נדרשות ביקורות פיננסיות שנתיות לכל החברות הציבוריות. חברות פרטיות רבות, במיוחד אלה המקבלות מימון ממשקיעים, חייבות גם הן לעבור ביקורת שנתית. בהתאם לגודל ומורכבות של החברה, ביקורת פיננסית עשויה להתרחש על פני כמה חודשים ועלות כמות ניכרת של כסף. תהליך מכרז ביקורת מתחיל עם שידול של הצעות. חברות הביקורת מציעות הצעות רכש לביקורת, המוגשות על פי ההוראות המפורטות במכתב המכרז לביקורת או בבקשה.
מסמך המכרז
חברת השדולה שולחת מכתב למכרז של שירותי ביקורת לחברות המבקשות הצעות. התנאים שנקבעו במסמך כוללים את המגבלה של מכרז אחד בלבד למכרז, את תהליך הבדיקה ואישור ציר הזמן, זכאות וקריטריונים לבחירה. במכתב נדונו גם ביקורים באתר והוצאות מכרז קשורות.
הכנת מכרזים
משרד ביקורת מכין מסמך מכרז, אשר חייב לדבוק בתנאים מסוימים מכילים רכיבים מסוימים כפי שנדרש על ידי חברת גיוס פוטנציאלי. לכל תהליך יכולות להיות דרישות משלו, אך בדרך כלל, על המכרזים לכלול טיוטת חוזה. חוזה זה צריך לכלול תנאים כלליים כתובת כל תנאים מיוחדים. זה אמור לספק הסבר של התנאים המוצעים כוללים מודל של ההצעה הכספית עבור עבודת הפרויקט הביקורת.
כישורים
מכרז משרד הביקורת יכלול את תנאי ההעסקה, ניסיונם של חברי הצוות ותיאור אנשי מפתח - בדרך כלל מומחים אשר יהיו חלק מצוות הביקורת. משרד הביקורת יצטרך לספק ארגון מתודולוגיה ביקורת הביקורת. זה כולל את הרציונל, האסטרטגיה, לוח הזמנים של הביקורת וראיות של ניסיון רלוונטי. חברת השידול עשויה לדרוש מספר מינימלי של ביקורות שהושלמו בעבר, הדומות בהיקף או בטבע לצרכיה.
הגשת מכרזים
חברות הביקורת צריכות לדבוק בתהליך הגשת מכרזים רשמי. המכרז חייב להיות חתום ומסופק כפי שצוין על ידי הלקוח הפוטנציאלי. זמן הגשה ותאריך יזוהו במכתב ההזמנה. המכרזים יכולים להגיש גרסאות של הצעותיהם, אך עליהם לארוז אותם בנפרד, ולסמן אותם בבירור כגרסאות. המכרזים שהתקבלו לאחר המועד האחרון הם בדרך כלל לא נחשב. אם המבקש מבקש לשנות או לבטל את המכרז, עליו לתת הסבר בכתב, כפי שנמסר באותו אופן כמו במכרז המקורי.
הערכת הצעות
כאשר משרד השידול מקבל מכרזים, תהליך ההערכה בדרך כלל נשאר חסוי עד קבלת עבודת הביקורת. אם משרד השידול הוא גוף ציבורי, ניתן לפתוח את הצעות המכרז באסיפה ציבורית, וכתוצאה מכך יפורטו פרטי המכרז. זה יכול לכלול שמות המתמודדים, מחירים, גרסאות הצעה וכל מידע אחר נחשב רלוונטי. בעוד משרד שידול מעריך את ההצעות, הוא עשוי לבקש המכרזים לספק הבהרה על נקודות מסוימות או בעיות. המכרזים ייבדקו על פי קריטריונים כגון עמידה בדרישות ניהוליות, זכאות ודרישות טכניות. המכרזים העונים על הדרישות הטכניות עשויים להתבקש להגיש תיעוד טכני נוסף או דוגמאות. לבסוף, המכרזים יעברו הערכה פיננסית כאשר המשרד שידול מעריך את ההצעה הפיננסית הטובה ביותר.
הענקת החוזה
עם בחירת מכרז מוסמך, ייקבע הפרס בכתב ויימסר לחברה הזוכה. גם חברות המוצעות לא מוצעות מקבלים הודעה, בדרך כלל עם פרטים על המציע הזוכה, כגון המחיר המוצע והשם של המשרד. ההודעה תציין גם מדוע לא נדחה המציע כושל וציין את המועד האחרון להגשת ערעור.
