כיצד תרשים זרימת תהליך

לפעמים יש פעמים כאשר היכולת לדמיין איך לעשות משהו עושה את זה יותר קל להבין. תרשים זרימה של תהליכים מזהה כל צעד בתהליך בצורה כתובה הדומה למפה. תהליך זרימת עבודה יכול להיות מועיל במיוחד כאשר ארגונים רוצים לייעל את זרימת העבודה. תרשים זרימה מאפשר למקבלי ההחלטות לזהות כל צעד בתהליך וגם לראות את האינטראקציה בין השלבים. תהליך זרימה הוא משהו שניתן להשיג בכל ארגון.

פריטים שתצטרך

• מקום מפגש

• עיתון

• עפרונות

• לוח לבן עם סמנים

• "פוסט זה סוג" הערות

• תוכנת עיבוד תמלילים

• תוכנה תרשים זרימה

לאסוף חברי צוות במרחב שקט הפגישה. המרחב צריך להיות גדול מספיק עבור חברי צוות לנוע סביב, מבודדת כראוי ולכן הדיון אינו משפיע על שאר המשרד יש לוח לבן להציג את זרימת התהליך כפי שנדון. כל חבר צוות צריך גם נייר / עיפרון "לכתוב את זה סוג" הערות.

ליידע את הצוות של התהליך להיות זרימה תרשים. יש צוות סיעור מוחות את כל השלבים בתהליך. כתוב את השלבים על הלוח הלבן. אל תדאג מה הצעדים הראשונים או האחרונים - פשוט לרשום את כל השלבים בתהליך. כאשר כל השלבים בתהליך רשומים, לבוא להסכמה עם הצוות כי כל צעד כבר רשום. כתוב כל צעד למטה על הודעה בודדת "פוסט זה סוג". מחק את הלוח הלבן.

להחליט איזה צעד מתחיל את התהליך. מקל את זה צעד על הלוח בצד שמאל. להחליט איזה צעד מסיים את התהליך. מקל זה צעד בצד ימין של הלוח. לקבוע את השלב השני בתהליך ומניחים אותו רק בצד ימין של צעד אחד. המשך בתהליך זה עם כל שלב עד שכל השלבים בתהליך ימוקמו בסדר רציף מהצעד הראשון בצד שמאל עד לשלב האחרון בצד ימין. תהליך זה בדרך כלל לוקח קצת תן ו-לקחת בין חברי הצוות להגיע להסכמה.

הקצה סמלים מתאימים לכל שלב בתהליך. סמל אליפטי משמש בתחילת ובסוף התהליך. כתוב סגלגל מעל "פוסט זה סוג" הערה על השלב הראשון והאחרון של התהליך. כל פעולה שלאחר מכן נלקח מזוהה עם הכיכר. כל החלטה מזוהה עם יהלום. בואו להסכמה עם כל חבר צוות על איזה סוג של סמל הולך על איזה הערה. בסיום, שרטט שורות מכל הערה אל ההערה הבאה בתהליך.

לנתח את תרשים זרימה. רוב התהליכים יכולים להיות יעילים יותר לאחר התהליך ניתן לראות על תרשים. בדוק אם קיימים שלבים כפולים או עצירות זרימת עבודה מיותרות, כגון אישורי מנהל או שכתובים מיותרים.

השתמש בתוכנת עיבוד תמלילים או בתרשים זרימת תוכנה כדי ליצור עותק קבוע של תהליך העבודה. שמור את תרשים זרימת התהליך כמקום התחלה לשיפורים עתידיים בתהליך הזרימה.