ספרי החשבונאות הארגונית הם קריטיים בכלכלות המודרניות משום שהם מסייעים לחברות לרשום ולדווח על עסקאות פיננסיות בהתאם לכללי חשבונאות מקובלים בארה"ב (GAAP) ולתקני דיווח כספי בינלאומיים (IFRS). ראשי החטיבה ביחידות העסקיות החשבונאיות מבטיחים כי העובדים יפעלו בהתאם לנהלים בעת רישום עסקאות בכתבי עת, ספרי חשבונות ראשיים וספרי חשבונות.
כתב עת
יומן הוא רישום חשבונאי המציג שתי עמודות - אחת לחיובים והשני עבור זיכויים. מנהל חשבונות, או פקיד חשבונאי, רושם עסקאות תפעול על ידי חיוב וזיכוי של חשבונות פיננסיים כגון נכס, התחייבות, הון, הכנסות והוצאות. פקיד חשבונאי מחייב חשבון או חשבון נכס כדי להגדיל את היתרה שלו, ומקבל את החשבון כדי להפחית את הסכום. ההפך הוא הנכון לגבי הכנסות, חובות והון עצמי. נכס הוא משאב כי המשרד מחזיקה כגון קרקע או במזומן. התחייבות היא הלוואה שתאגיד חייב לפרוע או התחייבות פיננסית עליה הוא חייב לכבד. הכנסה היא הכנסה שארגון מרוויח על ידי מכירת מוצרים או מתן שירותים. פריטי הוצאות הם חיובים, או עלויות, כי המשרד צובר מוכר מוצרים או מתן שירותים. חשבון הון מתייחס לעסקאות עם בעלי תאגידים.
גנרל לדג'ר
ספר חשבונות ראשי כולל את כל העסקאות של מנהל חשבונות של החברה בכתבי עת. US GAAP ו- IFRS דורשים מחברה לדווח על דיווח מלא ו"הוגן "של דוחות ספר ראשי בעת הגשת נתונים רגולטוריים. בלשון חשבונאית, "הוגן" פירושו מדויק או אובייקטיבי. סט מלא של דוחות ההנהלה כולל מאזן (או דוח על המצב הכספי,) דוח רווח והפסד (הידוע גם בשם דוח רווח והפסד או רווח והפסד,) דוח על תזרימי מזומנים ודוח רווח והפסד (הנקרא גם דוח על השווי המאזני). מאזן מאזן את נכסי החברה, התחייבויותיה ואת ההון העצמי בנקודת זמן נתונה. P & L של החברה מציין את ההכנסות של החברה, רווחים, הוצאות והפסדים במהלך תקופה של זמן. דוח על תזרימי המזומנים מספק תובנה לגבי תזרימי המזומנים של הארגון מפעילות שוטפת, תזרימי מזומנים מפעילות השקעה ותזרימי מזומנים מפעילות מימון. הצהרה על העודפים מורה לקורא על עסקאות עם בעלי תאגידים כגון תשלומי דיבידנד ורכישת מניות או מכירות.
חברת הבת לדג'ר
ספר חשבונות של חברה בת הוא חלק מהספר הראשי. לדוגמה, דוח ספר מאזנים עשוי לכלול נתוני ספר חשבונות ראשי לנכסים והתחייבויות לזמן קצר וכן רכוש קבוע וחוב לטווח ארוך. נכס לטווח קצר הוא משאב כי החברה מצפה להמיר מזומנים (למכור) בתוך שנה. דוגמאות לנכסים לטווח קצר כוללות מזומנים, חייבים ומלאי. נכסים לטווח ארוך או קבוע כוללים מכונות וציוד. התחייבות לזמן קצר היא חוב המגיעים תוך 12 חודשים, כאשר לווה חייב לפרוע התחייבויות לזמן ארוך לאחר שנה או יותר.
