מעקב אחר כל ההכנסות וההוצאות של החברה שלך יכול להיראות מדהים, גם כאשר אתה מנהל עסק קטן. יש חישובים לעשות, דוחות להכין, חשבונות לשלם מסים לקובץ. רשימת הפיננסים כי צריך להיות הידור חודשי, רבעוני ושנתי הוא לעתים קרובות אינסופית.
החדשות הטובות הן כי עסקים קטנים חשבונאות תוכנה קיימת כדי לסייע לייעל את התהליך. התוכנה הנכונה מאפשרת לך לעקוב אחר כל המידע הפיננסי שלך במקום אחד לגשת דוחות בזמן אמת אתה צריך לשמור על החברה שלך פועל בצורה חלקה.
למה אני צריך תוכנה לעסקים קטנים חשבונאות?
עסקים קטנים חשבונאות התוכנה מאפשרת אפילו אתגר מתמטי ביותר לשמור רשומות פיננסיות מדויקות. במקום מעקב ידני רכישות, קבלות ורווחים מגיליונות אלקטרוניים במחשב השולחני שלך, אתה יכול לחסוך זמן וכוח אדם על ידי מעקב אחר הכל בתוכנית חשבונאות אלקטרונית.
ישנם יתרונות רבים באמצעות עסקים קטנים חשבונאות תוכנה שיכולה לעזור לחברה שלך לפעול ביעילות רבה יותר. חלק מהיתרונות כוללים:
- מייעלת את החשבונאות שלך. עם תוכנה קטנה חשבונאות עסקים, יש לך גישה לכל המידע הפיננסי שלך במקום אחד. אתה לא צריך לבדוק עם כמה מחלקות כדי לקבל את המידע הדרוש לך או לחכות עד סוף החודש כדי להסתכל על הכספים שלך. במקום זאת, תוכל להיכנס לתוכנה החשבונאית שלך בכל שעה של יום או לילה מכל מכשיר כדי לראות אם חשבוניות שולמו, המלאי נשלח החוצה, איזה חלק של החברה שלך הוא רווחי שבו אתה יכול לעשות כמה שיפורים.
- הפחתת שגיאות אנוש. לא משנה כמה מוכשר העובדים שלך, תמיד יש מקום לטעות אנוש. עסקים קטנים חשבונאות תוכנה מסייעת להפחית את השגיאה בחישובים ודיווח על ידי שמירה על מעקב אחר כספים אלקטרונית. כאשר תהליכים כמו חשבוניות, timekeeping ו אוספים הצעת החוק נעשה באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות, אשר מגדיל את הדיוק של הכספים שלך אפילו יותר.
- מאפשר שיתוף פעולה בצוות. עסקים קטנים חשבונאות תוכנה מאפשרת יותר מאדם אחד לגשת למידע הכספי של החברה שלך. ייתכן שתרצה את האנשים ניהול שכר, שיווק, מלאי ומכירות יש גישה למידע הפיננסי בזמן אמת של החברה שלך, כך שהם יכולים לבצע טוב יותר את תפקידם. עם תוכנת הנהלת חשבונות המבוססת על ענן או נטען על המחשב של כל אדם, אנשי צוות מכל רחבי החברה יכול להיכנס ולקבל את המידע הדרוש.
- מספק תובנות. בלחיצת כפתור, תוכנת הנהלת חשבונות עסקית קטנה יכולה לתת לך מיידית תמונה גדולה תובנות לתוך החברה שלך. בהתבסס על אלה, אתה יכול להתאים טוב יותר את ההוצאות שלך, מאמצי המכירות, המלאי ואת הצוות כדי להפוך את החברה שלך רווחית יותר.
- שומר מידע מאובטח. תוכנת הנהלת חשבונות של היום הוא מאובטח, להבטיח את המידע של החברה נשאר בתוך החברה. רוב התוכנה מצפינה מידע, כך שניתן לגשת אליו רק על ידי החברה שלך. רבים מספקים פרטי כניסה אישיים עבור כל עובד, כך שרק אנשים מסוימים יכולים לראות היבטים מסוימים של המידע הכספי שלך. לדוגמה, תוכל לתת למנהל משאבי האנוש שלך גישה לגליונות זמנים ולמשכורות ולא לכל המידע הכספי האחר עבור החברה שלך. אם אתה מקבל תשלומים ישירות לתוך תוכנת הנהלת חשבונות שלך, אלה הם גם מוצפנים.
- מייצר דוחות מיידיות. רוב העסקים קטנים חשבונאות תוכנה מאפשרת לך להתאים את הדוחות שאתה צריך ויש להם גישה מיידית אליהם בכל עת שתרצה. אתה יכול מיד למשוך דוחות כאלה כמו רווח והפסד שלך, סיכום מס מכירות, היסטוריית חשבוניות, תשלומים שנאספו דוחות הוצאות. זה עוזר לקצץ בזמן העובדים שלך עשויים להשקיע להרכיב את זה סוג של מידע. אתה יכול גם להפיק באופן אוטומטי דוחות המציגים נתונים בצורה הגיוני לך, כגון תרשימי עוגה או גרפים.
- מספק דיווח ספציפי לתעשייה. אם תבחר קטן חשבונאות עסקי תוכנה ספציפית לתעשייה שלך, להימנע מהצורך לבצע התאמה אישית שיכולה להגדיל את המחיר של התוכנה. אתה גם מקבל גישה לדיווח כי הוא בעל ערך רב יותר לחברה שלך. לדוגמה, אם אתה ספק שירותי בריאות, ייתכן שתצטרך פונקציונליות המאפשרת לך הצעת חוק חברות הביטוח. אם אתה מוצא תוכנה ספציפית לתעשיית הבריאות, פונקציונליות זו עשויה להיות כלולה או להיות זול למדי להוסיף. עבור תוכנה כי היא עבור תעשיות גנריות, יצירת פונקציונליות זו עבור החברה שלך יכול לנהוג את המחיר של התוכנה בדרך למעלה.
- שומר אותך על שיטות העבודה המומלצות. עסקים קטנים חשבונאות תוכנה יכולה לשמור על העסק שלך הנוכחי על שיטות העבודה החשבונאית הטובה ביותר. עם עדכוני תוכנה ומדריכים אוטומטיים על תכונות חדשות, תוכל להישאר מעודכן בשיטות הדיווח והמס העדכניות ביותר מבלי להסתמך על רואה החשבון שלך.
הסוג הנכון של תוכנות עסקיות קטנות חשבון פירושו פחות כאבי ראש בשבילך זמן רב יותר עבור כל הצוות שלך כדי למקד את האנרגיות שלהם במקום אחר. אז איך אתה בוחר את התוכנה המתאימה עבור החברה שלך?
מה חשבונאות תוכנה הטובה ביותר עבור עסקים קטנים?
ההחלטה לקבל עסקים קטנים חשבונאות תוכנה עבור החברה שלך היא לעתים קרובות החלק הכי קל של התהליך. החלק הקשה יותר הוא להחליט איזו תוכנה ספציפית להשתמש.
יש מגוון של אפשרויות בשוק, אשר רובם ניתן להתאים אישית את העסק שלך ואת הצרכים. לפני שתתחיל בתהליך של קביעת אילו עסקים קטנים חשבונאות תוכנה להוריד או להירשם, להיות בטוח שאתה יודע אילו תכונות אתה רוצה. קח את הזמן כדי לחקור את האפשרויות ואת התכונות כל הצעה.
צור רשימה של התכונות שאתה רוצה ועוד רשימה של אלה שאתה רוצה, אבל יכול לעשות בלי. אלה יכולים לכלול:
- ניהול מלאי.
- בנקאות
- מעקב אחר גליון וגלישה.
- חשבונית
- חשבונות חייבים.
- שעות חיוב.
- עמלות מכירה.
- חיוב אוטומטי.
- מספר משתמשים.
ברגע שאתה יודע מה אתה רוצה, להתחיל תמחור האפשרויות שלך. החלט אם אתה רוצה תוכנה קטנה חשבונאות עסקים להוריד במחשב שלך או אם אתה מעדיף לגשת לתוכנית מבוססת ענן שאתה יכול לגשת מכל מכשיר. יש מגוון רחב של תמחור המבוסס על התוכנית שאתה בוחר, את התכונות שאתה רוצה ואת ההתאמה האישית שצריך לעשות. יש תקציב בחשבון לפני קבלת החלטה סופית, תוך התחשבות כי העלות עולה ככל שתבחר התאמה אישית יותר.
כמו כן, שקול איזה עסק קטן חשבונאות תוכנה היא אינטואיטיבי ביותר עבורך להשתמש. בעוד למוצרים רבים יש תכונות דומות, לוח המחוונים בפועל ויישום המוצר עשויים להשתנות. אתה צריך לבחור אחד כי אתה נוח להשתמש, לכן הקפד לראות הדגמה של המוצרים שאתה מעוניין בו. ככה אתה יכול לקבל תחושה של איך הייתם משתמשים במוצר ואם זה קל מספיק לך לנווט. הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות זה להשקיע הרבה כסף בעסק קטן חשבונאות תוכנה להורדה כי הוא מתסכל מדי בשבילך להשתמש.
בנוסף מנסה את התוכנית, לקבל רשימה של הפניות אשר משתמשים בתוכנה אתה מעוניין. אם אפשר, למצוא אחד שהוא בתעשייה דומה כמו שלך, כפי שהם צפויים להשתמש בתוכנה באותו אופן כמו אתה היית. שאל שאלות על תהליך היישום, כיצד התכונות המותאמות אישית וכיצד מגיבות צוות שירות הלקוחות. התשובות שאתה מקבל יכול לעזור לך לקבל את ההחלטה הטובה ביותר עבור החברה שלך.
אם יש לך אחד, גם לבדוק עם מחלקת ה- IT שלך לפני קבלת החלטה. ייתכן שיש מגבלות אחסון או רוחב פס שהופכות תוכניות מסוימות בלתי אפשריות להיות בחברה שלך. הטכנייות של זה הם הטובים ביותר שנותרו לאלה עם הבנה טובה של רשת מחשבים בחברה שלך.
האם יש עסקים קטנים חינם חשבונאות תוכנה?
הזכות עסקים קטנים חשבונאות התוכנה יכולה להיות השקעה. אם אתה לא מוכן לעשות מחויבות פיננסית, אתה יכול למצוא באינטרנט עסקים קטנים חשבונאות תוכנה בחינם.
עסקים קטנים חשבונאות תוכנה זה בחינם בדרך כלל רק מאפשר לך פונקציות חשבונאיות בסיסיות מאוד, כגון תשלום חשבונות חשבוניות ללקוחות. כמה תוכנות עסקיות קטנות חשבונאות זה חינם מגביל תכונות אחרות, כגון מספר משתמשים מותר, מספר חשבונות בנק שיכולים להיות מקושרים דיווח פונקציונליות מוגבלת.
יש כמה תוכנות חשבונאות חינם בשוק, כי יש תכונות דחיסה יותר, אבל עשוי להיות חסר בתחומים אחרים. לדוגמה, התוכנה עשויה לאפשר לך ליצור דוחות כספיים הדרושים, אך לא לספק תמיכה הלקוח הדרוש. אם אתה לא מאוד מבחינה טכנולוגית מתמצא, היעדר תמיכת לקוחות עשוי להפוך את התוכנה החופשית לא שווה את הזמן שלך.
אם אתה מחפש משהו בסיסי מאוד, כי אתה מקבל את הקצב של שימוש בתוכנות חשבונאות, עסקים קטנים חשבונאות תוכנה זה בחינם עשוי להיות טוב ברמת תוכנית חשבונאות ברמת בשבילך. רבים מאפשרים לך לשדרג תכונות בתשלום יותר כפי שאתה הופך להיות נוח יותר באמצעות התוכנה. רק להיות מודע הולך כי אתה לא תוכל לגשת רבות של תכונות אלה אם אתה רק באמצעות הגרסה החינמית של התוכנה.
אם תבחר את המסלול ללא תשלום, הקפד לבחור מוצר שיש לו שם זיהוי כלשהו. קרא ביקורות ממשתמשים אחרים וקבל המלצות במידת האפשר. מאז אתה מזין מידע רגיש וחשוב החברה, אתה לא רוצה להשתמש רק כל עסק קטן חשבונאות תוכנה להוריד אותך באינטרנט.
האם אני צריך חשבון טוב?
ייתכן שאתה תוהה אם אתה עדיין צריך רואה חשבון אם אתה עוקב אחר כל הכספים שלך אלקטרונית. בדרך כלל, התשובה היא כן. זה רעיון טוב יש רואי חשבון מקצועי מוסמך לסקור את המידע שלך כדי לוודא שהכל מעקב כראוי, כי אתה לא להתעלם שום דבר זה יהיה חיוני לבוא זמן המס. רואה חשבון גם לשמור אותך מעודכן על הוראות המס האחרון ודרישות, כך שאתה לוודא שאתה תמיד עומד בדרישות.
אחת התכונות למצוא את רוב התוכנה החשבונאית העסקית הקטנה היא היכולת לתת את רואה החשבון שלך גישה לתוכנה. בדרך כלל תוכל להזמין את רואה החשבון שלך לחשבון שלך, כדי שיוכלו לראות את כל המידע הדרוש להם כדי לשמור את הכספים שלך על המסלול. לרו"ח שלך תהיה פונקציונליות מוגבלת, כדי שלא יוכלו לבצע שינויים ללא אישורך.
אם כבר יש לך רואה חשבון, ייתכן שתרצה לשאול מה היא ממליצה על תוכנה לעסקים קטנים חשבונאות. בהינתן הידע שלה על החברה שלך, היא עשויה לקבל כמה המלצות ספציפיות עבור מה יעבוד הכי טוב בשבילך. היא עשויה גם לקבל כמה העדפות עבור מה התוכנה משתלבת בצורה הטובה ביותר עם מה היא משתמשת על הסוף שלה.
מציאת הזכות עסקים קטנים חשבונאות תוכנה עבור העסק שלך יהיה טוב יותר להגדיר אותך להצלחה פיננסית בטווח הארוך. הקפד לעשות את עבודת האדמה ראוי ומחקר כדי לבחור מוצר זה נכון ברמת הניסיון שלך, החברה והתעשייה. זוהי השקעה בעתיד של החברה שלך, כי אתה רוצה לוודא שאתה עושה נכון בפעם הראשונה.
