השימוש המוגבר במערכות אלקטרוניות לניהול חשבונאי ופיננסי בחברות הפחית את השימוש במסמכים פיזיים בחברות רבות. ההסתמכות על מערכות ניהול רשומות דיגיטליות ותוכניות חשבונאות פיננסיות אפשרו לחברות ביקורת מסוימות להציע ביקורת ללא נייר לחברות שמנהלות בעיקר משרד ללא נייר. מודלים לביקורת ללא נייר הוקמו באמצעות תקנות ממשלתיות, ביקורת על שיטות מועדפות של חברות ועל הצעות לארגון חשבונאי.
נגישות
חברות אשר בוחרים ביקורת ללא נייר יכול לספק נגישות מוגברת למסמכים כספיים הצהרות לביקורת כוח אדם. נגישות מוגברת יכולה להקטין את משך הזמן הנדרש על ידי צוות החשבונאות והפיננסים כדי לספק מסמכים למבקרים. בהתאם לדרישות האבטחה, הנגישות עשויה לאפשר למבקר לנהל את הביקורת שלהם מחוץ למתקן העסקי.
יכולת מעקב
רוב מערכות הביקורת ללא נייר מציעים יכולות דיווח ומעקב לאורך כל תהליך הביקורת. מנהלים מהחברה המבוקר וכן הנהלת חברת הביקורת יכולים לעקוב ולעקוב בקלות אחר כל שלב בתהליך הסקירה. מעקב מוגבר זה עשוי לסייע בהתייעלות דרישות המשאבים ועוזר לנהל את ציר הזמן של הביקורת. מעקב וניהול זמן יכולים להיות חיוניים, במיוחד עבור חברות ציבוריות עם מועדי הדיווח הנדרשים על ידי ה- SEC.
פחות בזבוז
צמצום הצורך עותקים כפולים של מסמכים פיננסיים, מתקני אחסון וציוד משרדי יכול להפחית את כמות הפסולת שתי החברות לייצר. ביקורות ללא נייר משתמשות בנייר פחות, טונר דיו, חשמל וציוד משרדי מאשר ביקורת מסורתית. הירידה בנייר ואספקה נלווים יכולה להציע חיסכון בעלויות ותועלת אקולוגית. זה מוקד ירוק עשוי להיות חשוב עבור חברות שרוצות לקדם את החברה שלהם להיות ידידותי לסביבה.
סקירה מהירה יותר
ביקורת ללא נייר עשויה להימשך פחות זמן מאשר תהליך הביקורת המסורתי לנייר. מסמכים פיננסיים ניתן לטעון בקלות לבדיקה וניתוח עם דיוק רב יותר. עיבוד אלקטרוני של משימות ביקורת ממזער טעויות אנוש ואת הצורך להזין מידע באופן ידני לתוך מערכת ביקורת. כאשר פריט ביקורת מסומן לבדיקה נוספת, המבקרים יכולים בקלות לשלוח את המידע לעופרת הפיננסית לבדיקה ומידע נוסף. ביקורות אלקטרוניות עשויות להימשך פחות זמן מאשר פגישות פיזיות פנים-אל-פנים עם טופסי נייר. פחות עבודה ידנית וסקירות פשוטות יותר יכולות להקטין את ציר הזמן הכולל של הביקורת.
אבטחה מוגברת
מסמכים פיזיים קשים יותר לאבטחת מסמכים אלקטרוניים. נתונים אלקטרוניים ומסמכים יכולים להיות מאובטחת באמצעות סיסמאות ושיטות אבטחה דיגיטליות אחרות. מערכת מעקב אלקטרונית יכולה גם להודיע על כך שסקר כל אלמנט נתונים למטרות בדיקה ביטחונית. מסמכים פיזיים ניתן להעתיק, לאיבוד או להציב במיקום לא מאובטח. ביקורת ללא נייר מגבירה את האבטחה של המערכת הפיננסית של החברה.
