בסיסי, גם אם אתה מתפתה להשתמש הרבה צבעים או emojis.
- חתימה. בעת שליחת דוא"ל עסקי, זה תמיד רעיון טוב לסגור עם חתימת דוא"ל. כלול את שמך, את תפקידך, את החברה ואת פרטי הקשר. זה יכול לכלול גם קישורים מדיה חברתית או אתר האינטרנט שלך, מה שהופך אותו נוח עבור הנמען יש גישה אלה. פשוט לא לכלול כל כך הרבה מידע כי זה נראה עמוס. החתימה שלך יכול להיות מתוכנת מראש לתוך הגדרות הדוא"ל שלך כך שהוא נכלל באופן אוטומטי על כל הודעות דוא"ל שאתה שולח.
למה אתה צריך לדעת את העסק פורמט דוא"ל
דוא"ל עסקי הוא בעצם כמו כל מכתב עסקי אחר, אבל נשלח אלקטרונית. וכן, כמו כל מכתב עסקי, הקפד להשתמש בתבנית הנכונה אז אתה נתקל מקצועי ככל האפשר. אתה לא רוצה לשלוח דוא"ל כי הוא מזדמן או לא אישי, במיוחד עבור דאגה עסקית חשובה.
הפורמט העסקי של העסק מספק מבנה קל שניתן להתאים לכל דוא"ל עסקי. זה נועד לספר לנמענים בדיוק מה המסר הוא על ולעודד אותם לפתוח את הדוא"ל ולקרוא אותו. הפורמט העסקי דוא"ל גם מאפשר לך להיות רשמי או מזדמנים, בהתאם לנמען. תמיד להישאר מקצועי וידידותי הדוא"ל שלך. כתוב באופן המעודד את הנמען לקרוא את הודעתך ולהגיב לבקשה שלך.
אתה מייצג את העסק שלך עם כל דוא"ל שאתה שולח. לימוד תבנית הדוא"ל העסקית יכול לעזור לך לעשות רושם טוב הן על אלה שאתה עובד עם אלה שאתה רוצה לעבוד עם.
דוגמה לפורמט עסקי דוא"ל
הדרך המדויקת שבה אתה פורמט את הדוא"ל של העסק שלך תלויה באישיות שלך, במה מדובר באימייל ובאילו אנשים אתה שולח אותו. עקוב אחר פורמט עסקי בסיסי זה:
נושא: סקירת תוכנית שיווק קיץ
היי סאם,
מצורף הוא תוכנית שיווק הקיץ שאני שם. אני מעריך את זה אם אתה יכול לסקור את זה ולהודיע לי אם יש לך הצעות.
האם יהיה לך זמן לעבור על זה איתי ביום שלישי הבא או ביום רביעי?
תודה,
ג'ני
כותרת, שם חברה ומידע ליצירת קשר
כמו תמיד, הקפד לבדוק איות ודקדוק לפני שאתה מכה לשלוח.
